innovación, creatividad & pronoia

10.1 Modelo Natural de Gestión del Tiempo

“Cuando quieres algo, todo el universo conspira para que realices tu deseo” Paulo Coelho

Como ya vimos, la primera acción de cualquier proyecto formal es “planificar el proyecto”. Ahora bien, existen 2 formas de realizar esta tarea: de la manera en que generalmente lo hacemos –bastante antinatural–, o de la manera en que nuestro cerebro analiza y gestiona inconscientemente cualquier actividad, de forma natural.

Parece ilógico, pero la manera normal en que solemos planificar generalmente es la más antinatural. Tarde o temprano la situación empieza a complicarse. Se nos olvidan elementos importantes, no podemos cumplir los plazos, estamos fuera de presupuesto… hasta que sobreviene la crisis.

Curiosamente, al final, después de un montón de estrés, terminamos llegando al modelo de planificación natural, pero por el camino equivocado. ¿Por qué no aplicarlo desde el principio?

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A veces nos enfrentamos a proyectos de cierta complejidad, en los que es necesario cierto rigor para mantenerlos bajo control, encontrar una solución o determinar correctamente los pasos seguir para finalizarlos con éxito.

Este modelo se basa en la manera que tiene el cerebro de preparar naturalmente cualquier plan. Proporciona un control vertical, es decir, la forma más efectiva de pensar en un proyecto o situación específico.

Una vez has identificado todos tus proyectos, es posible que debas prestarles atención separadamente en uno varios de estos niveles para poder sentirte cómodo con su estado actual.

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LO NATURAL SIEMPRE ES MEJOR

El Modelo de Planificación Natural es una forma productiva de pensar en proyectos, porque permite obtener el máximo valor con el mínimo esfuerzo. Se trata de un enfoque de carácter informal, que no requiere un gran trabajo. Debes hacer estas cinco cosas para finalizar cualquier tarea, por sencilla que ésta sea:

Define tu motivación y tu principios.

Primero te preguntas por qué vas a hacer hacer eso. Definir un propósito claro y específico es de sentido común y tiene importantes beneficios. Permite definir cuál es el éxito del proyecto, crear un marco para tomar decisiones, pensar en los recursos necesarios, aclarar el enfoque y despertar tu creatividad.

Una meta puede considerarse también un sueño con una fecha límite. Las metas más interesantes son aquellas en las que coinciden nuestros deseos y nuestras capacidades. Hemos de tratar de centrarnos en aquello que nos apasiona y en lo que somos buenos, dejando a un lado cualquier posible obstáculo de tiempo, dinero u obligaciones. Un deseo no escrito seguirá siendo un sueño. Hay que escribirlo para convertirlo en un objetivo.

– Define metas que supongan un reto, que te obliguen a salir de tu zona de confort. Los objetivos difíciles, al contrario de lo que pueda parecer, generan más concentración y tienen más posibilidades de lograrse. Eso sí, deben ser realistas y estar al alcance de tus capacidades. Deben ser posibles.

– Define metas muy concretas. Cuanto más específicas sean, más fácil será para tu cerebro desarrollar una estrategia para alcanzarlas. Deben tener una fecha límite y se deben poder medir de alguna manera. ¿Cómo sabrás que lo has conseguido?

– Comparte tus metas con otras personas. Es difícil conseguir algo uno sólo. Establece (si no las tienes ya) relaciones con personas que puedan apoyarte y ayudarte. A veces aparecen oportunidades simplemente por el hecho de decir lo que quieres.

Rara vez piensas conscientemente en tus principios, pero están ahí, y cobran especial importancia cuando intervienen más personas. No quieres llegar al resultado a costa de lo que sea. Si se violan tus valores personales, considerarás el proyecto como un fracaso. Y, por último, no te rindas. Transformar un sueño en realidad requiere determinación, mucho trabajo y disciplina.

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Visualiza el resultado.

Este es el qué. Te haces una imagen mental de cuál debería ser el resultado final en la realidad. Esta imagen debe ser la mejor posible, con el proyecto finalizado con un éxito rotundo. Así activas todos tus recursos disponibles—ideas, pensamientos, patrones—, conscientes e inconscientes.

Empezar con el final en la mente es uno de “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” que define el famoso bestseller de Stephen Covey. En su forma más básica, significa tener siempre la imagen del final de tu vida como marco de referencia para evaluar todo lo demás. Tiene que ver con empezar las cosas teniendo una idea clara de cuál es el destino, de modo que los pasos que demos vayan siempre en la dirección correcta. Si hemos de estar ocupados, que sea haciendo aquello que es importante para nosotros.

Está basado en el principio de que las cosas siempre se crean dos veces, la primera vez en la mente y la segunda en la realidad física. Estudios realizados sobre nuestro Sistema de Activación Reticular sugieren que visualizando nuestro objetivo y siendo plenamente conscientes, activamos toda nuestra energía y las facultades personales que permiten conseguirlo efectivamente.

Actualmente, este poderoso concepto se aplica en multitud de contextos y áreas de nuestra vida: liderazgo, creación de empresas, gestión de proyectos, competición deportiva, productividad personal… Los entrenadores enseñan a los atletas de élite a imaginar el éxito final de una prueba antes de empezar. Teniendo claro cómo debe finalizar un proyecto, seremos capaces de planificarlo de forma eficiente, seremos capaces de comunicar mejor su propósito a las personas involucradas, seremos capaces de medir correctamente su éxito una vez finalizado y, sobre todo, tendremos la motivación adecuada para afrontarlo.

definir metas y horizontes

Genera ideas.

Ahora viene el cómo. Las ideas empiezan a brotar en tu cabeza de una forma un tanto aleatoria. Normalmente se trata de un proceso interno, pero si el proyecto es complejo, debes plasmar esas ideas mediante un mapa mental o cualquier tipo de diagrama. Así evitas que se te olviden y ayudas a que se generen nuevas ideas a partir de las originales.

¿Qué podemos hacer para conseguir el resultado que deseamos?. Según decía Linus Pauling, la mejor manera de tener una idea es tener muchas ideas. Para generar la lluvia de ideas se usará el método conocido como Brainstorming. La tormenta de ideas se realizará con los siguientes criterio: No se juzgarán, evaluarán ni criticarán las ideas surgidas. Primará siempre la cantidad antes que la calidad. No se analizarán ni se organizarán. Deberemos emplear una buena herramienta y por último se aprovechara la cognición distribuida, mediante la cual cada idea nos llevará a otras relacionadas.

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Organiza todo.

 Se trata de saber: ¿que vamos a hacer para conseguir el resultado?. En esta fase se identificarán los componentes, subproyectos, prioridades y secuencias, etc. Es aquí donde vamos a definir el plan, con que nos quedamos y con que no, cuales son los pasos clave, aclara y eliminar ruido. Se trata de usar un poco el pensamiento creativo que nos proporciona el hemisferio cerebral izquierdo.

Una vez sabes el por qué, el qué y el cómo, eres capaz de identificar los diferentes componentes del proyecto y de definir la secuencia de actividades a realizar y sus prioridades.

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Identifica las próximas acciones.

¿Cómo vamos a hacerlo?. Se trata de decidir cual es el siguiente paso físico que tenemos que dar en relación con el proyecto para que comience a rodar. Estas siguientes acciones pasarán directamente a la lista de Acciones Siguientes. El resto de la planificación pasará a considerarse material de apoyo del proyecto.

Al final, activas los recursos necesarios para poner el proyecto en marcha. Se trata de decidir cuáles son las próximas acciones para cada una de las partes del proyecto que pueden estar en movimiento.

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