Gestión del tiempo y Activismo Social

No sólo necesitamos una gestión del tiempo eficaz,
necesitamos una gestión responsable.

Si preguntas a la gente qué le falta para ser feliz o conseguir sus objetivos, la mayoría de ellos responderán: tiempo y dinero. Curiosamente, ninguna de estas dos cosas da la felicidad (no lo decimos nosotros, lo dicen los psicólogos, sociólogos y científicos). El «tiempo», sin embargo, nos plantea un reto aún mayor que el dinero porque aunque se puede conseguir más o menos dinero, todos por igual disponemos de 24horas al día… como ¡máximo!. ¿No deberíamos elegir mejor en qué las empleamos?

No podemos ofrecerte más tiempo del que el día y el destino te tienen destinado pero lo que si que podemos conseguir es ayudarte a organizar el tiempo del que dispones.

Hay momentos en los que no nos resulta tan fácil decidir qué es lo importante y qué no lo es. Por ese motivo es tan importante el tenerlo claro en tu interior. Es imprescindible tener una escala de prioridades para gestionar tu tiempo.

Pero eso no nos resulta nada fácil. Bien porque nos encanta procrastinar, o bien porque no sabemos decir “adiós” a la rutina y “hola” a los retos Pero es muy importante que, al menos, lo intentemos. Porque está en juego nuestra felicidad.

Te invito a dedicar un tiempo a reflexionar qué cosas son realmente importantes para ti. Que lo hagas junto a nosotros, junto al resto de alumnos o bien fuera de esta propuesta formativa, pero hazlo. Y hazlo por escrito. Supondrá un cambio importante en tu vida.

Y luego, cuando lo hayas hecho, te invito a que lo compares con qué tiempo le dedicas cada día. Y que, si es necesario, que empieces a hacer cambios. Todo lo grandes que te atrevas a hacerlos. Pero empieza a hacer cambios, para estar cada vez más en la linea de lo que realmente quieres vivir.

1.1 Define tu presente

Para llegar a donde quieres, primero debes saber dónde estás

Puede darse la circunstancia de que una persona tenga una cantidad abrumadora de cosas que hacer y que, aun así, funcione de manera productiva con la cabeza despejada y la sensación óptima de controlar tranquilamente lo que está haciendo. Esta es una manera fantástica de vivir y trabajar, en unos niveles elevados de efectividad y eficiencia. En esas ocasiones, lo que estás haciendo es exactamente lo que deberías estar haciendo, teniendo en cuenta todos tus compromisos e intereses.

No obstante, en este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos. Casi todas las personas que conozco tienen al menos media docena de cosas que pretenden conseguir y, aunque dispusieran del resto de sus vidas para intentarlo, no serían capaces de terminarlas a la perfección.

Estamos muy necesitados de métodos, tecnologías y hábitos laborales nuevos que nos ayuden a controlar nuestro mundo. La buena noticia es que existe una manera de controlarlo todo, seguir relajado y hacer cosas importantes con un mínimo esfuerzo en todo el espectro de tu vida y tu trabajo. Una manera por la que puedes experimentar lo que los expertos en artes marciales y los atletas de alto rendimiento llaman flow.

Comenzamos el curso gratuito recordando esta máxima esencial: un mapa que te indica el camino no sirve de nada hasta que no sabes tu posición en él. Saber ubicarte en un lugar y un momento presente te proporciona una referencia para determinar en qué dirección debes empezar a caminar y cómo de lejos estás de tu meta.

Reconocer los aspectos objetivos de tu realidad actual te ayudará a mitigar esfuerzos y optimizar la ruta, pero implica llegar a un acuerdo contigo mismo sobre el momento que estás viviendo, dónde estás situado y cuáles son las claves que definen tu presente: trabajo, pareja, familia, aficiones salud, dependencia, miedos, expectativas…

«La auténtica generosidad hacia el futuro consiste en entregarlo todo al presente».

Albert Camus

Olvídate del futuro por ahora. Busca primero una referencia clara de tu presente

Debemos explorar nuestro presente, tratar de entenderlo, qué emociones nos produce, con qué actitud estamos afrontando el conflicto y cómo afecta esa actitud al resultado, a la situación.

Para poder hacer esto es necesario también afrontar correctamente las emociones que nos provoca nuestra situación presente, pues si rechazamos las emociones o nos evadimos ante la lucha interna, no podremos explorar, indagar, ni descubrir nada nuevo que nos ayude a avanzar. Y si no descubrimos nada nuevo, los viejos patrones y sus errores continuarán porque posiblemente, estábamos actuando sobre los síntomas y no sobre el problema.

Antes de responder a «¿Para qué necesito más tiempo?», debemos responder a preguntas del tipo «¿qué me está quitando ese tiempo?». Esto nos ayudará más adelante a tener puntos de referencia sobre aquello que queremos mantener, conseguir o experimentar con una planificación mejor.

Esta sería una lista básica con la que podemos empezar a trabajar. Escribe tantas respuestas como sea necesario para definir de la forma más completa posible tu realidad:

1. ¿Qué tareas desarrollo actualmente?

Qué acciones debes realizar actualmente en relación con tus compromisos y responsabilidades.

Ejemplo: cuidar a mi pareja, convivir con mi familia, trabajar para una empresa, buscar un trabajo, ir a clases de natación, divertirme con mis amigos, formarme en gestión del tiempo…

2. ¿Cuáles son mis objetivos actualmente?

Qué resultados quieres alcanzar a través de las actividades que estás realizando. Es decir, a dónde te llevan todas esas actividades que estás realizando ahora.

Ejemplo: mantener la felicidad de mi relación actual, cuidar mi cuerpo a través de la natación…

3. ¿Cuáles son tus áreas de responsabilidad y cuáles de dependencia?

La mayoría hacen referencia a la familia y al trabajo, pero debes distinguir si esas áreas dependen de ti o bien de terceras personas. Aunque no hay parcelas estancas, es importante determinar hasta qué punto tienes el control sobre esas actividades.

Ejemplo: mi pareja y mis hijos son mi responsabilidad económica y emocional, mi trabajo actual depende de mí, mi futuro trabajo depende de los procesos de selección, mi trabajo futuro depende mi decisión por emprender…

4. ¿A qué cambios te enfrentarás en breve?

Es decir, qué cambios previsibles se producirán en este presente que ahora estamos definiendo.

Ejemplo: si siguen las cosas bien en mi trabajo podré mudarme a una casa mayor, si la relación con mi pareja sigue sin mejorar deberíamos dejarlo…

5. ¿Qué sustenta tu vida?

Más allá del oxígeno que respiramos, el alimento y las horas de sueño… ¿cuáles son los ejes principales sobre los que se sustenta tu presente? En esta lista debe estar solo aquello que, de no existir o perderse, cambiaría completamente tu realidad y quién eres en este momento.

Ejemplo: necesito ganar un mínimo de 800€ mensuales para mantener a mi familia, necesito el apoyo emocional de mi pareja, no necesito de nada ni de nadie…

Es todo por hoy. ¿Por qué este sencillo ejercicio? Para despojarnos de todo lo superficial y establecer sobre qué ejes vamos a trabajar la gestión del tiempo.

Veamos cómo son vuestras alas y en los próximos días trabajaremos sobre cómo diseñar un buen plan de vuelo. 🙂

1.2 Tú no eres tu agenda

No es lo que piensas hacer… es lo que haces.

Si no eres capaz de aplicar esta idea esencial, todo lo que podamos enseñarte en este curso gratuito no tendrá valor. Solemos pensar que las personas más organizadas son aquellas que tienen toda su agenda en la cabeza y no tienen que recurrir a elementos externos, pero distintos estudios han demostrado a los expertos sobre gestión del tiempo que esta opción genera en nuestra mente un estrés innecesario que nos impide tener la mente receptiva a otro tipo de estímulos/recuerdos/ideas. No hay nada que calme más a nuestra mente que no tener que pensar en temas pendientes, ya sean grandes proyectos o simples tareas de organización y limpieza. Esto te permite tener más energía y ser más receptivos, pues mientras tienes una actividad pendiente en tu mente, esta no deja de reproducirla como pensamiento recurrente. Gastas mucha energía en algo que no lo necesita y dejas que «el despiste o el olvido» pueda determinar el destino de tu proyecto.

¿Preparado para enfrentarte a una nueva metodología?

Un viejo proverbio asiático dice «Cuanto más sudas en tiempo de paz, menos sangras en tiempo de guerra». La mayoría de personas solo se preparan para el cambio unos días antes de que este suceda, cuando algún acontecimiento, previsto o imprevisto, les obliga a replantearse todo y poner en claro sus compromisos y agenda. Solo en ese momento se replantean su vida, cierran temas pendientes y renegocian todos sus acuerdos con ellos mismos y con los demás.

Te sugiero que hagas eso mismo cada semana. Que no esperes a que algo pase. Pero ya conozco tu respuesta: «ojalá tuviera tiempo para algo así, pero tengo demasiado que hacer cada semana». No te preocupes, es lógico. Ahora imagina que en lugar de ser tú, de ser tu situación, nos encontramos ante un leñador al que cada vez le cuesta más talar 25 árboles semanales. Nos acercaríamos para proponerle: «veo que cada vez te cuesta más talar porque tu hacha se va desgastando, quizás deberías detenerte cada semana o cada cierto tiempo para afilarla».

Si el leñador nos contestase «ojalá tuviera tiempo para algo así, pero tengo demasiado que talar», pensaríamos que está loco. Que, o se detiene a afilar el hacha o no tiene sentido que siga talando, que cada vez gastará más energía para hacer el mismo trabajo y acabará completamente agotado. Pues bien, todos nosotros somos ese leñador y nuestra agenda, nuestra planificación, es nuestra hacha.

El eje central de una de las metodologías de producción personal que os vamos a proponer se basa en la siguiente secuencia: piénsalo, escríbelo, decídelo, organízalo, actúa y somételo a una revisión sistemática. Cumplir esta secuencia es una experiencia liberadora. Produce un alivio indudable de la tensión y un aumento de la autoestima.

Para poder dar paso a esta metodología debemos asumir que es necesario afilar nuestra hacha actual, adquirir un compromiso con nosotros mismos en el que incluyamos prácticas más sanas para nuestra vida. Y una de ellas debe ser: voy a dejar de improvisar en mi gestión del tiempo y empezar una metodología efectiva. Es un paso esencial que debes comprometerte a realizar mientras realizas este curso gratuito.

1.3 La agenda debe estar fuera de tu cabeza

No hay peor problema que mantener un problema activo en tu cabeza.

El tiempo es una simple medida. La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse a uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo del que se dispone.

Gestionar bien el tiempo es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de uno mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

En el ecuador de esta primera semana introductoria nos gustaría compartir con vosotros esta interesante reflexión:

Si tienes algo meramente archivado en la cabeza utilizará un espacio mental inadecuado e improductivo y es probable que lo tengas sobrevalorado o infravalorado.

Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. En este punto del curso gratuito debemos advertiros de algo: no podemos administrarlo, ya que, como ya hemos dicho, administrar el tiempo realmente significa administrarnos a nosotros mismos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta ha de ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupados (en libros de administración se habla como la eficacia —hacerlo bien— y la eficiencia —hacerlo bien en el menor tiempo posible—, optimizando los recursos en el cumplimiento de los objetivos).

¿Más rápido o más horas?

Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo si solo pudieran realizar más rápido sus tareas. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy limitada. Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos y entras en la espiral del estrés.

Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos tarde o temprano, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan; el tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo o el juicio es menos claro. Todos estos problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias poco eficientes para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas.

Os proponemos una alternativa: sacad de vuestra cabeza la agenda. Que no afecte a vuestra vida personal. Que no se vea afectada por vuestra pereza o vuestro estrés. Que sea una estrategia pactada en la que las herramientas que os vamos a mostrar, sean elementos externos que os ayuden a ser más eficaces.

1.4 Deja de pensar para poder hacer

Mientras estás pensando en hacer algo, no estás haciendo algo.

Dejar algo para más tarde es costumbre nacional, pero esas decisiones o tareas pospuestas acaban en una pila de «pendientes» que raramente es atendida. Es más recomendable dar un paso, el que sea, en lugar de posponer asuntos esperando que se resuelvan solos o a que se presente un momento mejor para atenderlos. A veces es más fácil tomar una pequeña decisión que nos ayude a movernos ligeramente. Además, debes recordar que las decisiones son temporales: no tengas miedo a tomar una. Siempre podrás virar el rumbo más tarde.

El perfeccionismo puede parecer una característica deseable, pero a menudo implica quedarse estancado en un punto mientras se espera a la solución perfecta.«Good enough is fine», dicen los autores del libro; mejor un trabajo hecho de una forma pasable que un trabajo no hecho. Mejor resolver parte del problema que no hacer nada. Siempre habrá tiempo más tarde de mejorar o completar esa solución.

Mejorar nuestra gestión del tiempo tiene mucho que ver con gestionar con más eficacia estos obstáculos, barreras y distracciones que encontraremos en nuestro camino. Por eso, va a ser muy importante saber analizar qué sucede a nuestro alrededor, qué nos está frenando, y determinar si estos obstáculos son reales o son excusas que diseñamos por miedo a pasar a la acción.

La máxima productividad consiste en hacer que algo ocurra con el menor esfuerzo posible. El hecho de que hablemos de esfuerzo significa que siempre habrá algún impedimento o gasto de recursos cuando tratemos de hacer algo.

En un mundo sin fricciones, las cosas aparecerían ante nosotros con solo imaginarlas: no habría necesidad de prepararse o analizar. Esto sucede, por ejemplo, en nuestra imaginación. Todo sucede tal y como lo vamos diseñando sin ningún esfuerzo. No hay barreras físicas, químicas, ni espacio-temporales. Pero imagina que metemos en ese mismo sueño a diferentes «actores» que pueden actuar libremente dentro de nuestra ilusión. De repente, empezaríamos a interactuar con millones de «ilusiones» que influyen en la nuestra. De pronto, nuestra ilusión deja de pertenecernos plenamente y aparecen fricciones, contratiempos, descontrol, deseos encontrados, deseos compartidos… ¡es el mundo real!

Solo que el mundo real no se crea con pensamientos. Se crea con acciones. Este sencillo punto es muy importante porque en nuestro camino hacia la gestión del tiempo nos hemos encontrado con grandes amantes de la estrategia que, en realidad, resultaron ser grandes temerosos de la acción. Son los que se pasan el día afilando el hacha y siempre se les hace demasiado tarde para poder empezar a talar.

Creo que todos conocemos a alguien así a nuestro alrededor. Los reconocerás porque siempre están hablando de qué van a hacer y no hacen. Tienen un plan perfecto para todo y les encanta compartirlo con los demás, pero esa misma capacidad que utilizan para diseñar el plan, la usan para buscar todos esos factores externos que les impiden desarrollarlo. No nos convirtamos en esa clase de personas.

Pensar para hacer, pero también dejar de pensar para poder hacer

Como habrás descubierto, no hay «soluciones mágicas» ni todo es o blanco o negro, pero hay muchos trucos que nos pueden ayudar y una amplia gama de colores entre los que elegir cómo diseñar/pintar nuestro futuro. Las preocupaciones no dejan de afectarnos hasta que las transformamos en ocupaciones. Para ello, hemos tenido que poner una fecha inflexible para fijar cuándo vamos a realizar esa transformación.

Almacenamos en nuestra cabeza bucles infinitos de compromisos que no dejan de producir conflictos y tensiones internas. Cada vez que establezcas un compromiso contigo mismo y no se cumpla, tu mente empezará a dudar de ti, a sentir una inquietud permanente que te hará bombardearte con recordatorios para que la próxima vez no vuelvas a fallarle.

Si nuestra mente confía en nosotros, entrará en un proceso de calma que jamás imaginarías. Ahora es difícil de entender, pero confía en nosotros. También dudábamos de sus efectos y, ahora, nos maravillamos de lo mucho que han cambiado nuestras vidas, nuestro estrés y nuestras inseguridades gracias a esta sencilla premisa: «Jamás te defraudes a ti mismo».

1.5 Ser proactivo vs. ser reactivo

¿Tu actitud ante la vida es proactiva o reactiva?

Finalizamos esta primera semana introductoria dividiendo a nuestros alumnos en dos grupos: los que dirigen su vida y a los que se la dirigen. Una persona que dirige su vida sabe lo que quiere y trabaja cada día en obtenerlo. Una persona a la que le dirigen la vida generalmente no tiene objetivos y trabaja cada día para darle a quienes le dirigen lo que ellos quieren obtener. ¿Sabrías decir a qué grupo perteneces?

Así es como se configura el mundo. Las personas reactivas «reaccionan» ante los estímulos que les llegan de las personas proactivas. Las personas que dirigen su vida son proactivas, siguen sus propios objetivos, deciden qué hacer con su tiempo, tienen planes para conseguir lo que quieren y los siguen. Saben que existe el riesgo de que sus planes no salgan bien, pero entonces los cambiarán y volverán a probar suerte. Una persona que dirige su vida ha aceptado que es responsable de su situación y de cómo cambiarla. Una persona proactiva, a la larga, avanza en su vida como consecuencia de sus estrategias.

Una persona a la que le dirigen la vida trabaja en modo reactivo la mayor parte de su tiempo. Simplemente alguien decide qué es lo que tiene que hacer con su tiempo y se pone inmediatamente manos a la obra. Una persona reactiva no tiene planes propios, sino que forman parte del plan de otra persona. Este tipo de persona cree que su situación no depende de sus actos y que solo los demás podrán cambiar su situación. Una persona reactiva puede tener una gran vida porque quizás otros eligieron bien por ella, pero ¿es la vida que realmente quiere tener?

La pregunta que puedes hacerte es: ¿estoy reaccionando a mi entorno o yo transformo mi entorno? En otras palabras, ¿soy reactivo o proactivo? Te dejamos 5 consejos para poner en práctica estos días y cambiar tus hábitos reactivos por hábitos proactivos. Si los aplicas, pronto notarás la diferencia.

