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9.2 Tu bandeja de entrada no marca tu agenda

En el frenesí de la vida diaria, si archivar algo no resulta fácil y rápido, te limitarás a apilarlo o acumularlo en la bandeja de entrada en vez de organizarlo. Y la consecuencia será que se hará mucho más dificultoso mantener las cosas procesadas, porque lo apilarás todo en montones o lo meterás en cajones sin más.

El problema psicológico que se le plantea a la mayoría de la gente con todos sus “asuntos” es que siguen siendo asuntos, esto es, que no ha decidido lo que requiere una acción y lo que no. En cuanto hayas establecido una diferencia clara entre qué es cada cosa, lo que quede como material de referencia no debería tener asociada ninguna demanda ni acción incompleta: es solo tu biblioteca, y tu única decisión al respecto es la de la dimensión que quieres que tenga.

En cuanto a las entradas digitales que quieras guardar como referencia, se plantean multitud de opciones. Si se trata simplemente de un correo electrónico que quieres conservar para poder recuperarlo más tarde, te sugiero que utilices las carpetas de almacenamiento que suelen estar disponibles en las aplicaciones de correo electrónico. Muchas personas dejan estos correos electrónicos que no requieren acción en la sección de “recibidos”, que utilizan como una especie de archivador difuso, lo que ocasiona graves atascos en el sistema. Por consiguiente, no dudes en “arrastrar” los emails que consideres como referencia a la carpeta adecuada.

En cuanto a los documentos, archivos adjuntos, textos y gráficos que haya en tu correo electrónico y que podrías querer guardar, tendrás que crear tus propios métodos de archivado. En la actualidad, existen muchas aplicaciones eficaces de almacenamiento de documentos en la nube, además de programas de organización y anotación accesibles desde multitud de dispositivos. Experimenta, personaliza y modifica tus bibliotecas digitales en función de lo que te dé mejores resultados.

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La gestión del tiempo en lo relativo al uso del email es fundamental. Cuando abrimos nuestra bandeja de entrada suele aparecer gran número de emails sin abrir… muchas personas dejan emails en cuarentena, en espera de ocuparse de ellos en otro momento. También suele ser también habitual abrir un email y acto seguido después de leerlo pensar “mejor lo cierro, lo marco como no leído y ya me ocupo de él otro día”. Ha llegado el momento de dejar de hacerlo y te explicaremos porqué.

La gestión del correo electrónico no tiene por qué ser una tarea pesada pero a menudo nos roba mucho más tiempo del que nos gustaría. Los expertos en Gestión del Conocimiento lo tienen claro; en un contexto global marcado por las metodologías LEAN (aquellas que buscan la reducción de desperdicios en los procesos sin perder valor añadido), el uso del email está perdiendo eficiencia. No se trata de renunciar a él. De hecho, para muchos profesionales es una de sus herramientas claves. 

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Estar permanentemente conectados se ha convertido en una obligación que involuntariamente trasladamos al entorno que nos rodea. El principio, sobre el papel, parece evidente: cuanto antes tengamos conocimiento de un hecho o dato, antes podremos intervenir o tomar alguna decisión. Ahora bien ¿es realmente este acortamiento de plazos un avance en lo que respecta a la productividad?

‘Síndrome de Diógenes Digital’

Se basa en la acumulación de material multimedia: desde correos electrónicos, newsletters, descargas… El caso más común es el fenómeno de la bandeja de entrada infinita, que almacena e-mails que jamás leeremos, algo para lo que Enrique Dans, Profesor de Sistemas de Información en IE Business School, estableció seis perfiles diferentes sujetos al comportamiento de cada individuo, desde el que clasifica la información con mimo hasta el que únicamente guarda aquel material que posee un valor sentimental. ¿Sabrías decir a cual perteneces?

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Esta curiosa cuestión se la planteó Laura Vanderkam, columnista de FastCompany, y para ello se dispuso a reducir drásticamente el tiempo dedicado a consultar el correo electrónico. Y tenía buenos motivos para ello. Tomen nota de algunos datos que invitan, sin duda, a la reflexión:

dedicamos cerca de un 30% de nuestra jornada laboral a gestionar el email, invirtiendo de media la friolera de 650 horas al cabo del año a este menester.

Parece que la respuesta pasa por reenfocar mentalmente el uso de este medio de comunicación para que, lejos de provocar estrés, ansiedad o distracción, sea un aliado al servicio de nuestra productividad. Te mostraremos los principales consejos de los expertos para el uso eficiente del mail:

Empecemos por las buenas maneras

Especifica un asunto claro para cada correo que envías.
¿Qué quieres exactamente que haga el destinatario? Si a lo largo de algunos reenvíos de mails la temática cambia, piensa también en variar el asunto. El asunto de tu correo electrónico es la manera que tienes de comunicar el tema que vas a tratar al destinatario, es la primera impresión y lo que hará decidir al receptor cuándo abrirlo. Una buena opción es escribir el asunto al final de haber redactado el email, incluye el tema que vas a tratar, intenta utilizar palabras clave.

Cuida el tono y no discutas.
El mail sirve para muchas cosas pero no para gestionar emociones ni para resolver conflictos. Puedes contestar algunos correos especialmente sensibles pidiendo una reunión personal para aclarar puntos de vista.

Evita el efecto foward.
Intenta evitar las cadenas de mensajes añadiendo más información innecesaria sólo para que quede constancia de que has leído el mail. Responder a todos es una norma de cortesía pero valora si estás dificultando al responsable de la tarea su cometido. Los correos electrónicos están hechos para transmitir mensajes importantes, de una persona a otra. Cuando se involucra a demasiadas personas “cadenas de emails” o cuando aquello se vuelve más una conversación que un mensaje transmitido quizás te deberías preguntar si es la vía correcta. Para ello una Red Social Corporativa es la solución.

Si no cabe en 5 líneas, mejor llama.
Cuando redactas un email, has de ir directamente al grano. Un buen consejo para conseguirlo, intentar limitar los correos a 5 frases o menos. Este sistema te ayudará a ganar tiempo, siendo conciso en las ideas importantes de cara a la comunicación con tu interlocutor. Si no puedes es probablemente más oportuno usar el teléfono o explicarte personalmente. Es una máxima constatada: los correos largos son complicados de leer. También hay otras corrientes que buscan mejorar la efectividad de los correos electrónicos, como esta de las 3 oraciones en la que aseguran que con 3 párrafos cortos se puede transmitir el mensaje mejorando la productividad y efectividad de quién lo escribe y por supuesto de quién lo recibe.

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Usa recursos profesionales

Valora tener plantillas para algunos mensajes.
Lo mails más funcionales que envías para presentarte como profesional, presentar a tu empresa, solicitar una cita comercial o enviar un presupuesto son los mejores ejemplos para usar plantillas con las que ahorrarás tiempo.

Planifica momentos concretos de chequeo.
Procesa tus correos y cierra el programa durante el resto del día para mejorar tu productividad. No trates el email como un canal bidireccional siempre abierto. ¿Y si hay algo urgente? Existen otras vías más inmediatas como la llamada telefónica o un whattsapp.

Cuida los archivos adjuntos.
Si el archivo que deseas enviar por mail ocupa demasiado, es mucho mejor que envíes un enlace de descarga de Dropbox o que compartas una carpeta de Google Drive.

Usa etiquetas y clasifica.
Aparte de las funcionalidades de tu gestor de mails, existe software diseñado para hacer el correo más fácil marcando los mails y clasificándolos por proyectos, departamentos, asuntos o aquel criterio que sea más productivo en tu trabajo.

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