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9.1 Llamadas de teléfono ¿estoy siempre disponible?

Muy erróneamente tendemos a pensar que por estar siempre disponibles vez vamos a ser más eficaces y a solucionar de forma más efectiva los imprevistos de nuestro trabajo.

1. Llamadas de teléfono ¿estoy siempre disponible?

Lamentablemente no es así, y estar pendientes de todo sólo conseguirá que nuestras tareas se vean interrumpidas una y otra vez, con la consiguiente pérdida de tiempo hasta que volvemos a estar concentrados y a ser productivos de nuevo. Quizás podamos incluso, resolver rápido las tareas, pero difícilmente la ejecución será de calidad.

Uno de los grandes males son las llamadas de teléfono por lo que en el tema de hoy nos centraremos en ellas. El consejo esencial es muy sencillo: apaga las notificaciones y sonido el teléfono mientras estás haciendo algo importante o que requiera concentración.

Si tienes que hacer algo importante y el teléfono no para de sonar o no dejan de llegar mensajes, no vas a poder concentrarte. Apágalos, al menos unos minutos y aprovecha al máximo ese tiempo en que no te podrá interrumpir una llamada o el sonido de un correo. Seguro que no hay nada tan urgente que no pueda esperar 10-20 minutos a que vuelvas a conectarlo.

 Cuando estés de nuevo en línea escucha los mensajes, devuelve las llamadas y responde a los correos. ¿Sencillo, verdad? ¿Y por qué no solemos hacerlo?

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CLAVES ESENCIALES:

– El teléfono debe atenderse de manera selectiva.

– Se deben planificar las llamadas y agruparlas en una misma franja horaria. De esta manera se podrá destinar un tiempo a devolver llamadas o informar incluso a tus contactos en qué franja horaria estáis disponibles para poder atenderlos al 100%.

– Saber decir “ahora no puedo atenderte”.

– De igual manera, trate de enterarse cuales son los momentos óptimos para establecer comunicación con otro interlocutor. De esta manera se evitará tener que efectuar la llamada varias veces hasta conseguir hablar con otra persona.

– Las llamadas salientes deben de estar programadas y conviene tener por escrito la temática o los puntos a comunicar en la llamada. Esto impedirá que nos perdamos en conversaciones inútiles.

– Organiza un sistema de devolución de llamadas ajustado a tus necesidades personales.

– Dedica tiempo también a llamar a esas personas que nos importan o de las que nos gustaría saber más y están lejos. Visitar sus redes sociales nunca es tan enriquecedor como recuperar el valor de las palabras y la voz.

Si aún no estás convencido del peligro de las interrupciones, quizás JEROEN SANGERS te pueda convencer:

Es probable que la mayoría de las acciones siguientes que decidas para las cosas que están en la bandeja de entrada sean las que tengas que hacer tú y lleven más de dos minutos. Estas acciones tienen que ser anotadas en algún lugar y luego ser organizadas en las categorías adecuadas para que puedas acceder a ellas cuando lo necesites.

Puedes distribuir los recordatorios de las acciones siguientes en una carpeta, un calendario, en listas o en un sistema de correo electrónico. Cualquiera de ellas es una buena opción, siempre que, cuando sea necesario, revises igualmente todas las categorías a las que has confiado tus recordatorios. Lo que no quieres es que las cosas merodeen por lo más recóndito de tus sistemas y no sean utilizadas para el fin previsto: recordarte algo.

Acciones que deben constar en tu calendario. A efectos organizativos hay dos clases esenciales de acciones: aquellas que deben realizarse en un día concreto o una hora determinada, y aquellas otras que tienes que llevar a cabo lo antes posible, compaginándolo con los demás asuntos del calendario.

Muchas personas, a causa quizá de viejos hábitos de hacer listas de tareas diarias, anotan en el calendario las acciones que creen que les gustaría tener hechas en una fecha determinada, pero que en realidad es posible que no lo estén y tengan entonces que ser aplazadas al día siguiente. Refrena este impulso. Tienes que confiar en tu calendario como algo sagrado que refleja con exactitud tus compromisos diarios, lo que realmente tienes que terminar ese día.

Algunas cosas son en sí mismas los mejores recordatorios del trabajo que hay que hacer. A todas luces sería un exceso escribir “Revisar revista Vogue” en alguna lista de acciones, cuando simplemente podrías colocar la propia revista en la bandeja Leer/revisar para que sirviera de recordatorio. Otro ejemplo: si todavía sigues pagando facturas en papel, probablemente encuentres más fácil ocuparte de las facturas pagándolas todas al mismo tiempo, así que guárdalas en una carpeta o bandeja rotulada “Facturas para pagar”.

No obstante, este planteamiento puede entrañar algún peligro si no pones delante de ti esas “Facturas para pagar” con la asiduidad requerida. Tenerlos “organizados” sin más no es suficiente para quitarte los asuntos de la cabeza; también tienes que estar seguro de que los revisarás y tratarás de la manera adecuada.

La gestión del flujo de trabajo basado en el correo electrónico. Al igual que algunos materiales en soporte papel, los correos electrónicos que requieren una acción a veces son por sí mismos sus mejores recordatorios, en este caso dentro del propio sistema de correo electrónico en lugar de anotar o distribuir las acciones que contengan en otra lista.
A muchas personas les ha resultado útil crear dos o tres carpetas exclusivas en las barras del navegador de su programa de correo para guardar aquellos mensajes que requieran una acción. Estos emails estarán organizados fuera del área de “recibidos” propiamente dicha (que es donde la mayoría de las personas suelen guardarlos).

Si ocurre que por la vida que llevas rara vez te tienes que enfrentar a cada momento a un pantallazo de correos sin tratar, es posible que guardarlos allí a modo de recordatorio de tu trabajo en curso sea suficiente. Pero en cuanto el volumen se expanda a algo que no puedas ver de un vistazo, entonces es mucho más lógico organizarlos fuera del área de “recibidos”. Todos los sistemas de correo electrónico modernos te permiten trasladar un email a cualquiera de estas carpetas que te hayas creado, con lo que, de nuevo, la tecnología puede estar al servicio de tu proceso de gestión personal.

Por ejemplo, la carpeta “1- Muy urgente” contendrá aquellos correos electrónicos sobre los que tienes que hacer algo en breve. Otra titulada “2- En espera” puede ser utilizada para asuntos a los que tienes que seguirles la pista. Una carpeta llamada “3- Facturas” podría contener las facturas o recibos que te envían por correo electrónico, de tal forma que sea sencillo procesarlos una vez al mes o cuando lo requiera tu contabilidad.

El método descrito te permitirá sacar todos los mensajes de la bandeja de entrada, lo cual supondrá una enorme ayuda para la claridad y control de tu trabajo cotidiano. En consecuencia, vas a recuperar tu “bandeja de entrada” como lo que es: un “contenedor” que te avisa oportunamente de que tienes que procesar algo sin tener que reconsiderarlo todo cada vez que eches un vistazo a la pantalla.

Reitero que vaciar las “entradas” no significa que hayas hecho todo el trabajo; significa tan solo que has borrado lo que podías borrar, has archivado lo que querías guardar pero que no requiere ninguna acción, has realizado las tareas de menos de dos minutos y has trasladado a tus carpetas de recordatorios todas las cosas que estás esperando y la totalidad de los correos electrónicos que requieren una acción. Ahora ya puedes abrir tus carpetas y revisar los mensajes a los cuales has decidido dedicarles tiempo. ¿No es más fácil identificarse con este proceso que buscar a tientas por múltiples pantallazos, temiendo permanentemente que se te pueda escapar algo que acabará causándote un problema?

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