5 consejos básicos para transformar la forma de gestionar tu agenda: de reactivo a proactivo 

1. Tener iniciativa

Debes tomar la iniciativa sobre tus propios actos, es decir, tienes que asumir y ser consciente de cuáles son tus responsabilidades. Toma autoconciencia del significado que quieres que tenga tu vida y tu trabajo y no eludas ciertas responsabilidades. Eludirlas, a la larga, es perjudicial porque te resta efectividad, ya que no eres tú el que controla las decisiones sobre tu propio trabajo.

2. Cuida tu lenguaje

En relación con la iniciativa está el lenguaje. Más adelante os explicaremos la importancia de la PNL (programación neurolingüística), pero por ahora esta imagen nos puede ser de gran utilidad:

3. Aprovechar el tiempo

El uso que haces del tiempo también es esencial si quieres convertirte en una persona proactiva. Siempre he pensado que el uso que se hace del tiempo es mejorable. Y es mejorable porque nadie se detiene a pensar en cómo mejorarlo, en cómo optimizarlo, en cómo transformarlo. Ser proactivo implica tomar conciencia de cómo empleas tu tiempo. Sobre este punto es muy interesante la distinción entre:

a. Círculo de preocupación (profesional reactivo)

Este círculo trata de distinguir sobre qué preocupaciones tengo un control real y sobre cuáles no. Sería el círculo propio de las personas reactivas; un círculo en el que se invierte mucho tiempo y mucho esfuerzo en intentar controlar aquello que no es posible controlar. Esto hace que la gestión del tiempo sea poco efectiva y se contagie de preocupaciones, convirtiéndolas en negatividad.

b. Círculo de influencia (profesional proactivo)

Es el círculo en el que se centra la persona proactiva. Sobre este círculo puedes controlar e incidir de forma activa. El profesional proactivo siempre buscará estar dentro de este círculo de influencia y, además, intentará que el círculo sea cada vez mayor.

4. Tener y ser

Estos dos verbos guardan una relación directa con el círculo de preocupación y el círculo de influencia:

a. Tener

Se corresponde con el círculo de preocupación («si tuviera…»).

b. Ser

Se corresponde con el círculo de influencia. Se centra más en el carácter y en la determinación ante la realidad que rodea a la persona y de la que es perfectamente consciente. La grandeza de la autoconciencia es que te permite ver opciones donde otros solo ven inconvenientes (tener). A esto se le podría llamar imaginación creativa, es decir, la capacidad que tiene la persona proactiva de hallar distintas respuestas, de buscar otras alternativas, de avanzar en otras soluciones. ¿Cómo? Mediante el uso de la imaginación y disminuyendo el tiempo de productividad por el de pensar en opciones diferentes.

5. Compromiso y promesas

Si quieres ser proactivo debes comprometerte a crear las circunstancias idóneas para un cambio que te permita una mayor efectividad. El compromiso convierte una promesa en una realidad, es capaz de transformar la palabra en acción, es lo que forja el verdadero carácter proactivo. Recordar que con este mismo punto («jamás te defraudes a ti mismo») finalizamos el tema anterior. El compromiso debe partir siempre de ti mismo y debe basarse en:

– Conocimiento: ¿Qué es lo que prometo?

– Capacidad: ¿Qué capacidad tengo de llevar a cabo lo que prometo?

– Pasión: ¿Cuánto deseo lo que prometo?

La proactividad, el ser proactivo, no es solo una actitud de cara a organizar tu agenda, es una actitud ante la vida. Trabajar desde el optimismo, la creatividad, la persecución de metas y desafíos profesionales no está exento de miedos y de inseguridades. Pero si tomas conciencia de tu tiempo y le das el valor que realmente se merece, te darás cuenta de que tú y solo tú eres el que decides cómo quieres que te afecten las cosas y de qué manera les harás frente. Dejarás de desperdiciar tu tiempo o dejarás de ponerlo al servicio de actividades vacías de sentido para ti.

Sírvete, por tanto, de la determinación, pasa a la acción, sé optimista, creativo, plantéate nuevas metas y nuevos desafíos, sé asertivo en tus planteamientos y no temas a los cambios. Así, y solo así, la gestión de tu tiempo te llevará a cumplir todos y cada unos de tus sueños.

2.1 Elige bien tus compromisos

«Afortunado es el hombre que puede tomarse la medida a sí mismo y mantiene un equilibrio adecuado entre lo que puede conseguir y lo que puede utilizar». —Peter Mere Latham

En ocasiones, cuando hablamos de productividad detectamos que la resistencia aparece en escena de forma casi natural. Es una resistencia producida normalmente por dos creencias opuestas que pueden estar bloqueando tu eficacia:

1. Si aplico una metodología a mi día a día, pierdo la libertad

Como vimos en el tema anterior, nada más lejos de la realidad. Esta creencia suele llevarnos de forma indirecta a ignorar todo aquello que, de ser gestionado con eficacia, nos acercará cada vez más al lugar en el que realmente queremos estar.

2. Lo que necesito para ser más eficaz es una buena estructura

Cuando interponemos en nuestra vida y nuestra mente estructuras de gestión, comenzamos de forma inconsciente a limitar todo nuestro radio de acción por miedo a levantar la cabeza hacia el horizonte y ver que podemos generar una vida mejor. La primera víctima es la creatividad.

Entonces, ¿cuál es el término medio entre libertad y estructura? ¿Cuándo se convierte la flexibilidad en desorden o dejadez? Y, al contrario, ¿cuándo se convierte el excesivo control en constricción?

Seguramente, mientras leías estas definiciones y preguntas te hayas sentido más identificado con una postura u otra. Hay dos tendencias básicas y, aunque dentro de nosotros existen las dos, solemos decantarnos más por una que por otra. Algunos prefieren sentir libertad y se sienten cómodos con el desorden… y otros prefieren el orden y se sienten incómodos en el caos.

Concentración y cooperación

Hay una forma de disfrutar de las ventajas de ambas, pero exige confiar en dos estrategias básicas: la concentración y la adaptación. Estas dos estrategias combinadas nos dan toda la libertad que queremos junto a la estructura que necesitamos para maximizar nuestra efectividad.

La concentración es la clave del poder y la cooperación es lo que permite que las cosas fluyan de forma eficiente, lo que te permite elegir correctamente.

Tomemos como ejemplo a un tenista: su concentración le permite captar y evaluar la situación a la que se enfrenta, y su capacidad de adaptarse a esa situación es la que le hace decidirse por la respuesta más efectiva.

Ser productivos, en definitiva ser eficaces, es posible desde la más absoluta libertad de elección y partiendo de un nivel de control que permite mostrar las distintas cartas con las que podemos jugar en cada momento. Esto es posible mediante la puesta en práctica de una estrategia que nos permita disponer de una estructura adecuada que nos haga experimentar una verdadera sensación de bienestar y libertad.

El enfoque y la concentración te llevan a jugar la partida en la zona, y la interacción te permite ir superando todas aquellas resistencias y distracciones que provienen del entorno. Asó podrás permanecer todo el tiempo posible en la zona de efectividad. Esta estrategia te lleva, al final, a tomar el control y tener perspectiva, que son los ingredientes fundamentales de la eficacia personal.

«Al lado del noble arte de hacer las cosas, existe el noble acto de dejar de hacer las cosas por hacer. La sabiduría de la vida consiste en la eliminación de lo no esencial».

Lin Yutang

La consecuencia directa de no emplear estrategias adecuadas es el aumento descontrolado de nuestros niveles de estrés. Así es que si quieres mejorar tu calidad de vida y ponerte en el cambio hacia el futuro que deseas, te sugiero que cambies tus estrategias.

Captura la información válida

Muchas de las cosas que tienes que hacer se están acumulando mientras lees esto. Es probable que estés recibiendo algunos paquetes y cartas en tu trabajo o que varios correos electrónicos o mensajes de voz acaben de entrar en tus dispositivos digitales. Incluso es posible que esta mañana hayas tenido una idea estupenda para mejorar tu trabajo. Todas estas cosas son asuntos que necesitan algún tipo de solución, un ciclo que hay que cerrar o algo que hay que hacer.

Para gestionar este inventario de ciclos abiertos de manera adecuada tienes que capturarlo en «contenedores» o «marcadores de posición» que guarden los temas en suspenso hasta que tengas un rato para decidir qué son y qué vas a hacer con ellos. En la primera fase del método GTD (capturar) te aseguras de que todo lo que necesitas esté reunido en otra parte que no sea tu cabeza.

Se pueden utilizar diversos tipos de herramientas, tanto de alta tecnología como de tecnología poco avanzada, para recoger todos tus asuntos pendientes: una bandeja de entrada física, utensilios de anotación en soporte papel, dispositivos de grabación de audio, programas de correo electrónico o mensajería de texto. Sean o no de alta tecnología, todas sirven por igual como bandejas de entrada que capturan información, compromisos e ideas importantes para tu vida laboral o personal.

Cada ciclo abierto debe estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza. Si eres de los que piensan: «Bueno, sé lo que hay en este montón de cosas encima de mi mesa y ahí es donde quiero dejarlo», reflexiona un momento y piensa que eso es precisamente lo que no te ha funcionado antes. No he conocido a nadie que siguiera la regla básica de capturar todos sus asuntos abiertos en una bandeja de entrada que al terminar de hacerlo no sintiera un tremendo alivio.

Una vez que estés convencido de haber recopilado todas las cosas físicas de tu entorno que es necesario procesar, deberás recopilar el resto de cosas que posiblemente estén ocupando un espacio en tu cabeza. Mi consejo es que escribas cada idea o cada proyecto en hojas por separado. También podrías hacer una lista en una libreta o en alguna aplicación informática, pero dado que después procesarás cada elemento de forma independiente, en realidad es más eficaz hacerlo en hojas separadas.

Muchas personas (incluso las que optan por la alta tecnología), en cuanto se dan cuenta del valor de anotar un sencillo pensamiento en una simple hoja han terminado por convertirlo en parte de su método de gestión personal continua. Es esencial darles a tus pensamientos potencialmente importantes el mérito que se merecen.

Ten el menor número de lugares de captura. Deberías tener tantas bandejas de entrada como necesites, pero las menos posibles para poder arreglártelas. Necesitarás tener esta herramienta de captura a tu disposición en todos los contextos, puesto que las cosas que precisas capturar pueden aparecer prácticamente en cualquier parte. Sin embargo, si tienes demasiadas zonas de recogida no podrás procesarlas con facilidad ni coherencia.

Aplicar las herramientas y procedimientos estándares para capturar las ideas y las entradas irá adquiriendo paulatinamente más importancia a medida que tu vida y tu trabajo se vayan complicando. Conforme avances en tu carrera profesional, por ejemplo, seguramente advertirás que tus mejores ideas sobre el trabajo no las tendrás en tu despacho. La capacidad para hacer uso de esas ideas con unos buenos dispositivos de recopilación siempre disponibles será clave para que controles tu mundo.

Lo que no debes hacer es dejarte atrapar por las cosas una a una, tratando de decidir esto o aquello. La clarificación (fase 2 del método GTD) requiere una actitud diferente que la captura (fase 1); lo mejor es hacer cada cosa por separado. El objetivo del proceso de captura es el de meter todo en entradas, lo más deprisa posible, de modo que estés debidamente protegido y con «las líneas de combate» dispuestas.

Existen razones muy prácticas para recopilarlo todo antes de que empieces a procesarlo: es útil tener una idea del volumen de los asuntos que tienes que manejar. Esto te permite saber dónde se encuentra el «final del túnel» y, cuando estás clarificando y organizando, no quieres distraerte con una masa amorfa de asuntos que puedan andar por ahí en algún lado. Una vez que tienes todas las cosas que requieren tu atención reunidas en un solo lugar, estarás automáticamente operando desde un estado de enfoque y control.

Si no vacías y procesas los «asuntos» que has recopilado, tus herramientas no servirán para otra función que la de almacenar material amorfo. Ese es el objetivo de la siguiente fase: clarificar.

Durante el curso gratuito veremos cómo podemos concentrarnos (y para ello será imprescindible huir de la multitarea) y cómo podemos adaptarnos (para lo que será imprescindible saber elegir).

2.2 El peligro de lo urgente

Que lo urgente no le quite tiempo a lo importante.

«ASAP es veneno» aseguran los autores de Rework. Es algo implícito: todo el mundo quiere que las cosas estén hechas tan pronto como sea posible. Si te conviertes en una de esas personas que añaden ASAP (as soon as possible o tan pronto como sea posible, cuanto antes) a todas las frases, estás diciendo que todo tiene una prioridad alta. Entonces, te puede pasar como al cabritillo del cuento: cuando algo sea realmente urgente, nadie te creerá.

Todas tus acciones y proyectos tienen una importancia relativa para ti, pero solo después de que los hayas comparado conscientemente. Uno de los grandes dramas de la productividad personal que veremos en los próximos temas proceden de la incapacidad de manejar las cuestiones de importancia secundaria.

¿No te parece a veces que no tienes tiempo de atender a todas esas cosas que, sin ser importantes, ocupan toda tu semana, que hay demasiados imprevistos, contratiempos y desajustes menores que demandan nuestra atención? ¿De dónde crees que surgen?

¡Exacto! Todos esos imprevistos no son un problema en sí, son el síntoma de un problema mayor de organización que, si no se corrige, perpetúa todos esos incidentes que nos ocupan cada día.

«Mucha gente confunde la mala organización con el destino».

Kin Hubbard

Puede que parte del problema sea que se ha extendido últimamente en los blogs el código de prioridades ABC (un listado sencillo, vertical y jerarquizado). Parece sensato que organicemos por prioridades las actividades, pero el defecto de este tipo de sistemas es que anima a descuidar la responsabilidad de cuidar el grupo de actividades C. O, algo aún peor,  tu miedo a realizar algunas actividades te hace colocarlas en la posición C, detrás de otras menos importantes. ¡Cuidado!

El gran enemigo de las prioridades: la procrastinación

La procrastinación, postergación o posposición es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras más irrelevantes o agradables. Un nombre poco conocido para una costumbre muy común. Se trata de un trastorno del comportamiento que tiene su raíz en la asociación de la acción a realizar con el cambio, el dolor o la incomodidad (estrés). Este puede ser psicológico (en la forma de ansiedad o frustración), físico (como el que se experimenta durante actos que requieren trabajo fuerte o ejercicio vigoroso) o intelectual.

El término procrastinación se aplica comúnmente al sentido de ansiedad generado ante una tarea pendiente de concluir. El acto que se pospone puede ser percibido como abrumador, desafiante, inquietante, peligroso, difícil, tedioso o aburrido, es decir, estresante, por lo cual se autojustifica posponerlo a un futuro idealizado en que lo importante es supeditado a lo urgente.

¿Cuántas veces has dedicado más tiempo del necesario a organizar tu correo? ¿Y a buscar un archivo de un proyecto? Identifica cuáles son tus ladrones de tiempo y elimínalos de tu agenda. Piénsalo un momento: ¿qué te resta tiempo? Puede ser revisar continuamente el correo, comprobar las actualizaciones de tu Facebook, leer las notificaciones de tu móvil, etc. Perdemos muchísimo tiempo en realizar tareas o actividades que podemos planificar para otro momento. Si eso ocurre con frecuencia, analiza por qué está pasando. Quizás te haga falta motivación para realizar las tareas que has marcado como importantes o ,quizás, estás «malacostumbrando» a tu cerebro a desconcentrarse con facilidad.

Un consejo: 

Incluye en tu agenda la pregunta: ¿Qué estoy evitando hacer?

Casi todos creamos este tipo de lista después de Navidad, pero no solo incluye los «propósitos para año nuevo», también todos esos proyectos que tenemos a medias, ideas que nunca llevamos a cabo y sueños de futuro que conservamos sin el valor para ejecutarlos pero que nos negamos a olvidar. ¿A qué tenemos miedo?

«No hay nada tan fácil que no se vuelva difícil cuando lo haces a disgusto». —Terencio

Claves para luchar contra la procrastinación

Ahora que sabes dónde reside el origen de la procrastinación, cuáles son las razones y cómo usar la motivación para vencerla, ya solo te falta establecer unas estrategias para afrontarla con éxito.

Conócete y analízate a tí mismo (si aún no lo has hecho) y descubrirás hábitos y pautas de comportamiento escondidas que están detrás de tu manera de posponer tus tareas. Cuando las descubras, habrás dado un paso importante en tu lucha contra la procrastinación. Puede que hasta te hagan gracia (algunas de ellas). A partir de ese momento debes elegir tu propia estrategia.

¿Sabrías reconocer qué tipo de procrastinador eres?

Unas veces bastará con quitar de nuestro entorno de trabajo aquellas distracciones que nos hacen perder el foco. En otros, la solución puede exigir cambios más radicales (cambiar de trabajo o de carrera si te das cuenta de que no vas por el camino adecuado en tu vida).

Las 12 claves esenciales para luchar contra la procrastinación (muchas de ellas las desarrollaremos en profundidad en futuros temas)

Divide tus grandes proyectos en pequeñas tareas

La idea es dividir una gran tarea en otras más pequeñas que podamos abordar en 30-40 minutos cada una y enfócate en una sola cada vez. Esto te permite disfrutar de una sensación de control y evita que te veas desbordado y agobiado.

Limita todo lo que te distraiga en tu entorno de trabajo

Es difícil manejar las distracciones de un entorno de trabajo hiperconectado como en el que la mayoría de las personas se desenvuelven: email, redes sociales, blogs, diarios, música… Una buena táctica es anotar todo lo que te distrae y comprobar la cantidad de tiempo que pierdes en una jornada de trabajo. Tomar conciencia de todas estas distracciones puede ser un primer paso decisivo.

Usa la presión social a tu favor

Haz que otros sepan lo que te propones hacer. Si comunicas a otras personas que quieres terminar un determinado trabajo o tarea para una fecha concreta, te verás obligado a terminarlo porque no desearás que otros piensen que no cumples lo que dices o que no te comprometes.

Establece tus metas por escrito

Requisitos para que estas metas funcionen:

• Creer que las puedes conseguir.
• Ser lo suficientemente elevadas para que te motiven.
• Estar en consonancia con tus grandes sueños y objetivos vitales.
• Específicas (algo concreto).
• Medibles (saber cuantificar lo que quieres conseguir).
• Limitadas por plazos (saber en cuánto tiempo lo quieres lograr).

