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10.4 Modelo de Revisión Semanal

Una metodología de organización personal supone productividad sin estrés si haces un buen uso de ella. Para ello, es necesario establecer tres hábitos fundamentales:

  1. Recopilar o capturar en tu sistema todo aquello que consideras inacabado o incompleto.
  2. Procesar todo lo que vas recopilando, es decir, aclarar qué significa cada cosa.
  3. Revisar periódicamente todo tu sistema, para conseguir que esté claro y se corresponda con tu realidad actual. Normalmente se hace una Revisión Semanal.

Según la experiencia de nuestros expertos la Revisión Semanal es el hábito más difícil de conseguir y la razón principal por la que la gente deja de estar organizada.

Si lo piensas un poco, es normal. La Revisión Semanal tiene todos los ingredientes de las tareas pesadas que más tendemos a procrastinar:

  • Requiere mucho tiempo: entre media hora y dos horas, según tu nivel de actividad).
  • Es compleja: es una tarea que a su vez se desglosa en una buena lista de detalles a revisar y nadie nos obliga a hacerla.

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Pero sin duda, es una actividad clave para que tu organización funcione. Su objetivo es lograr que tu sistema esté completamente actualizado y puedas confiar en él sin reservas. Se trata de que vacíes tu mente de nuevo y te asegures de que todo lo sucedido en la semana anterior está correctamente recopilado, procesado y organizado. Más específicamente, debes hacer lo siguiente:

  • Añade a tu bandeja de entrada todos los papeles, notas sueltas, tarjetas, etc. que has ido recogiendo durante la semana. Y procésalas.
  • Revisa tu agenda. Comprueba si las tareas realizadas la semana anterior requieren alguna acción adicional y si la tareas planificadas para la próxima semana requieren alguna acción previa.
  • Revisa tu lista de proyectos. ¿Has completado alguno? ¿Necesitas añadir nuevos proyectos? Comprueba que cada proyecto tiene al menos una acción activada.
  • Revisa tus próximas acciones. Comprueba que tienen un contexto asignado correctamente. ¿Hay alguna acción que deba pasar a la agenda? Elimina las acciones ya realizadas.
  • Haz un breve seguimiento de las acciones delegadas que están en tu lista en espera.
  • Revisa tu lista algún día/tal vez. Activa acciones que hayan cobrado sentido ahora y elimina aquellas que ya no te interesen más.
  • Vacía tu mente. Asegúrate de que has descargado todo sobre tu sistema.

Para realizar la revisión semanal, debes reservar un tiempo—preferiblemente al final de la semana—en el que sepas que vas a estar fresco y tranquilo al mismo tiempo.

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No te la saltes. Conviértela en un hábito. Es muy fácil perder el control de las cosas, especialmente si has tenido unos días intensos.

Y recuerda: la revisión semanal es una parte muy importante. Hacer una por semana sin excepción te ayudará a alejar el estrés de la rutina. Adiós olvidos, temas a medio preparar y cuestiones demoradas por falta de comunicación. Reserva un tiempo sin excusas al final de tu semana laboral y sigue la siguiente lista para recomponer y preparar tu actividad.

 

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