innovación, creatividad & pronoia

10.2 Procesar y organizar información

Las estrategias de optimización de la información van directamente dirigidas a la codificación, comprensión, retención y reproducción. La utilización de estas estrategias reside en la calidad del aprendizaje, ya que una de sus funciones es favorecer el aprendizaje significativo para un uso eficaz en nuestra vida.

En este proceso influye la organización de la información (prelectura, lectura comprensiva, anotaciones marginales, subrayado, resumen, esquemas, mapas conceptuales, diagramas, toma de notas y apuntes) y el almacenamiento y recuperación (memorización y recursos nemotécnicos).

Las estrategias de codificación son las que permiten adecuadamente transferir la información de la Memoria de Corto Plazo (MCP) a la Memoria de Largo Plazo (MLP). Es decir, la información que se tiene almacenada es permanente, pero su evocación se puede dificultar debido a la interferencia.

GESTION_INFO

En lo que respecta a las estrategias de elaboración de la información, se pude decir son las que buscan integrar y relacionar el nuevo conocimiento que ha de aprenderse con los conocimientos previos pertinentes.

Pueden ser básicamente de dos tipos: simple y compleja; la distinción entre ambas radica en el nivel de profundidad con que se establezca la integración. También puede distinguirse entre elaboración visual (imágenes visuales simples y complejas) y verbal-semántica (estrategia de “parafraseo”, elaboración inferencial o temática, entre otras).

En este sentido, elaborar significa llevar a cabo actividades que te permitan  realizar alguna construcción simbólica sobre la información que está tratando de aprender con el propósito de hacerla significativa.

Estas construcciones se pueden lograr mediante dos tipos de elaboraciones: imaginarias y verbales. Para poder crear elaboraciones efectivas, es necesario involucrarse activamente en el procesamiento de la información que se desea aprender. Por lo tanto, implican hacer conexiones entre lo nuevo y lo familiar.

Por ejemplo:
– Parafrasear.
– Resumir.
– Crear analogías.
– Tomar notas no literales.
– Responder preguntas (las incluidas en el texto o las que pueda formularse el estudiante).
– Describir como se relaciona la información nueva con el conocimiento existente.

INNOVACIÓN EN LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Entre el tiempo que pasamos en el trabajo, el tiempo de transporte, las horas de dormir, la preparación de la comida, las tareas del hogar, el cuidado de los hijos, etc. No nos queda mucho tiempo para dedicarlo a aprender otras cosas. Pero, seguro que te gustaría que te has planteado aprender nuevas cosas pero no has abordado el cometido por falta de tiempo. Hoy te presentamos un revolucionario método para que aprendas cualquier cosa en tan solo, ¡20 horas!

Enseñar a la gente a ir paso a paso como medio necesario para que vacíen sus recipientes de recopilación es quizá mi mayor contribución a la mejora de la situación de prácticamente todas las personas con las que he trabajado. Cuando la directora de un importante departamento de una multinacional hubo terminado de procesar conmigo todos sus asuntos pendientes, se retrepó asombrada en su silla y me confesó que jamás se había sentido tan aliviada. Las acciones e información que necesitaba que se le recordaran estaban ahora identificadas y confiadas a un sistema concreto.

¿Qué es lo que necesitas preguntarte (y contestarte) en relación con cada correo electrónico, mensaje de texto, correo de voz, informe, página de notas de reuniones o ideas propias que se cruza en tu camino? En la fase de Clarificar son tres las preguntas que tienes que hacerte:

  • ¿Qué es este asunto que tengo en mi bandeja de entrada?
  • ¿Requiere alguna acción concreta?
  • ¿Cuál es la siguiente acción?

Si contestas de forma adecuada estas preguntas habrás iniciado con éxito tu sistema de organización personal, ya que habrás capturado y procesado TODOS tus asuntos y proyectos. Existe una gran diferencia entre clarificar las cosas en el momento en que aparecen o hacerlo cuando los asuntos nos explotan en las manos y derivan en una crisis.

Estas tres preguntas las puedes ver reflejadas en el “tronco” del diagrama de árbol de decisiones que se muestra a continuación:

¿Qué es esto? No es una pregunta tonta. He tenido la oportunidad de desenterrar pilas de papeles colocados en estanterías y cajones que habían sido arrojados allí porque el cliente no había dedicado unos segundos para decidir sobre qué versaba realmente ese o aquel documento o mensaje. Y esta es la razón de que la siguiente pregunta sea fundamental:

¿Es accionable (requiere acción)?

Para esto hay dos respuestas posibles: sí y no.
– No requiere acción. Si la respuesta es no, se abren tres posibilidades:
Es basura y ya no es necesario.
– No requiere acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo después (incubar).
– Es información que puede ser útil para algo más adelante (referencia).

Estas tres categorías pueden gestionarse por sí mismas; trataremos de ello en la fase de “Organizar”. Por el momento, baste decir que necesitas una papelera y una tecla de “Suprimir” para la basura, un calendario o archivo de “seguimiento” para el material que se esté incubando y un buen sistema de archivo para guardar la información de referencia.

Sí requiere acción. Sí a la pregunta “¿Es accionable (requiere acción)?” has contestado que sí, estás en disposición de plantearte la tercera cuestión de la fase de “clarificar”: ¿cuál es la siguiente acción?

¿Es un proyecto o un resultado al que te has comprometido?

La siguiente acción que implica un asunto concreto, ¿te llevará realizarla más o menos de dos minutos?

Si se trata de un proyecto tienes que capturar ese resultado en una lista denominada “proyectos”. Ese será el primer gran paso que te recordará que tienes un ciclo abierto hasta que esté terminado. Si no se trata de un proyecto hay tres posibilidades:

  • Hacerla. Si realizar una acción supone menos de dos minutos, debería hacerse en cuanto se defina.
  • Delegarla. Si la acción dura más de dos minutos, pregúntate: “¿Soy la persona adecuada para hacer esto?”. Si la respuesta es no, delégala en la instancia correcta.
  • Diferirla. Si la acción se prolonga más de dos minutos y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que diferir su ejecución y seguirle la pista en una o más listas de “Acciones siguientes”.

¿Sencillo, no?

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