Rompe la primera barrera

La primera barrera es la que nos impide ponernos manos a la obra. Es igual que cuando estás en la playa y te quieres meter en el agua, cuantas más vueltas le des, más tiempo vas a perder (al final el agua está igual de fría). Forzar el comienzo de la tarea terminará por jugar a tu favor (la resistencia al cambio juega a nuestro favor una vez que hayamos empezado a hacer alguna tarea).

Haz que la emoción sea tu aliada

Piensa en lo mal que lo pasarás si no terminas una tarea. Trata de visualizar todas las consecuencias negativas que traerá consigo no terminar algo a tiempo. Haz lo mismo en sentido positivo: piensa en el gran éxito que te espera si terminas las tareas que estás haciendo en este momento. Por más que racionalicemos las cosas, nunca surtirán el mismo efecto que si las asociamos a fuertes emociones.

Descubre la manera de apasionarte con lo que haces

A veces exige una cierta dosis de imaginación. Como vimos, la procrastinación desaparece cuando la motivación es muy alta.

Premia tus logros

Está demostrado que trabajamos más a gusto cuando sabemos que tendremos un premio al finalizar la tarea. Los premios pueden ser pequeños descansos (veremos más adelante, por ejemplo, la técnica Pomodoro) intercalados entre cada periodo de trabajo en los que puedes aprovechar para escuchar música relajante o hacer cualquier otra cosa que no guarde relación con el trabajo

Disfruta con lo que haces

Hay muchas maneras de abordar una misma tarea. Debes elegir los procedimientos que te permitan disfrutar más con lo que haces. Por ejemplo, estudiar un tema te puede resultar aburrido. Prueba a crear un gráfico con las principales ideas y antes de que te quieras dar cuenta ya lo tienes dominado.

Acepta la imperfección

Muchas personas posponen las tareas porque creen que necesitan estar muy preparadas para poder hacerlas perfectas. Pasan mucho tiempo buscando una estrategia para que su trabajo sea perfecto y muy poco tiempo haciendo algo concreto.

Visualiza los resultados

Si haces que en tu mente se proyecte una imagen con el proyecto terminado será mucho más fácil que lo consigas que si estás analizando las posibles complicaciones y fallos (que te harán sentir miedo).

Ten en cuenta tu nivel de energía

Encaja las tareas más complicadas en los momentos del día en los que rindes más. Para unas personas será justo después de desayunar, otras lo harán mejor a media mañana. Se trata de evitar que el cansancio te impida encarar con garantías una tarea y te veas obligado a procrastinar.

¿Dispuesto a no ser nunca más un procrastinador? No hay nada más satisfactorio que acabar el día con todas las tareas terminadas. Cuando trabajas en una actividad y la completas, tu autoestima aumenta de manera que ganas más confianza para realizar las siguientes.

En realidad, cada minuto que desperdicias durante el día es tiempo del cual tu familia se verá privada. Así que concéntrate en el trabajo cuando estás en el trabajo, para que puedas concentrarte en tu familia o seres queridos cuando estás en tu tiempo de ocio.

2.3 Gana energía extra cerrando etapas

«Termina cada día y déjalo atrás. Has hecho lo que has podido. Sin duda, hubo unas cuantas meteduras de pata y unos cuantos errores absurdos; olvídalos tan pronto como puedas. Mañana es un nuevo día; comiénzalo bien, con serenidad y con un espíritu tan elevado que haga que no te sientas coartado por tus despropósitos anteriores».

Ralph Waldo Emerson

No importa lo poco importante que puedan parecer o lo poco conscientes que seamos de ellos, los compromisos incumplidos consumen un combustible psíquico que luego no está disponible para otros usos. Cuando resolvemos esos asuntos reaparece una energía previa que era inaccesible.

El efecto contrario es la pérdida de energía que sientes cuando estás desbordado de trabajo. Es algo así como que cuanto más trabajo tengo pendiente, menos energías tengo para ponerme a la acción.

En las empresas suele ocurrir que, cuando las personas que están en atención al cliente están desbordadas de trabajo, al sonar el teléfono sienten un estrés físico inconsciente que por más que su respuesta sea «¿en qué puedo ayudarle?», en su lenguaje no verbal están transmitiendo un «por favor, ¡déjeme en paz!».

«Durante mucho tiempo me pareció que la vida, la auténtica vida, estaba a punto de comenzar para mí. Pero siempre había algún obstáculo que lo impedía, algo que debía hacerse primero, alguna tarea pendiente, un tiempo de espera, una deuda más que saldar. Luego la vida podría empezar. Al final me di cuenta de que todos esos obstáculos también era mi vida».

Padre Alfred D’Souza

Una buena gestión del tiempo aplicada a tu vida y a tu trabajo no es encorsetar, sino aumentar la capacidad para asumir una mayor implicación en el mundo. Invita a la participación del mundo a través de un nivel más profundo y creativo. A la inversa, las cuestiones irresueltas y los sistemas vulnerables tenderán a protegerse, bloqueando de forma automática e inconsciente las nuevas oportunidades.

Detrás de todo esto hay un principio fundamental. Todos nosotros, a nivel tanto personal como empresarial, tendemos a negarnos inconscientemente la posibilidad de conseguir cosas nuevas y mejores, porque tenemos miedo de no estar a la altura.

Hace ya algún tiempo unas compañeras de un estudio de comunicación social nos dijeron que estaban abrumadas por la carga de trabajo y llamadas entrantes. Por un lado, se sentían culpables porque no podían atender bien a sus clientes y, por otro lado, se sentían esclavas de las horas que debían dedicar a cada cliente en comparación con los presupuestos que entregaban. Temían perder clientes si subían el precio, temían que el cliente no valorase su trabajo, y preferían vivir con ese temor y esa agonía futura a probar una solución sencilla: subir los precios. Si hiciese esto, se quedarían con los clientes que realmente valorasen su trabajo y, a su vez, podrían ofrecerles un trato mucho mejor y más personalizado. Parecía una solución evidente, pero tardaron varios años en afrontarla.

Muchas oportunidades se cruzan constantemente en nuestro camino. Oportunidad de ganar más dinero, más clientes, más responsabilidad, más diversión, más amor, más empatía… pero una parte de nosotros es como si no estuviera realmente preparada para asumirlas (o sus consecuencias).

A estas alturas creo que casi todos habréis oído a hablar de las zonas de confort y de cómo nos sentimos en cada área que las rodea. Nuestra capacidad de gestión de actividades está relacionada directamente con nuestra zona de confort.

Salir de nuestra zona de confort nos ayuda a luchar contra la procrastinación (ese extraño concepto del que os hablamos en el tema 2.2). Nos ayuda porque nos pone física y mentalmente en tensión frente a situaciones desagradables que preferiríamos no tener que afrontar por uno u otro motivo. El primer impulso instintivo es el de resistirse en lugar de adaptarse al cambio que puede ser para mejor y resultar una experiencia enriquecedora.

La zona de confort es ese lugar mental en el que estamos a gusto con todo, y no pensamos en cambiar nada de nuestras vidas. Pero estar a gusto con todo no es necesariamente bueno. De hecho, en el ejemplo anterior de la agencia de comunicación que había entrado en una dinámica de estrés, su zona de confort consistía en estar constantemente quejándose de que no tenían tiempo para hacer las cosas mejor. Preferían perpetuar ese estado por miedo a que, al intentar salir de él, se encontraran una situación peor.

Zona de confort

Como se menciona en el próximo vídeo, la forma de conseguir tu meta es soñar con lo que quieres, ponerle fecha de caducidad a tu sueño y luego trabajar para alcanzarlo. Si queremos cambiar nuestros hábitos de trabajo, mejorar nuestra agenda y reorganizar nuestra vida, debemos saber para qué lo estamos haciendo y, sobre todo,

conseguir la energía extra necesaria para implementar esos cambios.

Tu zona de confort la comprenden muchos factores. Entre ellos destacan tus hábitos, tus rutinas, tus conocimientos, tus habilidades, tus actitudes y tus comportamientos. Se trata de todo aquello conocido para ti y a lo que estás acostumbrado. Pero, cuidado, es un concepto más complejo del que podemos llegar a intuir. Por ejemplo, el atasco diario para ir al trabajo, ¿sería «zona de confort»? Muchos de vosotros habréis pensado que no. No es nada «cómodo» estar en un atasco protestando por la mala planificación urbanística, pero sí que es una zona de confort.

Estar en la zona de confort no significa estar bien, no significa estar cómodo. Significa estar acomodado.

Es importante distinguir entre estas dos palabras, ya que en muchas ocasiones se olvida especificar este matiz tan importante. ¿Qué sería salir de la zona de confort en este ejemplo? Por ejemplo, buscar caminos alternativos o usar el transporte público, organizar una plataforma de mejora de la planificación urbanística, realizar acciones específicas de activismo urbano para sensibilizar sobre el problema… En definitiva, dedicar nuestro tiempo y esfuerzo a una actividad diferente. En otras palabras: buscar tiempo para lo que realmente importa.

Zona de aprendizaje

A continuación de tu zona de confort se encuentra la zona de aprendizaje, a la que sales para ampliar tu visión del mundo. Esto se consigue conociendo a nuevas personas, aprendiendo nuevas habilidades, viajando a nuevos países y empapándote de nuevas culturas, modificando hábitos, etc. Es decir, donde estás ahora mismo.

Hay dos grandes grupos de personas (y muchos matices intermedios): las que realmente disfrutan en esta zona de aprendizaje y quienes no se sienten nada a gusto e intentan volver y permanecer en su zona de confort. Mirando a vuestro alrededor, ¿podríais señalar cuáles de vuestros amigos son de un grupo u otro? Y tú, ¿a qué grupo perteneces?

Zona de pánico vs. zona mágica

¿Cuántas veces has pensado o te han dicho «¿Y si te sale mal?». Esta es esa zona de pánico. Uno de los motivos por los cuales no se suele salir de la zona de confort es por el miedo a no poder volver a ella, lo cual no es cierto, ya que tu zona de confort siempre permanece ahí. De hecho, puedes incluso aumentarla. Por eso, lo que realmente ocurre es que, al salir de ella, se extiende tu zona de confort y aprendizaje. No se trata de un cambio en el que pierdes lo que ya tenías, sino que es un proceso de desarrollo personal con el que añades conocimientos, habilidades, experiencias, etc.

La zona de pánico es la que nos impide cambiar nuestra forma de trabajar, organizar nuestras tareas, gestionar mejor nuestro tiempo de ocio, etc. Para poder progresar tu motivación debe vencer tus miedos: miedo al qué dirán, miedo a fallar y miedo al ridículo o vergüenza (recuerda que ayer os señalamos también la importancia del «miedo» a la hora de emprender cambios en nuestras vidas). Cuando seas capaz de modificar tus miedos crecerá tu autoestima, necesaria para una nueva visión de la realidad. ¿Qué es lo que te motiva? Pues lucha por ello. Encuentra esa energía extra para pasar a la acción.

«Solo cuando nos damos cuenta de que la vida no nos lleva a ninguna parte comienzan a tomar sentido las cosas».

P.D. Ouspensky

El camino no es fácil. Al salir de tu zona de confort tendrás que luchar. Al principio te sentirás vulnerable y débil ante esa nueva situación, pensarás que es muy arriesgado. Es normal que te sientas así. Pero esto significa que estás aprendiendo y avanzando. Si estás haciendo este curso gratuito es porque estás decidido a pasar a la acción.

2.4 Solo lo importante es importante

Gestionar nuestras tareas sin tener un objetivo claro nos lleva inevitablemente a malgastar el tiempo.

Si quieres mejorar tu productividad, lo primero que necesitas es tener voluntad de hacerlo. La motivación es lo que mueve a las personas. ¿Por qué me debo esforzar en mejorar si no tengo un motivo para hacerlo? Antes de plantearte cualquier tipo de cambio para mejorar tu vida, por pequeño que sea, deberías preguntarte por qué quieres hacerlo y centrarte en la raíz de tu motivación. Si no encuentras ninguna razón, o te mueve una razón puntual, es muy probable que el impulso desaparezca en unas pocas semanas y tu esfuerzo sea en vano.

No tiene sentido nada de lo que haces si no es con un motivo concreto. La clave está en que los objetivos no sean generales ni a largo plazo, sino específicos y a corto-medio plazo. Cuanto más generales y a largo plazo proyectes tus objetivos, más fácil será perder el foco y distraerte mientras estás trabajando. Así, por ejemplo, cuando estás trabajando y lees tus objetivos te animas a seguir haciéndolo porque el resultado podrás verlo muy pronto.

«Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida».

Charles Darwin (1809-1882)

Tira, destruye o recicla cualquier cosa que no tenga en potencia ninguna acción o valor de referencia futura. Si dejas que estas cosas se mezclen con las demás categorías estarás socavando gravemente el sistema y tu lucidez para percibir el entorno.

El universo digital plantea oportunidades y dificultades respecto a la dualidad lo que hay que guardar frente a lo que hay que tirar. La buena noticia es que el espacio de almacenamiento en los ordenadores y en la nube y las potentes funciones de búsqueda parecen mejorar permanentemente. La mala es que esto puede promover el archivado indiscriminado y la confusión sobre la ubicación de las cosas. Así que la clave radica en revisar y expurgar la información obsoleta, además de realizar un filtrado más concienzudo desde el principio mientras procesas tus entradas.

Pareto tiene algo que decirte

Después de lo aprendido en el tema anterior, el siguiente paso es ordenar todas las tareas basándonos en cuáles son las que tienen más prioridad para cumplir nuestros objetivos. Esto solo puedes decidirlo tú. De tu criterio dependerá el éxito, pero algunas técnicas te pueden ayudar a hacerlo. Hemos seleccionado dos de las principales.

Ten en cuenta que, normalmente, la gestión de estas prioridades debe estar condicionada por la conocida regla 80/20 del Principio de Pareto. Según este principio, el 80% de nuestros resultados provendrán del 20% de nuestras tareas, por lo que es importante que nos centremos en descubrir qué actividades pertenecen a ese 20%.

Método Eisenhower

Otro de los métodos que más nos gustan es el método Eisenhower, que sirve para tomar decisiones y priorizar las tareas según las variables mencionadas. Se considera «urgencia» el plazo para desarrollar una tarea e «importancia» lo que nos supone el hecho de no realizarla para nuestra actividad.

Se cree que el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower dijo una vez: «Las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes». Eisenhower se consideraba un experto en la gestión del tiempo; estaba convencido de que tenía la capacidad de hacer todo cuando debía hacerse.

• (A) — Así, el primer cuadrante engloba las tareas que conviene hacer en primer lugar porque requieren de una solución urgente y supone un problema no realizarlas (imprevistos, proyectos urgentes, presupuestos urgentes, etc.).
• (B) — El segundo cuadrante engloba aquellas tareas que se deben planificar y que son muy importantes para el éxito de nuestro negocio (proyectos, labores de búsqueda de clientes, facturación, etc.).
• (C) — El tercer cuadrante contiene aquellas tareas que no son menos importantes, pero que tienen un carácter urgente e, incluso, pueden llegar a afectar al desarrollo de nuestra actividad diaria. Si trabajas en equipo, lo ideal es delegarlas (por ejemplo, actualizar tu web, gestionar las redes sociales, realizar llamadas, etc.).
• (D) — En el cuarto cuadrante incluiríamos aquellas tareas que no son nada importantes ni urgentes para nuestra actividad por lo que, directamente, habría que descartarlas o volver a cuestionarlas.

¿Cómo distinguir lo urgente de lo importante?

Tarea urgente

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite como en función del volumen de la tarea. Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes. Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.

Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente. Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente. Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.

Como ves, el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es «muy urgente»; mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es «poco urgente». Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es, como mínimo, un poquito urgente.

Tarea importante

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. La importancia de una tarea aumenta si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no llevarla a cabo son graves. Por su lado, dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes (por ejemplo, tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada).

Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla. Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).

¿Cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?

Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente. Además, ninguna de estas dos cualidades es o blanca o negra, sino que se forman de toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.

Cómo medir la urgencia

Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla. De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 en segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite). Con esto en la cabeza, podemos hablar de la medida de la urgencia:

Fórmula-urgencia-tarea

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando 0, no es urgente ni lo será nunca; 1, debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite

Por último, alguno de vosotros puede que se pregunte: ¿pero qué pasa si la urgencia es superior a 1? Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible.

No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados o, por el contrario, negocia ampliar la fecha límite.

¿Y la importancia?

La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida objetiva.

Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante, pero en realidad es todo lo contrario. Te recomiendo que guardes el control de lo que consideras o no importante constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podría controlar indirectamente lo que haces.

Con el método Eisenhower aprenderás a diferenciar entre lo que es importante y lo que es urgente. Sea cual sea la tarea que tengamos sobre nuestra mesa, hay que empezar por desglosarla según el método Eisenhower y luego decidir cómo proceder. A menudo nos quedamos en el campo de lo «urgente e importante», en las cosas que debemos  tratar de inmediato. Uno debe preguntarse: ¿cuándo me ocuparé de las cosas que son importantes pero no urgentes? ¿Cuándo buscaré tiempo para ocuparme de las tareas importantes antes de que estas se conviertan en urgentes? Estamos en el terreno de las decisiones estratégicas a largo plazo.

¿Cuáles son los objetivos por los que realizas tus rutinas personales y profesionales?

Escríbelos en mayúscula en un papel y colócalo cerca de tu ordenador o en el frigorífico para que puedas verlo siempre. Cuando creas que estás perdiendo el tiemp, o que no lo estás aprovechando, párate un par de minutos a leer y pensar en tus objetivos. Verás que las tareas tienen aún más sentido del que tenían cada vez que lo leas y te animarán a poner todo en orden y seguir trabajando.

2.5 Gestión del tiempo en 1 minuto

Si no tienes 5 minutos diarios para para corregir el rumbo, da igual lo rápido que vayas.

El esfuerzo por hacerlo todo y tenerlo todo termina agotando el mecanismo de motivación y efectividad humana. Por más que vayas consiguiendo en la vida, por delante siempre tendrás opciones mejores. Para navegar sobre las olas y no ahogarse es preciso olvidar el océano y dividir el infinito «todo lo que puedas querer» en porciones tangibles y factibles.

