innovación, creatividad & pronoia

10.3 Fases de control de tu programación

“Pensar es la esencia del trabajo y de la vida, y también una de las cosas más difíciles de hacer.”  David Kekich

Un concepto fundamental es que el control de nuestra actividad diaria (gestión de tareas y proyectos), para que tenga sentido y se haga de forma eficiente, debe estar gobernado por una perspectiva más amplia (responsabilidades, objetivos, visión y propósito de vida).

En algún momento debes aclarar qué buscas, cuáles son tus principios y qué objetivos a largo plazo son los que deben condicionar tus decisiones.

Es un error muy grave no hacer este ejercicio de pensamiento. Y también es un error hacerlo una única vez y creer que las cosas no cambiarán nunca. Establece una frecuencia para hacer revisiones de largo alcance, y no las evites. Incluye en estas revisiones preguntas del tipo:

  • ¿Qué quiero conseguir en mi trabajo?
  • ¿En qué situación me gustaría estar dentro de dos o tres años?
  • ¿Cuál es el estilo de vida que desearía llevar?
  • ¿Estoy haciendo lo que realmente quiero o tengo que hacer?

El objetivo no es simplemente hacer las cosas; se trata de desarrollar una forma de vida más satisfactoria, en sintonía con tus desafíos personales.

Para enfrentarnos a cualquier trabajo, normalmente atravesamos un flujo de trabajo de cinco etapas: recopilamos cosas que nos llaman la atención, procesamos qué significan y organizamos los resultados, lo cuáles revisamos frecuentemente para elegir qué vamos a hacer a continuación.

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Aunque se trata de un método sencillo y natural, para que funcione correctamente hay que tener en cuenta un par de cosas:

  • La cadena es tan fuerte como el más débil de los eslabones. Hay que hacer correctamente todas y cada una de las etapas, sino tu organización y productividad se resentirán, con lo que tu confianza en el sistema disminuirá. Para poder hacer en cada momento lo correcto, tienes que recopilarlo todo, decidir qué es cada cosa, organizarlas de forma eficiente y revisarlas con la frecuencia adecuada.
  • Debes realizar cada etapa en diferentes momentos del día. La dinámica por la que se rige cada etapa es completamente diferente. Tratar de llevar a cabo varias (o todas) las etapas de una vez es un error común que genera estrés e impide que te concentres en lo importante.

LISTAS DE CONTROL

Las listas de control son elementos organizativos con infinitas posibilidades. Te permiten especificar de manera detallada trabajos repetitivos para que no se te olvide nada, documentan tareas que luego podrás delegar o automatizar, te ayudan revisar de manera sencilla proyectos y objetivos, etc.

También se pueden utilizar como recordatorios para reflexionar de vez en cuando sobre las cosas que te importan, normalmente relacionadas con tus áreas de responsabilidad:

  • ¿Estoy haciendo suficiente ejercicio?
  • ¿Estoy comiendo de una manera más saludable?
  • ¿Paso el tiempo suficiente con mi familia?

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Probablemente, cada vez que revises una de estas listas de control, debas crear nuevos proyectos y acciones para enderezar el rumbo en algún apartado.

Cuanto menos familiarizado estés con un determinado tipo de trabajo, más importante es que mantengas una lista de control que te sirva de guía.

Algunas listas, como la del ejemplo anterior, serán permanentes, y otras serán temporales y podrás deshacerte de ellas una vez has interiorizado el trabajo.

Las listas de control son una excelente herramienta de productividad así que, cuando te encuentres en una situación complicada, echa mano de ellas y crea todas las que consideres necesarias, a todos los niveles.

Si todavía no la has hecho, mi consejo es que elabores una lista Algún día/Tal vez en tu sistema de organización. Luego siéntete libre para llenar esta lista con todas las cosas con las que no quieres comprometerte en este momento o durante los próximos meses. Ejemplos:

Cosas que comprar o construir para tu hogar.
Aficiones que emprender.
Talentos que adquirir.
Viajes que hacer.
Organizaciones a las que contribuir.

Es muy probable que descubras que simplemente tener la lista y empezar a llenarla provoque que se te ocurran todo tipo de ideas creativas. Además, puede que sientas un interés especial por montones de cosas que podrías hacer, y recopilarlas en esta lista puede ser divertido. Por poner algunos ejemplos:

Comida: recetas, menús, restaurantes, vinos.
Hijos: cosas para hacer con ellos.
Libros que leer.
Películas que ver.
Ideas para regalos.
Sitios en la red que explorar.
Viajes de fin de semana que hacer.

Sea como fuere, esta es otra gran razón para tener un sistema de organización que haga fácil la captura de cosas que pueden añadir valor, variedad e interés a tu vida, y que lo haga sin obstruir tu mente y espacio de trabajo con asuntos inconclusos y dudosos. Pero ten en cuenta que el valor de la lista Algún día/Tal vez desaparece si no vuelves a poner tu atención en cada elemento con cierta regularidad.

Aparte de las listas, tu calendario puede ser un lugar muy útil para incluir los recordatorios de las cosas que podrías considerar hacer en el futuro. Una de las maneras más creativas de utilizar el calendario es la de introducir lo que quieres eliminar de tu pensamiento y volver a estudiarlo en algún momento posterior. Piensa en el calendario como una red de seguridad en la que puedes confiar en que en el futuro le prestarás al asunto la atención que se merece.

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