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6.4 Gestión de imprevistos

Los imprevistos son los principales causantes de que mucha gente prefiera no organizar su tiempo.

La mayoría de imprevisto no son urgentes, pero el pánico nos hace pensar equivocadamente que lo son. Detenemos y perjudicamos nuestras tareas más importantes para atajarlos sin pararnos a pensar. ¿La forma de gestionarlos? Primero, debemos analizar su naturaleza.

Uno de los factores más importantes en un proyecto es la programación o planificación de tiempo, la negociación de tiempo y el tiempo que se agregan a un proyecto para contingencias, que son los factores que no se han previsto específicamente pero suceden, y están fuera de nuestro control. Siempre se esperan un cierto nivel de tiempo añadido, pero tiene que ser razonable, por lo que la negociación de este aspecto es muy complicada.

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El tiempo es un recurso muy interesante, ya que no forma parte del inventario. Se consume si se utiliza o no. Nuestro objetivo como administradores de proyectos es utilizar el tiempo futuro asignado a un proyecto para garantizar la máxima productividad.

Una vez que ha comenzado un proyecto, es el principal recurso que tenemos, para mantener el proyecto en marcha. Una buena gestión de un proyecto podrá notar cuando el tiempo se pierde, mediante informes de recursos, sobre todo se debe identificar las perdidas de tiempo durante las reuniones del equipo, una vez identificados y, a continuación, se debe calcular la incisión de estos retrasos o perdidas, y entrar nuevamente en la negociación de los tiempos, cómo afecta el proyecto actualmente, o el plazo de finalización del proyecto general, lo que le costara al cliente y el costo para usted, los recursos al tener que mantenerse durante un período más largo, por lo tanto cuesta más el proyecto.

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Evitar problemas de gestión del tiempo es muy importante y debe manejarse durante fase de programación del proyecto, donde se describen las actividades necesarias para entregar el proyecto, preocupaciones y retos, riesgos potenciales y el tiempo de resolución.

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Estos son nuestros principales consejos:

1º.- Ser conscientes de que los imprevistos constituyen una realidad en la jornada diaria.

Esto es importante, pues hemos de saber distinguirlos de las actividades normales, de modo que evitamos caer en el error de identificar las interrupciones con el trabajo en sí mismo, de manera que llegamos a aceptar el caos reinante que provocan las interrupciones como algo normal e inevitable de nuestro trabajo o nuestra vida.

2º.- Aceptar que los imprevistos forman parte de la vida profesional.

Admitir dicha idea nos permite estar mas preparados para afrontarlos como tales, evitando con ello conductas de frustración, enfado y, en ocasiones, ira ante el malestar que suponen los imprevistos ¿Quién no se ha quejado amargamente ante una llamada mientras estamos concentrados en una tarea? Esta aceptación no puede identificarse con tolerancia, sino mas bien lo contrario, pues lo que pretendemos es crear un contexto en el cual podamos desenvolvernos sabiamente cuando las interrupciones aparezcan.

3º.- Identificar los imprevistos.

Es lógico, ya que luchar contra un enemigo desconocido constituye un gran error. Por ello, hemos de conocerlo antes de que sea demasiado tarde. Aunque este consejo pueda parecer simple, no lo es, ya que para elaborar un remedio frente a los imprevistos, estos tendrán que analizarse y estudiarse, de manera que si alcanzamos a identificar los mas habituales que afectan a nuestro trabajo, dispondremos de las herramientas necesarias para paliar su efecto.

4º.- Saber que los imprevistos no atacan a todo el mundo con la misma eficacia.

Sólo afectan cuando se producen las condiciones adecuadas, es decir, habrá contextos en los que los imprevistos causarán mas daño al abogado (cuando hay desorganización permanente, cuando no planificamos, cuando nos distraemos, etc…).

5º.- Disponer de herramientas para luchar contra los imprevistos.

Este aspecto es fundamental, puesto que si estamos preparados, actuaremos con seguridad, paciencia y eficacia para gestionar la situación. Dicho de otro modo, cuando llegue el imprevisto no nos pondremos nerviosos, impacientes y enfadados, elementos estrechamente vinculados a un comportamiento ineficaz que solo nos reportará insatisfacción y nulos resultados.

6º.-  Disponer de unos hábitos de gestión del tiempo saludables.

Fijar prioridades, comenzar siempre por la tarea más importante, saber dividir y estructurar el tiempo, ser realista en la fijación de tiempos de trabajo, concentrarse y focalizarse en la actividad que se está desarrollando en cada momento, no hacer más de una tarea a la vez, conocer nuestros ritmos biológicos.

7º.- Adoptar un protocolo para la gestión de los imprevistos “menores”.

Debemos de disponer de un protocolo de actuación para aquellos casos en que se producen llamadas telefónicas, visitas de personal o compañeros a nuestra oficina o visitas imprevistas de clientes. A modo de ejemplo: filtro de llamadas, dar a conocer a nuestros compañeros de despacho los horarios en que no podemos atenderlos, educar debidamente a los clientes respecto a las normas de funcionamiento del despacho, etc… Igualmente, ser disciplinados y evitar comportamientos que, de por sí, constituyen interrupciones. Para ello cerraremos el correo electrónico, evitaremos actuar a modo multitareas, organizaremos los tiempos de llamadas, etc…

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8º.- Disponer de un Plan B.

Para prevención de aquellos imprevistos mas graves, hemos de disponer de una planificación alternativa que nos facilite la respuesta a la situación creada. Si conocemos los imprevistos, podremos establecer planes de actuación a medida que nos permitan actuar con rapidez y eficacia. Aquí es fundamental la experiencia, ya que ya hemos sufrido los efectos de un imprevisto, podremos calcular los riesgos y los fallos que pueden producirse, y así adoptar decisiones que anticipen soluciones.

9º.- Actuar con rapidez.

A mayor rapidez en la respuesta, mayor eficacia en nuestra actuación y mayor posibilidad de reducir los efectos perniciosos del imprevisto. Para ello habrá que ser flexibles y adaptarse a las circunstancias.

Comunicación: Ante un imprevisto, hay que disponer de un alto grado de comunicación entre los miembros del equipo, de forma que todos los implicados en su solución puedan actuar de forma rápida y homogénea.

Colaboración: En muchas ocasiones, el imprevisto se resolverá a través de una delegación en un compañero o en la suplencia de éste en la actividad que veníamos desarrollando, por lo que los abogados del despacho deberán ser conscientes de la necesidad de ayudar y colaborar al profesional afectado por el imprevisto y como no, de la existencia de los planes alternativos.

Aprender: Abundando en la idea ya anticipada, hay que aprender de las situaciones inesperadas con el fin de extraer la enseñanza que nos permita estar mas preparados cuando la ocasión se repita.

10º.- Tener una cultura empresarial y unos valores bien definidos.

Los principios que inspiran el funcionamiento del despacho, si están bien asentados, permitirán conocer qué hacer y cómo hacer cuando surja el imprevisto, reduciendo la burocracia y la dependencia jerárquica y por supuesto, la lentitud en la reacción.

Para concluir, creo que todo lo expuesto podía resumirse en una idea: se consciente de los imprevistos y acéptalos, pero como una tarea más, debes a prevenirlos y anticiparte a ellos.

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