Si la acción siguiente se puede hacer en dos minutos o en uno, hazla en cuanto veas un asunto por primera vez. Si necesitas treinta segundos para leer el correo electrónico y contestar afirmativa o negativamente u otra cosa al remitente, hazlo ya. Si puedes echarle una ojeada a ese catálogo en solo un minuto o dos para ver si pudiera haber algo interesante, échale un vistazo y luego tíralo, dale curso o toma la referencia que se necesite.

La lógica de la regla de los dos minutos estriba en que ese es más o menos el momento a partir del cual empieza a necesitarse más tiempo para almacenar y seguir un asunto que para ocuparse de él la primera vez que cae en nuestras manos. En otras palabras, es el límite temporal más allá del cual se pierde la eficacia. Si la cosa no es lo bastante importante para que se haga, deshazte de ella. Y si lo es y vas a terminar haciéndola de una manera u otra, debería tenerse en cuenta el factor de la eficacia.

La realidad es que te encanta hacer cosas siempre que a cambio obtengas la sensación de que has terminado algo. Si has empezado a llevar a cabo las acciones que duran menos de dos minutos en cuanto te salen al paso, estoy seguro de que puedes dar testimonio del beneficio psicológico que eso entraña. La mayoría de mis clientes se sienten de maravilla tras un par de horas de procesar sus montones, simplemente por la cantidad de cosas que han llevado a cabo utilizando la regla de los dos minutos.

Cuidado con los 5 errores clave

Los 5 errores clave de la productividad se dividen en 5 ejes principales (recopilación, procesamiento, organización, revisión y acción). Son tan sencillos que a veces resulta irónico que los cometamos constantemente:

1. Recopilación: tener demasiadas cosas en mente

Muchas personas se quedan solo con una cantidad alta de propósitos en mente. Sin fecha ni compromiso real para pasar a la acción.

2. Procesamiento: no tener un inventario actualizado de compromisos

Revisa la agenda de 2015, ¿todas las semanas están marcadas con la misma intensidad? Muchos comenzamos con mucha ilusión nuestra agenda el mes de enero, pero en pocas ocasiones la utilizamos con regularidad.

3. Organización: malgastar tiempo y energía en cosas que no son importantes

Muchas veces el problema no es tener muchas tareas. Siempre hay mucho por hacer. Siempre hay más por hacer. El problema es estar haciendo siempre cosas que carecen de importancia o que no te gustan o motivan. Un día lleno de actividades que te apasionan no genera estrés. Es un día pleno. Llenemos, por tanto, nuestra agenda solo de los asuntos importantes.

4. Revisión: no establecer recordatorios y motivadores

La invasión de post-it que no son leídos o papeles que se acumulan en la nevera o en el tablón del despacho deben ser sustituidos por recordatorios que SÍ funcionen para ti.

5. Acción: no decidirse a actuar a pesar de saber que debe hacerse

La mayoría de nosotros sabemos qué hay que hacer, qué necesitamos, qué cambiaría nuestra vida. Pero la clave está en la acción.

1 minuto para cambiarlo todo

Si estos son los 5 errores clave, corregirlos será lo que nos lleve a cambiarlo todo. Si te fijas con atención, a cada uno de ellos se le puede aplicar una solución diaria que solo te llevará un minuto.

1 minuto – Recopilación: tener demasiadas cosas en mente

Solución: lleva contigo siempre tu agenda. Debe tener, además, espacio para tomar notas, anotar pensamientos, ideas… También puedes sustituir la agenda tradicional por una en tu móvil.

1 minuto – Procesamiento: no tener un inventario actualizado de compromisos

Solución: llevar siempre contigo tu agenda es el primer gran paso, pero el segundo, y aún más importante, es usarla. Cada mañana al despertar revisa tu día. Cada noche deja todos tus pensamientos anotados en ella y libera tu mente. Solo te llevará un minuto, pero cambiará tu vida.

1 minuto – Organización: malgastar tiempo y energía en cosas que no son importantes

Solución: después de los dos temas anteriores, es esencial que quede claro que hay gran número de actividades que realizas porque están en tu zona de confort, pero de las que podrías prescindir y sustituir por otras. ¡Hazlo!

1 minuto – Revisión: no establecer recordatorios y motivadores

Solución: encuentra qué te motiva y qué te invita a la acción. Puede que una simple alarma en el móvil te ayude. Puede que tengas que buscar la complicidad de un amigo o de tu pareja para que te ayuden a recordar cuál es tu objetivo. Encuentra tu solución y encuentra un minuto al día para recordar qué es lo que realmente quieres hacer y, sobre todo, por qué estás dispuesto a hacerlo.

1 minuto – Acción: no decidirse a actuar a pesar de saber que debe hacerse

Ante la duda, ¡actúa! Te tomará solo 1 minuto respirar hondo y decir: ¡hoy tengo que hacerlo! Un propósito no cumplido es un veneno emocional. Por tanto, no te fijes ningún propósito sin vincularlo a una acción. Crea una ruta de acciones que te llevarán a esa meta y revisa cada día la lista para ver si, en tu plan, hoy toca acercarse al objetivo a través de una de las acciones marcadas. Si no actúas es porque no lo quieres lo suficiente. Enamórate de los pasos que debes dar en tu camino, no del destino.

Visualiza cómo te gustaría que fuese tu día a día y dedica estos 5 sencillos minutos a alcanzar tu objetivo. Por ejemplo, ¿cómo sería nuestro despertar ideal? Cada uno debe encontrar el suyo, pero el nuestro sería algo así:

¡Encuentra el tuyo y camina hacia él!
Son 5 minutos para romper con todos los errores básicos.
¿Dispuesto a cambiar?

3.1 Empezar desde cero

Quizás la solución no es más, quizás es menos.

Si nuestro problema es que dedicamos poco tiempo a una actividad porque la malgastamos en otras, la solución es sencilla: tan solo debes aplicar las fórmulas propuestas en temas anteriores. Pero si sientes que no estás malgastando el tiempo y, aún así, necesitas más… quizás te estás equivocando de estrategia. Necesitamos empezar desde cero.

Lo esencial en la buena administración del tiempo es cambiar el punto de interés: concentrarse en los resultados, no en estar ocupados.

A veces, cuando se habla de productividad, se tiende a hablar de herramientas, pero tal y como hemos comentado en más de una ocasión las herramientas en sí mismas no nos hacen ser productivos puesto que, además, tenemos que poner de nuestra parte siguiendo algún esquema, metodología o pautas que nos permitan organizar nuestras tareas y aprovechar las herramienta a nuestro favor para cumplir los objetivos que nos han encomendado en tiempo y forma.

Para los que queréis empezar desde cero, os presentamos la metodología de gestión del tiempo Getting Things Done (GTD) de David Allen,  que nos puede servir de base.

El método organízate con eficacia (en inglés GTD o Getting Things Done) es un proceso en cinco pasos para dominar el arte de ocuparse relajada y controladamente de las cosas. Con independencia del entorno en el que nos encontremos, cuando nos ocupamos de nuestra vida y nuestro trabajo y de sus permanentes cambios pasamos por cinco etapas: capturamos aquello que nos llama la atención; clarificamos lo que significa cada cosa y lo que tenemos que hacer con ellas; organizamos los resultados, que nos plantean las opciones sobre las que reflexionamos y entre las que decidimos para actuar.

Por ejemplo, si has previsto preparar una cena para unos amigos, pero llegas a casa y te encuentras la cocina hecha un completo desastre, ¿cómo lo solucionas? Para empezar, identificas todas las cosas que están fuera de su sitio (capturar). A continuación decides qué cosas conservar y cuáles tirar (clarificar). Acto seguido pones las cosas donde tienen que estar: en el frigorífico, en la basura o en el fregadero (organizar). Luego consultas tu libro de recetas y compruebas los ingredientes y utensilios que tienes (reflexionar). Por último, pones aceite en la sartén para que se caliente (actuar).

En principio, el método es bastante sencillo y en general así es como afrontamos todo nuestro trabajo, aunque mi experiencia me dice que la mayoría de las personas pueden mejorar notablemente su manejo de cada uno de los cinco pasos. La calidad de nuestra gestión del flujo de trabajo es tan buena como la del eslabón más débil de esta cadena de cinco pasos, así que todos los eslabones deben estar integrados y apoyados por unas normas coherentes, es decir, un método.

He descubierto que una de las principales razones para que muchas personas no hayan tenido mucho éxito a la hora de organizarse se debe, simplemente, a que han intentado hacer los cinco pasos a la vez. Verás que es muy útil, cuando no esencial, separar estas fases a medida que avanza el día. En mi trabajo hay veces que solo quiero recopilar los asuntos pendientes y, por el momento, no decidir qué hacer con ellos; en otras ocasiones, puede que únicamente desee procesar las notas tomadas en una reunión o quizá acabe de regresar de un viaje largo y necesite distribuir y organizar lo que he traído en mi cartera. Y, como es evidente, la mayor parte del tiempo lo invierto simplemente en hacer algo que sé que tengo que hacer.

Los recientes descubrimientos en el campo de la ciencia cognitiva llegan a la conclusión de que cuando utilizas tu memoria como sistema de organización (como sigue haciendo la mayoría de la gente) tu mente acaba abrumada y se vuelve incompetente, porque le estás exigiendo que realice un trabajo intenso para el que no está debidamente equipada. La mente es fantástica para tener ideas creativas sobre lo que tiene justo delante y ha de evaluar, pero es un desastre para recordar. Por ejemplo, puedes echarle un vistazo al calendario de hoy y, al cabo de unos segundos, tener una idea coherente del día que te espera. Pero lo pasarías fatal si intentaras recordar todo lo que tienes que hacer en los próximos catorce días recurriendo exclusivamente a la memoria.

El método organízate con eficacia busca precisamente «sacarte» todo de la cabeza para poder gestionarlo mejor. Dicho de otra forma, los cinco pasos del GTD harán que no tengas que pensar demasiado en qué tienes que pensar.

Este método tiene su aplicación tanto en el ámbito laboral como en el personal y persigue transformar todas las cosas que requieren de nuestra actividad o nuestra atención en tareas que podamos planificar y a las que podamos realizar un seguimiento.

Personalmente, encontramos el GTD muy interesante para poner cierto orden en el caos de nuestro día a día, donde las distintas acciones o tareas que tenemos que llevar a cabo nos llegan por distintas vías y medios. El correo electrónico, una herramienta de gestión de tareas o proyectos que usemos internamente en nuestra empresa o nuestro departamento, el teléfono o una herramienta de helpdesk son algunas de las típicas bandejas de entrada de tareas que podemos encontrar a diario y que requieren de un orden, una planificación y, en definitiva, de un proceso de gestión que permita elaborar nuestro plan de trabajo diario.

En este sentido, el GTD nos puede ayudar a organizar nuestro trabajo apoyándonos en cinco pilares básicos que, una vez los tengamos interiorizados, podremos trasladar a las herramientas que consideremos oportunas.

Los 5 pilares básicos del GTD

1. Recopilar

Tal y como hemos comentado, existen múltiples inboxes por las que nos llegan las tareas, es decir, múltiples bandejas de entrada como nuestro correo electrónico, el teléfono o cualquier otra herramienta de trabajo que utilicemos. Para empezar, es importante tener identificadas las bandejas de entrada que tenemos y por la cuales nos llegan tareas, puesto que serán las puertas que vigilaremos y con las que iremos recopilando todo aquello que nos vaya llegando. Además, para que podamos trabajar de manera efectiva, el número de bandejas de entrada a manejar debe ser algo finito y abordable ya que, en caso contrario, será imposible controlar que no se nos escapa nada.

Es importante que todas las tareas lleguen por «canales autorizados» y, si no siempre es posible, entonces nosotros deberíamos canalizarlas y «hacerlas constar» para no confiar en exceso en nuestra memoria y se nos terminen quedando en el tintero tareas que abordar.

2. Procesar

Una vez tenemos identificados los buzones de entrada de tareas, lo lógico es que nos aproximemos a ellos para «recoger el correo», es decir, los distintos elementos que nos han ido llegando. No todo lo que llega a nuestras bandejas de entrada tiene su traslación a una tarea y, por ejemplo, podemos recibir correos electrónicos que no aportan nada y van directos a la papelera mientras que otras veces recibiremos información que va directamente a un archivo o a una anotación en nuestro cuaderno.

En el caso de que nos lleguen cosas que sí dependan de acciones nuestras podremos encontrarnos varias situaciones:

• Si es algo que podemos hacer en menos de dos minutos, no vale la pena posponerlo y calendarizarlo (perderíamos más tiempo) así que lo recomendable es ejecutarlo inmediatamente.
• Si la acción no depende de nosotros, entonces tendremos que delegarla y tampoco vale la pena dejarla atascada en nuestra bandeja de entrada (aunque delegarla no significa desentenderse, tendremos que asumir un seguimiento).
• Si es algo que tenemos que hacer nosotros, entonces pasa a ser un proyecto (si requiere de múltiples acciones concatenadas) o una actuación a planificar y a la que, por tanto, tendremos que asignar un plazo o una fecha. Además, realizaremos un seguimiento de la misma.

3. Organizar

Una vez identificamos los elementos que requieren nuestra atención, hemos visto que nos encontramos ante un pequeño árbol de decisiones. Tendremos que clasificar lo que nos llega dentro de nuestro sistema de acciones a acometer. El GTD recomienda que, como mínimo, nos planteemos cuatro clasificaciones de los elementos:

– Proyectos: en este «cajón» iremos guardando elementos recopilados que se transforman en una serie de actuaciones concatenadas que, además, implican que tenemos un compromiso adquirido para su finalización. Podríamos considerar un proyecto impartir un curso, puesto que tenemos que preparar el material de clase, enviarlo a los alumnos y asistir al aula para impartirlo.

– Calendario (o planificadas): acciones que tienen una fecha concreta de finalización o realización. Por ejemplo, realizar un informe que tenemos comprometido o pagar los impuestos antes de un día determinado.

– Próximas actuaciones: acciones que tenemos identificadas que debemos ejecutar, pero no tienen una fecha concreta comprometida y, por tanto, conforme vayamos despejando los dos grupos anteriores iremos pasando a proyectos o a la planificación.

– Acciones en espera: acciones que no dependen de nosotros y, por tanto, hemos delegado y están a la espera de que se desbloqueen por parte de un tercero. Delegar no implica desentenderse, sino que tendremos que revisar que las tareas se realizan y, en caso necesario, contactar con la persona en la que delegamos su realización.

Es importante adjuntar en nuestras tareas el contexto de las mismas, es decir, si son tareas de nuestro trabajo, si son tareas personales, si requieren una compra o el uso de un recurso concreto, si hay que desempeñarlas en un lugar determinado, etc. Toda esta información de contexto, además de la información que vayamos recopilando (correos o llamadas recibidas por ejemplo), nos ayudará a tomar decisiones a la hora de mover tareas entre un grupo u otro o, por ejemplo, a la hora de decidir qué cosas son prioritarias o requieren menos esfuerzo (y pueden acoplarse mejor al slot de tiempo del que disponemos).

Con el tiempo podemos complicar algo más esta clasificación y añadir a la clasificación nuevas «cajas» o «archivadores» para las tareas personales, un listado de tareas para «hacer cuando tengamos tiempo», etc.

4. Revisar

Cada día, por ejemplo, al empezar nuestra jornada laboral o al finalizarla (y dejarla preparada para el día siguiente), tendremos que dedicar unos minutos a revisar las tareas que tenemos en estos cuatro grupos e ir moviéndolas según sea necesario.

Si resulta que el día anterior terminamos una tarea que teníamos comprometida, la tacharemos (marcándola como realizada) y revisaremos la planificación para ver si podemos adelantar algo urgente o, por ejemplo, planificar tareas que tenemos en «proyectos» o en «próximas actuaciones». Además, tendremos que realizar seguimiento de las tareas en curso (completando la información o anotando avances o conclusiones) además de interesarnos, con frecuencia, por las tareas delegadas.

Nuestro sistema de tareas debemos verlo como algo vivo. Por tanto, somos nosotros los que debemos darle movimiento y ser metódicos en la revisión del mismo.

Además, será importante fijar «ventanas» en la jornada en la que revisaremos las bandejas de entrada de actuaciones (correo, helpdesk, etc.) para ir alimentando el sistema.

5. Hacer

Una vez tengamos claro qué vamos hacer en la jornada o en la semana, el siguiente paso es ponernos manos a la obra valorando el tiempo del que disponemos o el esfuerzo necesario para completar dichas tareas. ¿Y cómo priorizar? La prioridad no es únicamente un indicador vinculado al negocio, también depende de nuestra propia energía, el tiempo que disponemos o los recursos necesarios; combinando todas las variables planificaremos la jornada, la semana o el mes para llevar a cabo nuestros compromisos.

¿Y ahora qué?

Teniendo claro que el GTD es una ayuda y, por tanto, debemos verlo útil para nuestro trabajo, solamente nos resta ponernos manos a la obra y organizar todos los inputs que nos van llegando conforme a esta metodología.

3.2 Ver el conjunto para identificar las partes

La claridad nunca se encuentra permaneciendo en el plano confuso, debes dejar de pensar como lo estabas haciendo y elevar tu plano de vista.

Siempre que tu pensamiento se vuelva confuso, ambiguo o descentrado es preciso que apartes tu atención del nivel donde la tienes enfocada en ese momento y la lleves hasta un plano distinto. Si, por ejemplo, estás agobiado por el trabajo (acción), detente un momento y revisa tus planes. Si estás atascado planificando algo (organización), busca una pizarra o un papel en blanco y empieza a escribir ideas. Si estás intentando buscar nuevas ideas y no las encuentras (creatividad), intenta poner el foco en qué significaría el éxito de la tarea. Si es borrosa la imagen que tienes de tu objetivo (visión) vuelve a examinar tus motivadores (por qué lo estás haciendo).

Te será de gran ayuda tener siempre a mano tu planificación:

– Recordar cuál es la meta o el resultado que pretendes alcanzar.
– Enfocarte en cuál va a ser la siguiente acción que te va hacer avanzar hacia esa meta.

