innovación, creatividad & pronoia

7.5 Reconocer fracasos y aplicar mejoras

Para poder mejorar es necesario saber detectar qué está fallando

Llegar a este punto, reconocer los propios fallos es ya un paso adelante. Implica, al menos, el haberlos detectado, que no es poco. En general, primero se deben poner en marcha las iniciativas de diagnóstico y comprensión de resultados para luego, si se considera necesario, aplicar sistema de mejora continua. Las áreas que suelen requerir de premura en la actuación son:

  • Tiempo total de actividad.
  • Tiempo dedicado a actividades productivas.
  • Uso de aplicaciones productivas.

El problema es que muchas veces no hacemos este ejercicio de autocrítica y este error conduce a que las personas no dediquen el 100% de sus capacidades en el desempeño de su trabajo.

No se puede maquillar un trabajo mediocre con publicidad y marketing. Las notas de prensa son a menudo spam. Preocúpate de hacer bien tu trabajo. Lo de «lo importante es cómo se venda» es un mito: antes o después, la gente descubre la realidad. Es más: todo es marketing. Cada vez que envías un e-mail, eso es marketing. Tu forma de redactarlo o tus faltas de ortografía estarán transmitiendo cosas sobre la empresa. Cada vez que descuelgas el teléfono o que mandas una factura, eso es marketing. Realiza todas tus tareas con la consciencia de estar representando a tu empresa. El marketing no es solo un departamento.

En un ambiente de calidad, la identificación y resolución de problemas debe ser la práctica habitual en el trabajo diario. En este sentido, los empleados pueden intervenir en estas actividades si tienen los conocimientos y las técnicas adecuadas.

Los pasos a seguir para la resolución de un problema pueden establecerse con el ciclo PHVA de mejora continua:

Ciclo de mejora continua PHVA para la resolución de problemas

 Ciclo de mejora continua PHVA para la resolución de problemas

1. Encontrar un problema

Puede ser muy útil hacerse estas preguntas:
Qué ocurre (síntomas).
Dónde ocurre.
Desde cuándo ocurre.
Cómo se ha venido resolviendo hasta ahora.
Cuál es el impacto económico del problema y/o el impacto emocional.

2. Identificar las posibles causas del problema

Puede ser muy útil hacerse estas preguntas:
Por qué ocurre
Cuándo ocurre
Dónde ocurre
Quién lo produce
Cómo ocurre
Cuántas veces ocurre

3. Seleccionar las causas que parecen más importantes

4. Fijar la solución al problema

5. Implantar la solución

6. Comprobar los resultados obtenidos

7. Aplicar cambios

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IDENTIFICAR PROBLEMAS

Todas las personas somos capaces de manejar el tiempo con eficacia, pero para hacerlo es necesario identificar primero qué estamos haciendo mal. Esta lista de los 10 principales erres que todos cometemos te puede ser muy útil. Además, al leerla comprobarás que a muchos de los problemas planteados ya le hemos dado solución durante el curso. Ahora ya no tienes excusa: ¡detecta y actúa!

Error # 1 – No mantener una lista de tareas pendientes

Si alguna vez has tenido la sensación de haber dejado de hacer algo importante entenderás la necesidad de tener una lista de tareas pendientes bien hecha. Es importante que esta lista esté organizada por prioridades y que muestre las tareas que deben hacer a una hora y en un momento determinado. Existen muchas herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar esta tarea.

Error # 2 – No tener metas personales

Es importante tener una meta hacia la que caminar, por sencilla que sea. El establecimiento de metas personales   es esencial para gestionar bien el tiempo, porque los objetivos ofrecen un  destino al que llegar. . Cuando sabemos a dónde queremos ir podemos administrar nuestras prioridades, nuestro tiempo y nuestros recursos para llegar allí. Las metas también nos ayudan a decidir en lo que vale la pena emplear el tiempo y diferenciarlo de lo que es sólo una distracción.

Error # 3 –  No establecer prioridades

No siempre es fácil establecer prioridades, sobre todo cuando nos encontramos con una gran cantidad de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial para aprender a priorizar las tareas con eficacia para administrar mejor el tiempo.

Error # 4 – No saber dominar las distracciones

Identificar cuáles son las acciones o circunstancias que nos distraen es fundamental para poder dominarlas. El correo electrónico, el teléfono, las aplicaciones de mensajería instantánea, la televisión o la radio son algunas de las circunstancias que distraen y hacen perder la concentración, y con las que se pierde una gran cantidad de tiempo.

Para gestionar el tiempo de forma eficaz es necesario minimizar la distracciones y gestionar las interrupciones de forma efectiva. Por ejemplo, delimitar un tiempo diario a la lectura del correo y a la contestación de mensajes, apagando los chats y servicios de mensajería e incluso apagando el teléfono o rechazando las llamadas cuando no sea una cuestión ineludible.

Gestionar las interrupciones mejora la concentración y, por lo tanto, la productividad.

Error # 5 –  Dilación o procrastinación

La dilación o procrastinación  se produce cuando se posponen las tareas que deben hacerse y se hacen otras pensando que se está haciendo algo útil cuando en realidad no lo es. Muchas veces el problema es que se teme empezar la tarea y se revolotea alrededor sin hacer realmente nada y perdiendo el tiempo.

Error # 6 – Querer hacer demasiadas cosas

Cuando no se sabe decir “no” el número de tareas y de compromisos crece y crece. Esto puede conducir a la obtención de malos resultados, a padecer estrés y a tener baja la moral.
Es fundamental que cada persona se haga dueña de su propio tiempo y que aprenda a decir “no” o, al menos, a decidir cuándo.

Error # 7 – Necesidad de estar siempre ocupado

Algunas personas necesitan estar siempre ocupadas y con mucho ajetreo a su alrededor. Pero esto no es sinónimo de eficacia y produce un gran estrés. Es necesario reducir la velocidad del día a día y aprender a

Error # 8 – Multitarea (física o mental)

Esta palabra que está tan de moda es símbolo del día a día de mucha gente: escribir un email mientras se habla por teléfono, preparar la comida mientras contestas un mensaje o comer mientras lees en el dispositivo móvil algo urgente son algunos ejemplos. Además, en muchos casos se cometen errores que hacen perder mucho tiempo. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y centrarse en las tareas de una tarea a la vez.

Error # 9 – Programar la tareas de forma ineficaz

Hay que conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el propio ritmo para organizar las tarea

Error # 10 – No descansar

Es imposible concentrarse y ser productivo en el trabajo o en el estudio sin darse un tiempo para descansar y recargar energías. El descanso permite pensar de forma creativa y trabajar con eficacia. Stefan Sagmeister lo explica mucho mejor que nosotros:

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