No todo vale aunque todo valga

El tomar distancia de las cosas nos permite aportar calidad a la planificación. El compromiso con la calidad final de algo proporciona un acceso único a la creatividad y a la inteligencia. Hay una fórmula muy sencilla de productividad: tratar de dar lo mejor de ti mismo en cualquier cosa que estés haciendo. Desde la actividad más pequeña hasta el objetivo más elevado, debe ser realizado lo mejor que pueda ser realizado.

Pero ¡cuidado! hemos dicho lo mejor de ti, no «lo que otros esperan de ti».

Transformarte en la mejor versión de la imagen que otros proyectan en tu persona no es solo una estrategia poco productiva a largo plazo, sino una auténtica traición a ti mismo. Y ya te advertimos: ¡nunca debes traicionarte a ti mismo!

No se trata de ser perfecto. Y, por supuesto, no se trata de ser el mejor. O de ser mejor que. Se trata de hacerlo lo mejor posible: tratar de ser el mejor nos lleva a caer en comparaciones donde se imponen el peso del ego, la crítica sin fundamento y la fórmula del ganar/perder.

Pero hacerlo lo mejor posible es una experiencia dinámica. Consiste en implicarse con tu vida y tu trabajo en el momento presente, con una actitud y una altitud de mira que resultan siempre renovadoras y refrescantes.

Debes preguntarte: «¿podría hacerlo mejor?».

Y ten mucho cuidado con las respuestas. Muchas de ellas serán rechazadas automáticamente en tu mente porque implicarían sacarte de tu zona de confort (recuerda que vimos ampliamente este concepto en temas anteriores).

Lo mejor que puedes hacer en este momento. La mejor salsa que puedas hacer con el tiempo y los ingredientes que tienes. La mejor reunión de trabajo con la información y los objetivos que quieras alcanzar. La mejor conversación frente a una taza de café. La mejor tarde de juegos junto a tus hijos.

Pero ¡cuidado! Te lo recordamos de nuevo porque es sumamente importante: lo mejor para ti, no lo mejor para nadie más. Tú eliges tu listón porque nadie te conoce, te quiere, te motiva y te perdona como tú mismo.

Preparado para cambiar de enfoque

Para que esto suceda, hay una sutil habilidad práctica para la vida que debería formar parte de las competencias de todos los profesionales: ¿estás preparado para cambiar de enfoque? ¿Qué capacidad tienes para crear un estado mental centrado, equilibrado, enfocado y preparado para el cambio?

La energía que gastan los asuntos sin resolver que deambulan por nuestra cabeza y agenda no te permitirán cambiar de estado fácilmente. Es como intentar echar una mirada panorámica a toda la marisma cuando estás hundiéndote en arenas movedizas. ¿Has reservado la energía necesaria para salir de allí?

«La mera formulación de un problema es mucho más esencial que su solución, la cual tal vez sea una simple cuestión de habilidad o matemática o experimental. Para plantear nuevas preguntas, nuevas posibilidades, para contemplar viejos problemas desde un nuevo ángulo, se requiere una imaginación creativa y eso es lo que marca los auténticos avances en ciencia».

Albert Einstein

La próxima vez que evalúes tus propios puntos fuertes y débiles, fíjate en esto. ¿Cuánto te cuesta cambiar de plano? ¿Eres capaz de tomar la decisión de frenar en el plano en el que estás y cambiar antes de encontrarte sin fuerzas para el cambio? Dentro de unos años te alegrarás de haber trabajado en esto.

3.3 Aceptar que el tiempo es limitado

Trabajar lo suficiente es imposible.

Ya está, lo hemos confesado. Es así. Relájate. No tendrás tiempo para todo, pero si tu tiempo es limitado ¿qué tal si empezamos a tomarnos en serio la planificación?

En el tema anterior vimos cómo podíamos salir de nuestra situación mental concreta y transcender por encima de ella desde un plano superior que nos ayude a visualizar el mapa completo y no solo el paisaje que en esos momentos está ante nosotros. En la administración del tiempo es necesario que puedas evaluarte a ti mismo, tus progresos, los aspectos a mejorar y cuáles son las técnicas más adecuadas. Hoy te mostraremos una herramienta práctica para poder plasmar gráficamente esta visión general.

 

Ejercicio práctico: la rueda de la vida

La rueda de la vida te ayudará a valorar tu grado de felicidad en los distintos apartados de tu vida. Necesitarás una hoja en blanco y hacer un círculo dividido en ocho sectores o bien imprimir la imagen que os adjuntamos.

Puntúa cada quesito de cero a diez con tu grado de felicidad a día de hoy. No hay un modo objetivo para puntuar cada área, se trata de una valoración personal. Si dudas, cierra los ojos y piensa: en una escala del cero al diez, ¿cómo de feliz me siento en esa área de mi vida?

Algunos ejemplos para el baremo

Financiera-económica

¿Tus ingresos te permiten llevar el nivel de vida que necesitas?

¿Estás conforme con el uso que das a ese dinero?

¿De qué o quién depende tu libertad económica?

Amor

¿Tienes pareja o la buscas en la actualidad?

¿Realmente eres feliz con tu situación actual?

¿Cambiarías aspectos de la comunicación con tu pareja?

¿Cambiarías aspectos de la sexualidad con tu pareja?

Modelo B: rueda profesional

Si solamente quieres aplicar esta rueda al ámbito profesional o bien adaptar los distintos «quesitos»(sectores) al ámbito que quieras estudiar.

Aplicación práctica a la planificación

Para esto, el segundo paso es hacer el mismo ejercicio pero preguntándote a dónde quisieras llevar esa área en el corto o mediano plazo (defínelo con claridad: si son meses, define cuántos). Lo ideal es que no sea a más de un año, un paso por vez y así tendrás mejores resultados.

Ejemplo: si mi salud la veo en 5, en el siguiente paso defino que quiero llevarla a un 8. Y así con cada una de las áreas, para tener un segundo trazado, en esta ocasión de mi cometa de vida deseada.

Realiza este ejercicio a solas, sé honesto contigo. No se trata de quedar bien. En los siguientes tres pasos iniciaremos el recorrido puntual de formulación de metas.

3.4 Poner el foco activa opciones

Hay ideas, planes e iluminaciones repentinas que no caben en ninguna de tus listas. Quizás creas que la idea se muy ambiciosa: «montaría mi propia empresa de…». Tal vez creas que no es el momento para hacerlo: «si tuviera 1.000 € ahorrados viajaría a…». O a lo mejor entra en conflicto con las tareas en las que estás realizando en este momento: «si no tuviera que…».

Para todas estas ideas, los aficionados al GTD tienen la lista de algún día, un lugar para reunir todas aquellas cosas que a lo mejor algún día quisieras hacer y que sí son importantes para ellos. No es lamentar «qué harías sí…», es agendar una serie de actividades resolviendo a la pregunta «qué debo hacer para…».

¿Cuándo fue la última vez que hiciste una lista así?

Casi todos creamos este tipo de lista después de Navidad. Pero no solo incluye los propósitos para año nuevo, también todos esos proyectos que tenemos a medias, ideas que nunca llevamos a cabo y sueños de futuro que conservamos sin el valor para ejecutarlos pero que nos negamos a olvidar.

Normalmente caen en el apartado «cuando tenga tiempo», pero ese apartado no suele llegar nunca. El problema no suelen ser las ideas o el contexto. El problema es la falta de un horizonte temporal que nos inspire a ponernos manos a la obra. Si cada proyecto toma exactamente el tiempo que se le asigna, es hora de asignarle una fecha límite a ese «algún día».

Cambiar el enfoque a lo realmente importante: tu lista de objetivos

La lista de objetivos no es una lista de tareas, es un recordatorio para no olvidar lo que te impulsa a caminar hoy. Puedes elaborar la tradicional lista al inicio del año, revisándola durante cada estación y tachar objetivos cumplidos y añadir nuevos objetivos que hayan surgido. O puedes hacerlo ahora mismo. Lo importante es que no dejes de hacer cosas porque el estrés diario hizo que las olvidaras o relegaras. La revisión regular te ayudará a recordar estas actividades, grandes o pequeñas, y el simple hecho de recordarlas debe inspirarte actuar.

Imagina qué mensaje te grabarías a ti mismo; un mensaje a tu «yo» del futuro en 10 o 20 años. Hoy tenemos dos ejercicio para ti. El primero es crear un mensaje personal, íntimo. No es necesario compartirlo con el resto de compañeros, pero piénsalo y escribe un pequeño boceto de qué aspectos clave contendría ese mensaje. Dedícate 5 minutos a pensarlo y darle forma en papel.

Como segunda actividad, esta vez pública, te invitamos a compartir con el resto de alumnos qué «ladrón de tiempo» te gustaría eliminar de tu vida y qué «actividad que verdaderamente te importa» te gustaría que lo sustituyera.

3.5 Ocuparse en lugar de preocuparse

Jamás confundas estar ocupado con estar estresado.

Tal vez no existe un factor que más afecte el manejo del tiempo que el estrés, tanto a favor como en contra, y dependiendo de la personalidad de la persona, su fortaleza mental y la técnica que utilice para manejar los nervios, la angustia y el estrés.

Teniendo en cuenta que el estrés es la concentración de energía que puedes utilizar en la labor que estás desempeñado para que alcances mejores resultados, o te puede distraer y dispersar, ocasionando pérdidas de tiempo inesperadas, por desenfoque y hasta parálisis de tu actividad, es muy importante que revises las siguientes tácticas que te voy a dar para que asumas el estrés como una oportunidad para mejorar el manejo del tiempo en lugar que verlo como un impedimento.

La angustia hace su aparición cuando el exceso de trabajo impide que puedas cumplir en calidad y tiempo. Para ello, existe la alternativa de distribuir las cargas de trabajo entre las personas que conforman el grupo, pero primero debes aprender a delegar, desear hacerlo y no creer que debas asumir todo tú solo.

Cuando se trabaja con calidad, te sientes bien y reduces el estrés de los reprocesos, las malas calificaciones, las quejas y el desperdicio de recursos y tiempo. Por ello, sigue el consejo de que es mejor reducir algo la velocidad hasta que puedas controlar y administrar la calidad.

El descanso no solo es necesario, sino indispensable para que el manejo del tiempo se dé, la calidad del trabajo sea una constante y no sufras de estrés producto del exceso de trabajo. El rendimiento solo se puede mantener cuando logras equilibrar tu vida personal y profesional, y dentro de ellas dejar espacio para el descanso.

Ante esta situación puedes adoptar dos soluciones. La primera es empezar a culpar a los demás. Puedes tratar de hacerles ver que por atender las cuestiones que te plantean no has podido conseguir lo que tú pretendías. La segunda es reconocer que la culpa es exclusivamente tuya, y que si no lo has hecho ha sido porque no le has dado la prioridad necesaria. Te has dejado llevar por la «corriente» y has decidido atender todo lo que se te ha presentado, sin considerar si estaba o no en sintonía con tus objetivos.

Si tu actitud se corresponde con la primera solución es posible que acabes desahogándote con alguien, pero no solucionarás el problema. No conseguirás nada más que un desahogo, y en ningún caso la solución al problema de referencia. Hasta que no te des cuenta que el problema es exclusivamente tuyo y empieces a entender que la solución pasa por empezar a gestionar tu tiempo para que tu acción esté siempre enfocada hacia tus objetivos, no solucionarás el problema.

Llegado a este punto es imprescindible que seas muy sincero y que aprendas a buscar alternativas a las tareas que estás realizando actualmente y que no están en sintonía con lo que tú necesitas alcanzar. Todas esas cuestiones, efectivamente, pueden ser importantes para la buena marcha de la empresa, para el trabajo de las personas que te rodean, etc. Sin embargo, es muy posible que tú no seas la persona adecuada para estar al frente de todo eso. Si entregas tu tiempo a los demás, acabarás encontrando que los objetivos que se quedan sin cumplir son precisamente los tuyos.

¿Qué soluciones podríamos aportar para solucionar esta situación?

1. Comprométete a invertir tu tiempo únicamente en aquellas cuestiones que estén alineadas con tus objetivos/metas

Todas aquellas cuestiones que se te planteen y que no estén directamente relacionadas con los objetivos que pretendes alcanzar deberás buscar una solución alternativa, que podría ser: a) Analizar si muchas de las cuestiones que se te plantean podrían ser fruto de una falta de procedimiento. Si este es el caso, la solución pasaría por establecer unos procedimientos robustos que reduzcan la improvisación de muchas cuestiones, y que ayuden a las personas de tu entorno a desarrollar la acción necesaria sin tu participación. Así, la dependencia de tu equipo de ti será menor. b) Delegar: debes tratar de delegar todas aquellas cuestiones que no estén enfocadas con tus objetivos o que puedan ser resueltas por algún miembro de tu equipo. c) Analizar la capacidad y responsabilidad que tienen asumidas los miembros de tu equipo. Si encuentras que las personas que te rodean no son capaces de solucionar muchas de las cuestiones que necesitas, es muy posible que debas plantearte invertir en su formación, o realizar algún cambio en el equipo.

2. No empieces nunca una jornada laboral sin haber determinado al inicio de la misma cuáles son las «tareas clave» que necesitas resolver

Esta es la base de cualquier sistema de planificación.

3. Asigna espacios de tiempo muy específicos (ventanas de tiempo) dentro de la jornada de trabajo para el desempeño de esas tareas clave

Quizá puedas ayudarte de un buen planificador que te ayude a poner orden en tus tareas y acciones.

4. Haz partícipe a tu equipo de que durante esas «ventanas de tiempo» que te has planteado para resolver esas «tareas clave»

Deben respetar tu concentración, tratando de evitar cualquier interrupción innecesaria.

5. Agrupa todas las tareas de una misma tipología para poder realizarlas conjuntamente

Si identificas que necesitas realizar 10 llamadas, es mejor que las hagas todas seguidas, una detrás de la otra. Te ocupará mucho menos tiempo y serás más productivo. Trabajar con una lista de tareas cerrada (por ejemplo, realizar esas 10 llamadas o responder por la tarde los 14 e-mails que has recibido durante la mañana) te ayudarán a ser más productivo. No vas a realizar cualquier llamada o responder cualquier e-mail, sino los que previamente has identificado que deben quedar resueltos.

6. No olvides la aplicación de la Ley de Pareto a la gestión del tiempo

Recuerda siempre que, al final, el 80% de tus resultados dependen del 20% de tus acciones. Debes aprender a ser muy selectivo en tu acción.

7. Aprende a decir AHORA NO

Esta puede ser una clave importante en la gestión de tu tiempo. Si aprendes a decir AHORA NO podrás mantenerte concentrado en las tareas importantes que tienes planificadas, dejando para un momento posterior todo aquello que vaya surgiendo de forma espontánea. El AHORA NO también te permitirá agrupar las tareas para realizarlas con posterioridad de forma conjunta en el procedimiento de lista cerrada que explicábamos en el punto 5.

Nos gustaría conocer si te sientes identificado con la situación que describimos en este artículo. Si te encuentras en una situación similar, haznos llegar tu comentario y aporta cualquier clave o idea adicional que pueda ayudar a mejorar.

4.1 El valor de tus ideas

No somos máquinas, somos talento. La gestión del tiempo no es gestión de la cantidad, es gestión de la calidad.

Durante esta semana entraremos en profundidad en el concepto: «afilar el hacha». Es decir, en ese momento en el que te sientas a optimizar o redirigir el sentido de tu agenda.

Vivimos el fin de la era industrial y el inicio de la era del talentismo (aunque muchos quieran seguir viendo a los trabajadores como máquinas). En este momento de transición sufrimos todavía los defectos de los sistemas obsoletos del pasado: en la educación, en la economía, en la política… Mientras estas instituciones se renuevan, los ciudadanos también han de adaptarse a los cambios y convencerse de que el mundo podría ser un lugar mejor. Solo depende de nosotros.

A veces creemos que para cambiar nuestra realidad es necesario crear un cambio tan gran que no podremos realizarlo. Vemos la gran escalera ante nosotros, retándonos, y decimos: imposible. Pero si prestamos atención, cada escalera se compone de pequeños escalones a los que sí podemos hacer frente.

Cada camino se compone de pasos que debemos, podemos y sabemos dar. Muchas veces, al planificar nuestra vida, estructurar nuestra empresa o nuestra carrera profesional vemos la escalera a la que queremos enfrentarnos pero olvidamos esos pequeños escalones que la componen.

Muchos de vosotros también nos habéis comentados vuestro temor por no ser capaces de crear una agenda interesante o de vuestra capacidad para poder llevarlo a cabo. Los motivos y excusas que nos planteáis son muy variados. Pero siempre os alentamos a reflexionar sobre vuestras palabras porque sabemos que si estáis aquí, si estáis haciendo este curso gratuito, vuestras ganas de hacer algo distinto son tan fuertes como lo es un elefante. Solo que somos elefantes a los que un día enseñaron que no se pueden cambiar las cosas.

La creatividad se enlaza con la felicidad, porque no solo brinda herramientas para mejorar o transformar la propia cotidianidad, sino también el poder de construirse a sí mismo. La creatividad libera la fuerza interior que hay en todo ser humano.

Las personas creativas difieren las unas de las otras en muchos aspectos, pero en uno son unánimes: todas aman lo que hacen. No es la esperanza de lograr un objetivo lo que las conduce; en vez de eso, disfrutan del camino o de las actividades que se realizan para alcanzarlo.

Al igual que la inteligencia y otras aptitudes humanas, la creatividad puede fomentarse o ser coartada, según sean positivas o negativas las influencias del entorno sociocultural que nos rodea.

Fomentar la creatividad en los niños desde que nacen les ayuda a expresarse por sí mismos, desarrollar su pensamiento abstracto, resolver problemas, relacionarse mejor con los demás… La clave está en respetar sus tiempos de aprendizaje y darles libertad para que desarrollen su imaginación.

La mejor gestión del tiempo: vivir el presente

Saca la basura de tu mente. Basura es todo aquel pensamiento que te distraiga de lo que realmente importa: estar presente plenamente en este momento, aquí, ahora. Cuando por fin vivas el presente te sorprenderá todo lo que puedes hacer y lo bien que lo haces. El viaje es lo que nos da la felicidad, no el destino.

Según el guía Sócrates, hay tres reglas que llevar en la mochila para emprender el camino de la felicidad. Estas reglas son:

1. La Paradoja

La vida es un misterio basado en opuestos, pero nuestro objetivo es sentirla, no entenderla.

2. El Humor

No pierdas el sentido del humor. Ante cualquier situación y ante ti mismo.

3. El Cambio

Acepta la naturaleza del mundo: no hay nada que perdure.

Un pequeño ejercicio: escribe tu agenda dentro de 5 años

Un ejercicio interesante para animarnos a la gestión del cambio positivo en nuestra planificación es utilizar un cuaderno especial dedicado a escribir vuestra biografía. La pasada, la presente… y lo que es más importante: la futura. Planificar una vida que merezca ser vivida y atreverse a vivirla. A veces, poner sobre el papel pensamiento e intenciones nos ayuda a visualizar deseos y guiarnos hacia ellos.

¿Cómo me gustaría que fuese mi día a día dentro de 5 años? ¿Y dentro de 10?

En serio, no solo lo pienses. Escríbela y deja tus anotaciones en algún lugar visible. El siguiente paso es caminar hacia ello, sin miedo, escalón a escalón.

4.2 La creatividad requiere tiempo

«Una corazonada es la creatividad tratando de decirte algo».

Frank Capra

En este mundo de constantes cambios impredecibles la creatividad se ha convertido en un tema de estudio de psicólogos, pedagogos e incluso emprendedores. Nuestros problemas son cada día más diversos y su complejidad aumenta sistemáticamente. Pero ¿qué tiene que ver el tiempo con la creatividad? Quizás estos expertos en la materia puedan ayudarnos:

El nivel de competencia exige un pensamiento distinto que ofrezca soluciones de cambio social. Hoy, la creatividad representa una característica de fundamental interés para todo el mundo. Otro mundo es posible, pero debemos diseñarlo.

A partir de su estudio, la creatividad ha quedado desacralizada, desmitificada y se ha democratizado. Como veíamos en un vídeo de temas anteriores, ahora sabemos que no se debe a una inspiración divina. Hoy se va imponiendo un significado de la creatividad más accesible a todos y, sobre todo, una virtud susceptible de ser desarrollada. Casi todos tenemos claro qué es lo que «no nos gusta», pero la generación de alternativas viables requiere de valor e innovación social, que no es otra cosa que la creatividad aplicada a un cambio real y sostenible.

El reino de la creatividad es amplio y polifacético; se abre para todos la esperanza de expresarse y de resolver problemas a través de pequeñas y grandes creaciones de todo tipo. Debemos valorar no solo las grandes creaciones trascendentes y excepcionales, sino también las actividades cotidianas modestas tan necesarias para la vida laboral, social e individual.

Cuando se le da una lista a la gente preguntándole acerca de la mejor descripción de lo que disfrutan hacer más, la respuesta más frecuentemente elegida es el «crear o descubrir algo nuevo». Por tanto, la evidencia sugiere que por lo menos hay un grupo de gente que disfrutaría descubriendo y creando sobre todo lo demás.

Sin embargo hay otra fuerza que nos motiva y es más primitiva y más poderosa que la tendencia a crear: la fuerza de la entropía. Esta también es un mecanismo de supervivencia construido en nuestros genes por la evolución. Nos da placer cuando estamos cómodos, cuando estamos relajados, cuando podemos sentirnos bien sin gastar energía. Sin este regulador interno podríamos agotarnos fácilmente y dejar de tener las suficientes reservas de fuerza, grasa corporal o energía nerviosa para enfrentarnos a lo inesperado.

Todos nosotros somos atraídos entre estos dos polos opuestos de instrucciones programadas en el cerebro. En muchos individuos la entropía parece ser más fuerte y disfrutan la comodidad más que el desafío del descubrimiento. Unos pocos son más reactivos a las recompensas del descubrimiento. A menos que haya la suficiente gente motivada por el placer que proviene de enfrentarse a los desafíos, no se puede dar la evolución de la cultura, ni el progreso en los pensamientos o sentimientos. Así que es importante entender mejor en qué consiste este placer y cómo la creatividad lo puede producir.

Creatividad en la gestión del tiempo

Ciertas personas dedican muchas horas a la semana a su afición favorita sin ninguna recompensa de dinero o fama. Lo que los mantiene motivados es la calidad de la experiencia que sienten en ese momento. Este sentimiento, a menudo, incluye esfuerzos dolorosos, arriesgados, que presionan la capacidad de la persona, pero también implica un elemento de novedad y descubrimiento. Se trata de las llamadas experiencias «flujo», un estado de conciencia que consume poco esfuerzo, aunque está altamente focalizado. Y las descripciones no varían mucho según cultura, género o edad.

En los casos estudiados, casi todas las personas mencionan ciertos elementos clave en sus impresiones sobre esta experiencia placentera:

– Distorsión del sentido del tiempo: generalmente, en el estado de flujo nos olvidamos del tiempo y las horas pueden pasar en lo que parecen ser unos pocos minutos. También puede suceder lo contrario: un instante parecer una eternidad de sensaciones. Nuestro sentido de cuánto tiempo transcurre depende de qué estamos haciendo.

– Hay metas claras en cada paso del camino: en el estado de flujo siempre sabemos lo que debemos hacer.

– Hay un feedback inmediato a las propias acciones: en un estado de flujo sabemos lo bien que lo estamos haciendo. Mantener el flujo en el contexto de una sociedad indiferente puede ser difícil. Evidentemente, aquellos individuos que continúan haciendo un trabajo creativo son aquellos que pueden darse feedback a ellos mismos, sin tener que esperar recibirlo de los expertos.

– Hay un equilibrio entre los desafíos y las habilidades: sentimos que nuestras habilidades están bien ajustadas a las oportunidades de acción. En el día a día, a veces sentimos que los desafíos son demasiado altos para nuestras habilidades o que nuestro potencial es mayor que las oportunidades para expresarlo.

– La acción y la conciencia están unidas: en la experiencia de cada día nuestras mentes a menudo están separadas de lo que hacemos. En estado de flujo, nuestra concentración está enfocada en lo que hacemos. Hay coherencia de pensamiento y valores. Una mente unificada es requerida para el ajuste cercano entre los desafíos y las destrezas, y se hace posible por la claridad de las metas y la constante disponibilidad de feedback.

– Las distracciones son excluidas de la conciencia: somos conscientes solo de lo que es relevante aquí y ahora. El flujo es el resultado de la concentración intensa en el presente, la cual nos alivia de los temores usuales que causan depresión y ansiedad en la vida diaria. Las distracciones interrumpen el flujo y puede tomar horas recuperar la paz mental necesaria para continuar con el trabajo. Cuanto más ambiciosa sea la tarea, más tiempo tomará que uno se sumerja en ella y más fácil será distraerse.

– No hay miedo al fracaso: estamos demasiado envueltos como para estar preocupados por el fracaso. Sabemos lo que debe ser hecho y nuestras destrezas son potencialmente adecuadas a nuestros desafíos. Si el desafío se vuelve muy grande (se pierde el equilibrio), un sentimiento de frustración puede transformar el placer.

– Disminución de la autoconciencia: en estado de flujo estamos demasiado envueltos en lo que hacemos como para preocuparnos acerca de proteger el ego. Paradójicamente, el Yo se expande a través de actos de auto olvido.

– La actividad se vuelve un fin en sí misma: mucho de lo que hacemos no es solamente por placer, sino para lograr una meta. En muchos sentidos, el secreto de la felicidad es aprender a obtener el flujo de casi todo lo que hacemos, incluyendo el trabajo y las labores familiares. Si casi todo lo que hacemos vale la pena hacerlo por sí mismo, entonces no hay nada desperdiciado en la vida. La meta es el camino.

Para hacer en casa

En este genial vídeo creado por TO-FU nos sugieren 29 factores para apoyar nuestra creatividad. Estas son las recomendaciones y nuestra propuesta para el factor 30:

1. Elabora listas.
2. Llévate un cuaderno de notas a todas partes.
3. Practica la escritura libre.
4. Aléjate del ordenador.
5. Deja de castigarte a ti mismo.
6. Relájate.
7. Canta en la ducha.
8. Toma café.
9. Descubre nueva música.
10. Mantén una actitud abierta.
11. Rodéate de gente creativa.
12. Escucha.
13. Colabora.
14. No te rindas.
15. Practica, practica, practica…
16. Permítete cometer errores.
17. Viaja a lugares diferentes.
18. Enumera tus virtudes.
19. Descansa adecuadamente.
20. Asume riesgos.
21. Rompe las reglas.
22. No fuerces las cosas.
23. Lee una página/palabra del diccionario.
24. Crea tu propio esquema (briefing, proyecto, plan…) de trabajo.
25. Deja de intentar ser perfecto.
26. ¿Tienes una idea? Anótala.
27. Mantén ordenado tu espacio de trabajo.
28. Diviértete haciéndolo.
29. Acaba lo que empiezas.
30. MOTIVA E INSPIRA A OTROS, COMPARTE TU CREATIVIDAD.

4.3 No te resistas al cambio

Pon en valor tu deseo de cambio.

Piensa en algún problema que tengas en este momento. Allí donde tenemos problemas, normalmente suele haber un problema de creencias. Si queremos cambiar algún aspecto de nuestra vida, hemos de cambiar nuestras creencias, ya que con nuevos pensamientos generaremos nuevas emociones y con nuevas emociones recogeremos nuevas acciones y, finalmente, nuevos resultados.

Para cada problema, diseña una solución. Y si no hay solución, si realmente no tiene solución… entonces no es un problema, tan solo una circunstancia.

No dar por hecho las cosas te convierte en una persona libre. Cada vez que dejas de dar por hecho que algo tiene que ser de determinada manera eres un poco más libre. Cada vez que actúas para comprobar si algo podría ser de otra manera, te alejas de tus condicionamientos y, por tanto, empiezas a ser un poco más tú. Dejas de ser esclavo de tu agenda y empiezas a ser su dueño.

El Cambio (The Shift) no es una gran película pero nos sitúa delante de un espejo para vernos a nosotros mismos. El escritor, conferenciante y filósofo contemporáneo Wayne W. Dyer explora el viaje espiritual que hacemos en la segunda mitad de nuestra vida, cuando buscamos un propósito que dé sentido a nuestra existencia y en el que aportamos una contribución única y personal al mundo.

Dejar de asumir algo en la vida cotidiana es algo tan sencillo como pedir eso que piensas que nunca te dirán que sí y simplemente comprobar y esperar a ver qué sucede. Quizá estabas en lo cierto, pero al menos ahora ya estás seguro, ya no es una suposición. ¿De verdad tienes que hacer todas esas cosas que te desagradan? ¿De verdad no puedes hacer todas esas cosas que te gustaría hacer?

Los estudios dicen que nos hace mucho más daño lo que creemos que sabemos pero que no es así que lo que desconocemos.

En ocasiones la vida nos acontece con momentos inesperados, cosas que nos suceden o descubrimientos que nos generan un punto de inflexión. La gestión del tiempo también es esto: planificar el cambio o estar preparado para él.

4.4 ¿Cuándo das lo mejor de ti?

¿Cómo haces las cosas cuando las haces lo mejor que sabes?

En los temas anteriores hemos visto cómo las dificultades en la gestión del tiempo están provocadas especialmente por:

• Falta de identificación en que va a ser usado el tiempo.
• No determinar las principales vías de pérdida de tiempo.
• Ausencia en la planificación el día y las tareas.

Y hoy queremos sumar una muy importante:

• Ignorar los propios biorritmos.

Hay días que, por muchas horas que pasas en la oficina, cuando sales tal vez tengas la sensación de no haber hecho nada y eso que no has parado en ningún momento. ¿No te ha pasado esto nunca? La verdad es que es un poco frustrante, porque son días en los que sientes que has sido muy poco productivo.

Todos nos hemos preguntado alguna vez el motivo de nuestros altibajos. Sin saber por qué, algunos días nos encontramos muy bien y otros nos encontramos mal sin haber hecho nada en especial para conseguirlo. Quizás la respuesta la tengamos en los biorritmos propios del cuerpo humano.

El ser humano tiene ritmos que marcan la vida, algunos son evidentes, pero hay otros que no, como son los llamados biorritmos. Estos últimos hacen que nuestras glándulas endocrinas tengan un funcionamiento fluctuante con altibajos regulares, de modo que determinadas funciones de nuestro organismo «a veces están bien y a veces están mal».

Sabiendo esto, parece lógico intentar ser amables con uno mismo y adaptarse a este ritmo interno. De hecho, lo deseable sería que cada cual pudiera trabajar cuando más a gusto se sintiera. Aunque, claro, no siempre podemos elegir nuestro horario, pero dentro del mismo (y si disponemos de esa libertad), lo ideal sería observarnos a nosotros mismos y descubrir en qué momento estamos más despejados de toda la jornada para, en ese momento, llevar a cabo las tareas clave del día.

Y en otros, cuando estemos más bajos de energía o menos despejados, trabajar en las tareas más rutinarias o que necesiten menos esfuerzo por nuestra parte.

Te preguntarás: «Y si pudiera, ¿sería bueno que trabajara toda la noche?»

La verdad es que no. Aunque tu trabajo te lo permitiera, está comprobado que los ciclos vitales en conjunto son válidos para todos. Bien es verdad que hay quien funciona mejor por la mañana y quien lo hace por la tarde. Pero los tiempos de sueño y vigilia deberían ser acordes al día y la noche.

Aunque, como hemos dicho, dentro de lo que es el día tenemos que descubrir cuándo estamos con las pilas más cargadas y trabajar en los asuntos clave en esos momentos. Y no solo en el trabajo. Por ejemplo, sería ridículo quedar con un amigo para desayunar y charlar un rato el sábado a las 9 de la mañana si odiamos madrugar y lo que nos gusta es quedarnos hasta tarde por la noche. No aprovecharemos la cita ni le daremos lo mejor de nosotros.

Conocerse bien a uno mismo para actuar en consecuencia es importante. Analizar en qué situaciones nos encontramos a gusto y en cuáles no es clave para aceptar unas y rechazar otras.

Generalidades sobre los biorritmos

El sistema de biorritmos calcula 3 ciclos básicos en la vida de todas las personas, ciclos que comienzan al momento de nacer. Un primer ciclo de 23 días, denominado ciclo físico; un segundo de 28 días, el emocional; y un tercero de 33 días considerado como intelectual.

Ciclo físico

Influye en factores físicos. Incide en las condiciones del cuerpo y su energía. Los aspectos que debemos tener en cuenta en este ciclo son los relacionados con el cuerpo humano, como la coordinación, la fortaleza física, la resistencia, los reflejos, la vitalidad, el cansancio, el descanso o la relajación.

Ciclo emocional

Influye en nuestros estados emocionales. Los aspectos a tener en cuenta en el ciclo emocional serían aquellos relacionados con la sensibilidad de las personas, como la alegría o el buen humor, la creatividad o la habilidad creativa, la energía moral o las facultades intuitivas, entre otras.

Ciclo intelectual

Influye en nuestra agudeza mental. Los aspectos que tendremos en cuenta en este ciclo serán aquellos que se relacionen con la capacidad intelectual como, por ejemplo, la comprensión, la adaptabilidad, la lógica, el ingenio, el juicio, la concentración, la memoria, la vigilancia, el aprendizaje, el razonamiento o la capacidad de cálculo, entre otros.

Descubre tu cronotipo

El cronotipo es un concepto relacionado con los ritmos circadianos o, lo que viene a ser lo mismo, con nuestra forma de adaptarnos a la luz, a la temperatura y a otros ciclos biológicos ambientales. Es, en suma, la razón por la que a algunas personas les cuesta madrugar y otras, sin embargo, nunca ven el momento de irse a la cama. Cada uno de nosotros sabe si funciona mejor a primera hora de la mañana o a última de la noche. La diferencia estaba clara en la época de estudiante: si eras de los que madrugaba para estudiar, eras alondra; si te quedabas hasta tarde, búho.

La ciencia utiliza un símil relacionado con las aves para distinguir entre las personas matutinas (alondras), verspertinas (búhos) o aquellas que no tienen un patrón especialmente acusado, ni diurno ni nocturno, a las que se les llama colibrís.

Alondra

Cronotipo temprano. Personas que se levantan muy temprano, a menudo sin necesidad de despertador y alcanzan su máximo de productividad hacia mediodía. Sobre un 10 % de la población pertenece a éste tipo.

Búhos

Cronotipo tardío. Su máximo nivel de alerta les llega hacia las seis de la tarde y son muy productivos de noche —no se acuestan antes de las 3 si pueden evitarlo—. Estos sí necesitan un despertador y suelen tomar bastante café debido a la deuda de sueño que arrastran durante el día. Un 20% de seres humanos se encuentra en este extremo.

Colibrí

El resto de los seres humanos, el 70 %, se ajustan mejor al ciclo noche-día. Dentro de estos los hay cercanos a ambos extremos, unos más cerca de los búhos y otros de las alondras como veréis en el cuadro al final del test.

¿Y en el trabajo?

Los estudios anteriores habían demostrado que dar cierta flexibilidad de horarios a los trabajadores les hacía más felices y productivos, lo que teóricamente resultaba beneficioso tanto para el empleado como para la empresa. Este es el motivo por el que algunas empresas como Google o Microsoft dejan que los empleados trabajen desde casa o ajusten sus horarios de acuerdo con sus responsabilidades personales, como llevar a los niños a la escuela por la mañana.

Aunque el estudio no tuvo en cuenta el sexo de los participantes, parece que las mujeres se ven más negativamente afectadas por esta parcialidad. Esto se debe a que hay más mujeres que se quedan en casa para cuidar a sus hijos y asumen un peso desproporcionado en las tareas del hogar, según un informe de 2013 del Bureau of Labor Statistics. Los estudios han mostrado que las mujeres aprovechan más la posibilidad de trabajar desde casa y que sus carreras suelen verse más perjudicadas por no estar tan presentes en la oficina.

Ejercicio práctico

El día es muy largo y todos tenemos unas horas en las que somos más productivos que en otras. Hay que buscar esas horas y organizarlas en el tiempo para sacarles el máximo partido. La cuestión es, ¿cuáles son mis horas más productivas?

1. Haz un registro durante tres días para ver qué es lo que haces a lo largo  del día

Durante esas 72 horas, cuando estés en el trabajo, programa una alarma cada 1-2 horas. Cuando suene, haz rápidamente este seguimiento:

• La hora exacta del día.
• La tarea en la que estás trabajando.
• ¿En qué momento te has sentido más productivo?, siendo el 100 % el momento más productivo y 0 % los momentos en los que estás haciendo grandes esfuerzos para trabajar.
• ¿Cómo es el esfuerzo, en una escala de uno a 10?, siendo 10 «sin ningún esfuerzo» y 1 «muchísimo esfuerzo».

Repite este proceso hasta el final de la jornada de trabajo y durante los siguientes dos días.

2. Después de los tres días, analiza los datos

Así verás cuándo tienes las horas más productivas y las menos. Por ejemplo, tal vez identifiques que por las mañanas, de 9 a 13, eres muy productivo y te da tiempo a hacer más cosas que en cualquier otro momento del día. De 13 a 16 eres muy poco productivo y te das cuenta de que te cuesta mucho concentrarte y de 16 a 18 tienes una productividad normal.

3. Una vez que tienes los datos, úsalos con inteligencia

Haz el trabajo importante y que requiera más concentración y atención en tus momentos productivos, y deja el resto de tareas para momentos de menor concentración. Eso hará que tu productividad aumente y que te sientas más satisfecho al ver que haces y acabas más cosas (el truco está en acabar no en empezar y dejar a medias).

4. Conoce en qué pierdes el tiempo

Son esas tareas que supuestamente te iban a llevar 10 minutos y, sin darte cuenta, has perdido media mañana con ellas. Suelen ser tiempos que pasas en internet y redes sociales, o esos cafés que eran de 5 minutos y se convierten en media hora… Averigua cuánto tiempo empleas al día en esas actividades, los resultados te sorprenderán.

En la agenda normalmente anotamos cuánto va a durar una actividad, pero conocernos un poco mejor nos puede ayudar, además, a marcar o señalar cómo de productivos seremos o esperamos ser durante esa actividad.

Ahora lo sabemos. No es solo cuestión de cantidad, también de calidad.

4.5 Define un único responsable

«Al fin y al cabo somos lo que hacemos para cambiar lo que somos».

Eduardo Galeano

¿Y qué su sucede cuando la gestión también depende de otros? Cuando la responsabilidad de una acción está repartida entre varios, el descontento por los progresos se ve a menudo amortiguado y la percepción de los detalles relevantes embotada. La responsabilidad compartida solo funciona cuando al menos una de las personas asume una responsabilidad total.

Es normal asistir en las reuniones de trabajo a una metodología tóxica en la que la productividad pasa a un segundo plano y el orgullo el primero. Cada miembro de la reunión espera su turno de intervención para dar lecciones y decir a los demás cómo deberían hacer su trabajo o justificar por qué a causa de problemas externos no puede desarrollar el suyo.

Pero la solución no consiste en dejar de reunirse o genera una cadena de mando totalmente jerarquizada. En un grupo, las reglas surgen normalmente por falta de claridad o de confianza en los principios. Cuando sabes que alguien está comprometido con unos principios, puedes darle la libertad de decisión y de comportamiento. Si no existe este compromiso, debes controlarlo con regulaciones detalladas, lo que a la larga supone un gasto mucho mayor de tiempo y energía.

Consejos para la gestión del tiempo en equipos

Por tanto, aprender a trabajar en equipo es esencial para gestionar bien nuestro trabajo, nuestra vida o nuestra agenda. Sin embargo, la formación en habilidades colaborativas suele ser muy limitada en los planes de estudio. Te dejamos algunos de los principios que Amalio Rey, experto en inteligencia colectiva, recomienda:

Lo individual vs. lo colectivo

Gestionar bien la tensión natural que siempre existe entre lo individual y lo colectivo es quizás el desafío más complejo de los procesos colaborativos. Nunca se consigue el punto óptimo. Basta con lograr un grado razonable de equilibrio inestable

Elección de los proyectos

Hay unos tipos de problemas que se benefician más de las lógicas colaborativas que otros. Conviene elegir desafíos que tienen un potencial de solución colectiva, donde el grupo puede mejorar el rendimiento de los expertos trabajando de forma individual.

Competir y colaborar

Son verbos compatibles, pero solo si se articulan de forma secuencial: primero competir a escala individual para perfeccionar las mejores ideas y buscar una sana diferenciación; y después conectar esas perspectivas individuales para que mejoren colaborativamente. A mí me gusta bastante esa combinación «en dos tiempos» que apela a lo lúdico desde ambas perspectivas.

Disfrutar del proceso

El proceso es tan importante como el resultado. La colaboración que mejor funciona es aquella que pone el foco en el proceso como fuente de disfrute y aprendizaje, evitando generar estrés por los resultados.

Saber escuchar

Los participantes deben poner en valor la premisa de suponer útil e interesante la información aportada por el resto de los miembros del grupo. Hay que entrenarse en prestar una atención de calidad a otras opiniones.

Confianza

Sin confianza es imposible un proceso sano de colaboración. Para confiar hay que desaprender, y lo primero que se tiene que hacer es empezar confiando.

Feedback

Concebir mecanismos de retroalimentación es clave para el aprendizaje, y este para que los participantes disfruten del proceso. Recibir feedbacks positivos puede ser adictivo.

Poder y estatus

El grupo debe entrenarse para adoptar lógicas P2P, desactivando factores de poder y estatus que puedan contaminar el proceso de agregación de opiniones.

Persistencia

El éxito de la colaboración depende más de la perseverancia, de ser constantes en el proceso, que de la creatividad. Los resultados significativos suelen tardar en llegar y esto requiere un mínimo de sistematicidad en los esfuerzos.

La tecnología es solo un medio

La colaboración necesita dinamización y estrategia. La clave está en las personas. Los soportes tecnológicos no son un fin, sino un medio; aunque si se eligen mal pueden echar a perder un buen proyecto.

Reciprocidad

La colaboración sana implica un reparto equitativo y justo de los resultados. Los participantes deben estar dispuestos a dar y recibir. Si los retornos no se distribuyen de forma equilibrada, la voluntad de colaborar se resiente.

Ser inclusivos

En un equipo colaborativo deben participar todas las personas y agentes que puedan verse afectados por los resultados, incluso los que más resisten al cambio, siempre que estén dispuestos a respetar los principios de funcionamiento colectivo del grupo.

Un marco común de razonamiento

El grupo debe consensuar unas premisas y un marco común de referencia para el análisis (una common praxis) que le permita saber qué busca, cuál es la «respuesta correcta» y cuándo se consiguen progresos en la solución del problema.

5.1 Tu agenda debe funcionar mejor que tu memoria

No puedes engañar a tu mente, pero sí agotarla.

Como vimos en semanas anteriores, nuestra mente es una experta en gestión. Sacar todo lo que llevas en la cabeza y tomar decisiones acerca de lo que significa para ti y acerca de lo que debes hacer para lograr progresos dará una gran libertad a tu mente.

Todas las personas que lo hacen de manera sistemática sienten que su enfoque mental e intuitivo se aclara y se eleva. Ven y experimentan las cosas desde una nueva y saludable perspectiva.

Realizar un trabajo inteligente proactivo (pensar, decidir y categorizar) y establecer un sistema de gestión personal bien organizado para gestionar los resultados es como contratar a un fabuloso asistente ejecutivo para ti solo que te deje libre para hacer las cosas realmente importantes en las que quieres centrar tu atención. Una vez que todos tus proyectos y acciones relacionadas han sido clarificados y definidos, es preciso mantener dichas listas completas y actualizadas. Para conservar las ventajas de la claridad mental y de una mayor capacidad de respuesta, para mantener el equilibrio y seguir concentrado en las auténticas oportunidades es esencial que cuides y alimentes a tus sustitutos para los compromisos que siguen ahí: tus listas.

A lo largo del los años hemos descubierto que lo que llamamos revisión semanal (mantenerse al día con tus tareas de recopilación, procesamiento y organización) es el hábito más crucial para garantizar que ese control relajado se convierta en un estilo de vida en lugar de una experiencia excepcional. Parece haber algo en nuestra psique que encaja bien en un ciclo de operativa. Cada siete días más o menos debemos interrumpir por un momento nuestras ocupaciones para resolver en el próximo periodo corto de tiempo.

Es la clase de revisión funcional que muchos no comprenden: tener una agenda explícita y bien organizada no es suficiente para sacarla de tu cabeza. Es posible hacer callar a nuestra mente, pero para eso hay que dedicar parte de nuestro tiempo semanal a practicar cómo hacerlo o, incluso, aprender a meditar:

Nuestro ritmo de vida nos empuja a hacer demasiadas cosas al mismo tiempo, casi de forma automática, sin que nos dé tiempo a pensar a qué nos dedicamos realmente. Un grupo cada vez más numeroso de psicólogos insiste en la necesidad de recuperar lo que se conoce como mindfulness o atención plena. En definitiva: prestar atención de forma consciente al momento presente.

El concepto de mindfulness es una creación moderna que se empezó a utilizar hace 30 años para dar cabida a ciertos pensamientos budistas, dejando al margen su contenido religioso. Se trata de prestar atención. Estamos todos muy distraídos, hacemos muchas cosas a la vez y se trata de un problema que se acreciente cada vez más debido a la tecnología.

Estos son los consejos claves que calmarán nuestra mente

1. Reconocer el nerviosismo y encauzarlo hacia la calma

Es fácil perder el control de tus sentimientos cuando estás disgustado. Date cuenta de tus sentimientos y exprésalos. Por ejemplo: «Estoy estresada y eso hace que difícilmente tome la decisión correcta o pueda concentrarme». Después, encuentra una forma de canalizarlos. Practica ejercicios de respiración, escucha música, escribe en un diario todo lo que sientas, juega con una mascota, monta en bicicleta o haz lo que tú creas que te ayudará a sentirte mejor y volver al estado de calma para actuar con garantías ante una situación.

2. Olvida el sentimiento de culpa

El sentimiento de culpa es una de las emociones más inmovilizantes y destructivas que podemos experimentar; suele aparecer en algún que otro momento de nuestras vidas. El problema en sí no radica en no sentir la culpa (porque sobre esto muchas veces no podemos actuar), sino en manejar estos sentimientos y afrontarlos desde una perspectiva positiva.

Aún si asumimos nuestra responsabilidad en una situación y cometemos un error, lo más productivo es mirar al futuro y pensar en cómo podemos subsanar el daño. La culpa nunca es la solución porque nos encierra en la trampa del inmovilismo y el sufrimiento.

3. Pedir ayuda y trabajar en equipo son tus grandes aliados

«Pedir» no es lo mismo que «exigir». Sin embargo, solicitar cooperación cuando lo necesitamos es parte de nuestras interacciones múltiples y facilita la convivencia. Cuando necesites ayuda, rodéate de personas a quienes les importe tu bienestar.  «El gran líder es aquella persona que sabe pedir ayuda», plantea Bernardo Toro, pensador multidisciplinar colombiano que podemos escuchar en la charla El coraje de pedir ayuda.

4. Desmenuza cada problema hasta encontrar todas las soluciones que los componen

Necesitas darte cuenta de cuál es el problema. Incluso si no puedes resolverlo completamente, quizás puedas comenzar a resolverlo poco a poco. Un problema, por grande que sea, consta de cuatro etapas: entender el problema, crear un plan, llevar a cabo el plan, revisar e interpretar el resultado. Si esta técnica fracasa, Pólya, en el libro How to Solve It, nos advierte: «Si no puedes resolver ese problema, entonces existe un problema más sencillo que este que sí podrás resolver: encuéntralo«. O bien: «Si no puedes resolver el problema propuesto, intenta resolver primero un problema relacionado. ¿Podrías imaginar un problema relacionado más accesible?».

5. Genera soluciones y mejoras constantes

Este valor nos ayuda a enfrentar las dificultades con buen ánimo y perseverancia, descubriendo lo positivo que tienen las personas y las circunstancias, confiando en nuestras capacidades y posibilidades junto con la ayuda que podemos recibir. El optimismo supone hacer ese mismo esfuerzo para encontrar soluciones, ventajas y posibilidades.

6. Gestión de imprevistos: forman parte de tu agenda

Piensa en los cambios como retos normales en tu vida. Reconoce las demoras y las derrotas como un problema momentáneo que puedes resolver. Aunque en el próximo tema trataremos ampliamente este punto, adelantamos algunas claves: no te sobrecargues con actividades; resuelve los problemas cuando surjan; si te sientes tenso, piensa en eliminar una o dos actividades, optando por mantener las más importantes.

7. Optimismo: el secreto de la energía extra

Piensa que tendrás éxito si continúas avanzando hacia tu meta. Aprende a pensar que los retos son oportunidades y las situaciones difíciles no son desastres, sino problemas momentáneos. Resuelve los problemas y pide ayuda y consejos a otras personas, en vez de quejarte y permitir que se te acumule el estrés. Fija tus propias metas y mantente al tanto de tu progreso. Toma tiempo para relajarte. Sé optimista. Cree en ti mismo. Respira. Permite que un poquito de estrés te motive a tomar una acción positiva que te ayude a alcanzar tus metas.

8. Realiza actividades físicas para relajar tensión

Así que ¡relájate! Lo único que debes recordar está en tu checklist

El tener una checklist diaria o un listado de objetivos debería ser una premisa esencial a esta altura del curso. Es muy recomendable que todas las mañanas, antes de comenzar con la primera tarea del día, construyas o revises tu listado de objetivos y tareas para ese día.

Cada vez que recibas el encargo de una nueva tarea o trabajo, tendrás que añadirlo en la lista. Cada vez que completes una tarea o trabajo, tendrás que tacharlo de la lista (recordando, además, incluir tiempo para descansos e imprevistos).

• Te ayudará a no olvidar ninguna tarea y relajar tu mente.
• Te motivará a seguir tachando tareas realizadas y ver cómo completas tus objetivos.
• Te servirá para tener una visión global del día y te permitirá priorizar las tareas más importantes.
• Sabrás en todo momento que tienes que hacer y, sobre todo, qué es lo mejor que puedes hacer.
• Podrás comprobar al final del día cuál ha sido tu efectividad, qué te ha atascado y cómo podrías mejorarlo al día siguiente.

Hay muchas maneras de crear una checklist. Puedes hacerlo usando simplemente un papel y un boli o con una aplicación gratuita como Trello. Tú eliges cómo, pero ¡debes hacer una!

5.2 La droga del desorden

«Los hombres no son prisioneros del destino, sino prisioneros de su propia mente». —Franklin D. Roosevelt

La mayoría de drogas nos aíslan temporalmente de la realidad, hacen que perdamos sensibilidad a la invasión de lo que nos molesta o duele. Un montón de temas pendientes sin revisar puede cumplir fácilmente la misma función. Mientras más desorden hay en tu vida, más complicado parece enfrentarse a él y menos orden aplicamos a nuestros actos. El síndrome se refuerza a sí mismo. A medida que aumenta el desorden, se generan cada vez más rincones donde arrojar y olvidar las cuestiones más desagradables o exigentes. A veces el desorden no se camufla con «pereza», sino con la sensación de estar «tremendamente ocupado» en otras cosas.

Ahora es cuando deberás decidir si el desorden que desea borrar se relaciona con el trabajo o la vida familiar. También deberás decidir si este se refiere a la limpieza de objetos físicos (incluyendo archivos y documentos) o si se trata de tareas en una lista. Luego, designa una hora exacta en la que puedas realizar esta tarea y defínela como importante, aunque quizás no sea urgente.

El exceso genera desorden

«El problema no es cómo hacer que surjan pensamientos nuevos e innovadores en tu mente, sino cómo hacer salir los que ya tienes». —Dee Hock

En The Joy of Less, Francine Jay habla sobre la regla One In One Out (Uno entra, otro sale) que puede ser usada para asegurarse de que las posesiones «no se salgan de control». Al adquirir algo nuevo, algo viejo tiene que irse. Los expertos nos recomiendan tener solo lo que realmente apreciamos y hacer solo lo que nos motiva (ya sea un fin o un medio).

La falta de concentración se produce mayoritariamente por falta de motivación y por el miedo a enfrentarnos, aunque no hay que descartar la falta de momentos de tranquilidad.

Ante la falta de motivación, la mente actúa de forma no siempre inconsciente —ya que a veces sí somos conscientes—, haciendo que te distraigas y no te enfoques. Es el arma que usa nuestro cerebro como defensa para paliar la angustia que nos supone enfrentarnos a algo que debemos hacer o ante algo que nos va a suponer un sobreesfuerzo, con lo que solo conseguimos retrasar lo que indiscutiblemente tendremos que afrontar más tarde o más temprano.

Cuando pasas por momentos en la vida en que realmente estás en medio de un caos o, simplemente, que tienes tanto que hacer que no sabes por dónde empezar, qué hacer antes o qué es lo importante, se hace necesario sentarte a organizar tu vida. Es hora de que cojas papel y lápiz.

Como siempre digo, lo auténticamente valioso de todo esto va a ser invertir un tiempo de calidad en proyectar y gestionar aquello que es importante. Piensa que dependiendo de cómo te planifiques obtendrás unas cosas y no otras.

Ya no hablamos únicamente de gestionar tu tiempo, tu vida, sino de las consecuencias que dependiendo de las formas y uso en gestionarlas vas a obtener. Por ello, es realmente prioritario el uso de agendas, tomarte un tiempo en pensar y reflexionar.

El caos y el desorden no se conforman por una sola actividad que tengas mal gestionada o una sola cosa que tengas pendiente. Mentalízate y ten clara la vital importancia que supone tomarte un tiempo de calidad para organizar tus gestiones, actividades pendientes, visitas, reuniones, hijos, cónyuges, la casa, la empresa, etc…

Llamamos tiempo de calidad a aquellos momentos del día en que más activo psicológicamente estés, más provechoso y lúcido, en el que más rendimiento psicológico puedas dar.

«En tus momentos más amargos, en las horas más frustradas, recuerda el valor que estás tratando de aportar a la vida de las personas, la satisfacción que sentirás, o el motivo que te llevó ahí».

Guy Kawasaki

Si esto de hacerte con una agenda, bien desde tu ordenador, teléfono móvil o la agenda física y bolígrafo de toda la vida, te puede parecer una estupidez o pérdida de tiempo, piensa que no hay mayor pérdida de tiempo que estar quejándose y no hacer nada para solucionarlo. Si lo que has obtenido hasta hoy no te ha dado resultado, es hora de que cambies las formas para obtener un resultado diferente.

Las consecuencias que consigues con la mala gestión en parcelas de tu vida, sea el área que sea, se va a reflejar en todas las demás, afectándolas a causa del estrés, ansiedad y angustia que se ocasiona y empeorando tus emociones, conductas, tomas de decisiones y relación con los demás.

¿Qué puedo hacer?

Siempre es conveniente empezar por la actividad que más tiempo te lleve, más te cueste o más te duela afrontar, puesto que una vez solucionada esa, te lleve el tiempo que te lleve, la sensación de estrés se verá bastante reducida, lo que te hará resolver las otras de forma mucho más sencillas y soportables.

Puedes observar un enorme caos en tu vida por el inmenso estrés que padeces, el cual te hará ver que hay más desorden del que realmente existe. Es importante empezar por lo peor, lo más grave o lo que más te cueste. Es muy probable que una vez te lo hayas quitado de encima, veas que no era tal lobo sino solo un perro algo grande.

El estrés que produce el desorden puede cegar tu realidad o hacerte ver todo en dimensiones gigantescas y exageradas.

Ahora bien, una vez sabido esto y aunque definitivamente tu vida esté auténticamente desordenada, has de tener en cuenta otros aspectos.

«Lo que no se empieza nunca, jamás se termina».

Goethe

Desordenar tu agenda de trabajo

En el contexto laboral se producen interrupciones continuas por parte de otros trabajadores. En otros casos, una comunicación ineficaz en la empresa también produce pérdidas de tiempo en el equipo. Así sucede, por ejemplo, cuando los trabajadores no tienen claras cuáles son sus tareas como consecuencia de una indefinición del trabajo que se debe hacer. La motivación de todo emprendedor y de todo trabajador también varía en función del momento.

En etapas de motivación alta lo habitual es aprovechar muy bien el tiempo. En cambio, cuando surgen momentos de apatía, sucede todo lo contrario. La impuntualidad también es la asignatura pendiente de muchas personas que llegan tarde a reuniones de trabajo y alteran con su impuntualidad el ritmo de los demás.

El desorden en el despacho

Tener el escritorio lleno de cosas produce una sensación de caos que no propicia el trabajo eficaz. Además, el desorden también suma pérdida de tiempo a la hora de encontrar un documento, por ejemplo. En el ámbito profesional existen momentos en los que también se pierde mucho tiempo por gestiones imprevistas que surgen, alterando la agenda diaria del emprendedor. Lo adecuado es dejar siempre un margen de dos horas diarias para poder atender posibles imprevistos.

Realizar una delegación ineficaz de las tareas puede retrasar el trabajo del equipo en lugar de agilizarlo. Pasar más tiempo del necesario frente al teléfono o atendiendo el correo electrónico son errores de comunicación incluidos en la lista de ladrones de tiempo habituales en la empresa y que veremos más detalladamente en próximos temas.

¿Enganchado a la droga del desorden?
El primer paso es reconocerlo 😉
El siguiente… ¡actuar!

5.3 El sistema es efectivo si debes dedicarle poco tiempo

En la vida no solo hay que hacer lo que se debe, también hay que sacar tiempo para hacer lo que te hace sentir bien. El placer es una parte esencial de nuestra vida, ya que solo tenemos una y hay que aprovecharla al máximo. Para ello, nuestra gestión del tiempo, también debe ser eficaz y rápida.

Repasemos las claves esenciales

1. Lleva tu agenda siempre contigo

No vale que te compres una y que luego la dejes apartada en casa o en el lugar de trabajo. Es necesario que vaya siempre contigo para recordarte en cada momento lo que debes hacer, y así no pierdas tiempo recordando. Otro motivo por el que debes llevar tu agenda encima es por si te surge algún plan o idea que debas apuntar. ¡La creatividad necesita ser rescatada!

2. Haz solo el trabajo para el que estés preparado

Hay veces que perdemos el tiempo intentando hacer labores de las que no tenemos ningún conocimiento. Está bien que innovemos para aprender cosas nuevas, pero si lo que necesitas es no estar tan ocupado, no inviertas tu tiempo en realizar tareas que no van contigo.

3. No hace falta que acudas a todas las reuniones

Sé exigente a la hora de acudir a eventos y reuniones. Es imposible estar en todos los sitios a la vez y, además, se pierde mucho tiempo mientras vas de un lugar a otro. Prueba las videoconferencias o intenta solucionar problemas por teléfono.

4. Evita hacer varias cosas a la vez

Puedes pensar que la multitarea te ayuda a ganar tiempo, pero en muchas ocasiones te hace perderlo. Si no estás pendiente de lo que tienes que hacer puede que tengas que repetirlo de nuevo. Es mejor dedicarte únicamente a una tarea y más tarde realizar la otra.

Ejercicio práctico

Vamos a ver cómo formular de forma práctica estos principios en dos momentos claves del día: al despertar y en los últimos 15 minutos de tu jornada laboral.

a. Al despertar

¿Debes apagar varias veces el despertador antes de levantarte? ¿Llegas al trabajo con cara de zombi? ¿Hasta media mañana no te activas?

Te proponemos 7 hábitos matutinos que te transformarán en una persona mucho más productiva. Al igual que para la alimentación saludable no sirve de nada hacer dietas, alternar cargas de trabajo donde descuidamos la gestión es mala estrategia a medio y largo plazo.

Si piensas que no vas a ser capaz de llevar esta rutina durante mucho tiempo, no te preocupes, inténtalo durante 30 días y verás que no querrás volver a tu rutina anterior. ¡Adelante, comenzamos con el punto número uno!

1. Despiértate 20 minutos antes

Está comprobado que el rendimiento de una persona es mucho mayor por las mañanas que por las noches. Aunque pueda resultar duro al principio, es mejor despertarse todas las mañanas 20 o 30 minutos antes, aunque sea a costa de acostarse más temprano.

Estos 20 minutos pueden generar un gran rendimiento si se aprovechan de forma eficaz: conseguirás activar tu cuerpo y tu mente, tener un día más productivo y ser un poquito más feliz. Podrás hacer un poco de ejercicio, meditar sobre los objetivos del día y disfrutar adecuadamente del desayuno.

La Universidad de Toronto realizó un estudio en 2013, publicado por la revista Emotion, que reveló que los madrugadores reportan mayores niveles de satisfacción, bienestar y productividad. Esto se debe a que su reloj biológico se adapta más rápido a las actividades sociales posteriores.

Y es que ya lo decían nuestros abuelos: «A quién madruga dios le ayuda».

2. Despierta con música

La mañana es la parte del día en la que nuestro organismo está más predispuesto a la estimulación de nuestro entorno. Es por ello que las mañanas son un buen momento para meditar, reflexionar y escuchar música. Muchos estudios revelan que escuchar música tiene grandes beneficios en nuestro desarrollo personal.

Despertarse todas las mañanas con música potencia el razonamiento abstracto, mejora la capacidad de aprendizaje y reduce la ansiedad. Casi todos los estilos musicales aportan dichos beneficios, pero la música instrumental y la música clásica son las más avaladas por los estudios de universidades de todo el mundo.

3. Haz la cama todos los días

Aunque parezca algo trivial, hacer la cama todos los días es un hábito muy beneficioso. Las madres no son las únicas que opinan esto: los cuerpos militares dan buena fe de ello y es lo primero que hacen todas las mañanas los soldados. Esto tiene un sentido lógico, y así es como lo explicó en la Universidad de Texas el almirante McRaven (de la Marina de los Estados Unidos):

«Si haces la cama todos los días, estarás despertando continuamente con una tarea cumplida. Esto aporta un pequeño sentimiento de orgullo que te empujará a realizar la siguiente tarea y la siguiente después de esta».

Al final del día podrás comprobar cómo una pequeña tarea completada se habrá convertido en muchas tareas completas. Además, hacer la cama refuerza el hecho de que las pequeñas cosas también importan.

4. Prepara la ropa que te vas a poner la noche anterior

Uno de los factores que más hacen procrastinar a las personas por las mañanas es el no saber qué ropa se van a poner ese día. Nos hace quedarnos en la cama más tiempo del necesario, vagueando y dándole vueltas a la cabeza sobre qué nos vamos a poner. Por este motivo es muy importante prepararse la ropa la noche anterior. Despertarás y no tendrás excusa para vestirte y comenzar con energías la mañana.

5. Haz un poco de ejercicio

Si acostumbras a tu cuerpo a hacer un poco de ejercicio todas las mañanas, el cuerpo se acostumbrará a activarse y prepararse para el día antes de la hora en la que suene el despertador. Tendrás un despertar menos traumático y más enérgico. Las hormonas se habrán preparado para la regulación sanguínea y el bombeo del corazón, de este modo también evitaremos complicaciones cardiacas. Y, por si esto fuera poco, también tendrás todos los beneficios adicionales que tiene el hacer ejercicio a cualquier hora del día y que ya de sobra conoces.

6. Relájate y medita sobre las tareas del día

Después de haber realizado un poco de ejercicio, tómate 10 minutos, relájate y piensa en las tareas que tienes que realizar a lo largo del día. Hacer una priorización mental o en una checklist de las tareas diarias te ayudará a mantener los objetivos a la vista

Ahora que ya te has relajado y organizado, es momento de ducharse, vestirse y tomar un desayuno sano que te recargue de energía.

7. No enciendas el móvil hasta después de haberte duchado, vestido y desayunado

Ya estás listo para enfrentarte a un nuevo día. Puedes encender tu móvil y comenzar con tu rutina, notarás que estás más fresco, con más energía y con ganas de comerte el mundo. No enciendas el móvil hasta este momento, ya que es una fuente de distracciones que te hará olvidar tu objetivo.

No olvides que ya has completado las primeras tareas del día, ahora solo es cuestión de continuar completando tareas. Al final del día te darás cuenta de lo productivo que has sido.

b. Antes de irte del trabajo

Dicen que quien bien empieza, bien acaba. Pero también cerrar bien una jornada laboral puede ser muy eficaz para facilitar la siguiente. Tan solo necesitas 15 minutos antes de acabar tu jornada laboral. Son momentos en los que te encuentras exhausto, te cuesta concentrarte y estás esperando que pasen esos interminables minutos finales por lo que no terminas siendo todo lo productivo que desearías.

Al igual que en una carrera de larga distancia, la manera en la que se finaliza es tan importante como la que se empieza. Invertir esos minutos en organizarte y programarte el día siguiente tiene un doble efecto positivo ya que no solo aprovechas esos minutos de una forma eficaz, también te estructuras el día siguiente para ser lo más productivo posible.

Al hilo de todo esto, pueden interesarte estas 5 técnicas para ser más productivo en el trabajo, consiguiendo un buen rendimiento durante tu jornada laboral y al acabarla.

5 Cosas que hacer en los últimos 15 minutos del trabajo

1. Revisa tus lista de tareas del día

Es importante revisar qué es lo que se ha hecho en la jornada laboral para ver qué es lo que nos queda pendiente en la checklist que elaboramos el día anterior. Analizar la importancia de de esas tareas pendientes y en cuanto tiempo se podrían acabar es algo fundamental. Si hay alguna tarea que solo nos lleve algunos minutos, lo mejor es intentar acabarla. En el caso de haber completado la lista de tareas, solo te queda sentirte satisfecho.

2. Escribir la lista de tareas de mañana

Es importante pensar qué tareas tendremos al día siguiente y si nos suelen salir tareas esporádicas, dejar un pequeño hueco para poder abastecer todo. Si el día anterior nos quedó algo pendiente, es importante establecerlo como algo prioritario para conseguir cerrarlo lo antes posible. Según los expertos, es imprescindible empezar tu día de trabajo con un foco claro y preciso. Una forma de tenerlo es redactar las cosas que hacer el día anterior.

3. Completar tareas fáciles

La mejor forma de abordar tu trabajo es comenzar por las tareas más difíciles que requieren una mayor energía y acabar con las más sencillas que no impliquen un desgaste elevado. Si lo hiciéramos al revés, no conseguiríamos ser todo lo productivo que queremos para hacer aquellas cosas más complicadas. Mirar el correo, por ejemplo, es una tarea que, si no la hemos hecho, podríamos hacerla en ese momento. Eso sí, evidentemente en los últimos 10 minutos nos es bueno que redactemos un correo importante.

4. Ordena tu escritorio

Está demostrado que el desorden evita que estés concentrado al máximo. Para algunas personas ordenar es un esfuerzo, pero tiene una serie de ventajas que harán que tu día a día sea más eficaz. Terminar el día ordenando tu escritorio hará que el día siguiente empieces con más energía y una sonrisa.

5. Despedirnos de nuestros compañeros

Normalmente en el trabajo no estamos solos y para fomentar un clima saludable es importante decir hola al llegar y despedirnos a nuestros colegas de trabajo al irnos. Un entorno laboral sano nos reportará un bienestar mayor. Para ello hemos de cuidar los pequeños detalles, como puede ser decir adiós con una sonrisa al marcharnos.

5.4 Coordinar forma y función

«Me gustaría que la gente me recuerde como un experto obrero diligente. Creo que un poeta es un obrero. Creo que Shakespeare era obrero. Y Dios es obrero. Yo no creo que haya nada mejor que ser obrero».

Sir Laurence Olivier

Un famoso pianista daba un recital en una fiesta. La anfitriona le dijo: «daría mi vida por tocar como usted». El pianista la miró pensativo y replicó: «eso es lo que yo he hecho».

Seguramente todos queremos ser «pianistas», alcanzar la felicidad que proporcionan el éxito profesional o la admiración, pero debemos tener claro el precio que hay que pagar por alcanzarlo.

Los momentos felices suelen ser consecuencia de alcanzar objetivos y obtener lo que nos gusta, y de gestionar bien el día, el mes a mes y el año a año, y no de «desear algo con fuerza». La idea de que ser ambicioso conduce a grandes conquistas se contrarresta mediante la idea de que desear demasiado favorece la infelicidad.

Planificar tiene mucha peor prensa y cuesta mucho más trabajo que desear, que es gratis y fácil de comprar y vender. Pero también la tecnología mal empleada, como casi todo, prodiga más insatisfacción que otra cosa. Igualmente, parece un error pensar que la felicidad se alcanzará en un plazo determinado o cuando se logre una determinada meta, como si se tratara de una manzana que puede arrancarse del árbol, por ejemplo, aprobando unas oposiciones.

Se tiende a pensar que los funcionarios son más felices que el resto de los trabajadores porque ya arrancaron su manzana. Y, sin embargo, son uno de los colectivos profesionales con más problemas psicológicos. ¿Será que obtener el soñado empleo fijo no es tampoco la perfección? ¿O es que no hay perfección que valga cuando hablamos de trabajo? Hay muchos ejemplos de que la satisfacción, por ejemplo en el trabajo, puede alcanzarse con mayor probabilidad si se deja de hablar de entes felices y se mejoran los métodos y procedimientos laborales.

El visionario (función) y el operario (forma)

Una mujer decidió un día que su deseo más ferviente era convertirse en escritora. Salió temprano de su casa y compró 5000 lápices y un brillante sacapuntas. Desde ese momento la familia debería hablar susurrando y andar de puntillas por la casa para no molestar a la novelista en ciernes. Esa misma tarde se sentó en su escritorio, cogió del cesto uno de los lápices, lo afiló esmeradamente con el lustroso sacapuntas y se dispuso ufana a escribir su libro. Pasaron las horas y mientras esperaba la inspiración afiló con dedicación muchos otros lápices con el reluciente sacapuntas. Al final del día no había redactado una sola palabra. Todas las mañanas afilaba sus lápices y se preparaba para cumplir su sueño de escribir un libro. Un día se dio cuenta de que jamás lograría empezarlo y terminó de afilar con deleite y perfección el resto de los lápices que le quedaban con el radiante sacapuntas. Y, así, sin quererlo, se convirtió en la campeona del mundo afilando lápices, en la más experta afiladora de la Tierra.

Hay dos aptitudes claramente definidas: la del visionario y la del operario. Ambos piensan y actúan de forma distintas y las cosas van mucho mejor cuando no confundimos su papeles y responsabilidades.

Cada uno de nosotros tiene una personalidad y un estilo de trabajo propios: hay pensadores puros que odian los detalles y los compromisos y hay ejecutores que se sienten muy incómodos cuando se les pide que inventen algo o que tomen una decisión. Pero ambas formas de proceder también están dentro de nosotros.

El visionario que hay dentro de ti es alguien a quien le encanta dar un paseo y dejarse llevar por la inspiración de nuevos proyectos y escenarios ideales. A veces incluso piensa estratégicamente.

El operario que hay dentro de ti está siempre atareado, decidiendo y realizando acciones sencillas que suponen un avance concreto y real hacia los objetivos marcados. Mientras no entren en conflicto uno con el otro, todo marchará perfectamente.

Un objetivo no es lo que decides hacer, es aquello a lo que dedicas tiempo.

Los planes lo aguantan todo, pero solo lo que haces es el indicador del camino que estás tomando. Las personas con éxito, concretan. Como apuntaban en Lost in translation, «cuanto más sabes quién eres y qué quieres menos te afectan las cosas», pero normalmente uno no sabrá quién es ni qué quiere a menos que se ponga a andar y a experimentar. El aprendizaje proviene de la experiencia, todo lo demás es información.

Productividad = (estilo de vida) x (eficiencia)

Un punto intermedio entre el visionario y el operario, entre la forma y la función, es el Knowmad:

Habilidades del Knowmad:

1. No está limitado a una edad determinada.

2. Le motiva la colaboración.

3. Utiliza la información y genera conocimientos en diferentes contextos.

4. Altamente inventivo, intuitivo, capaz de producir ideas.

5. Capaz de dar un sentido social.

6. No solo busca acceder a la información, procura utilizarla abierta y libremente.

7. Creador de redes, siempre conectando a personas, ideas, organizaciones, etc.

8. Capacidad para utilizar herramientas para resolver diferentes problemas.

9. Alfabeto digital, comprende cómo y por qué funcionan las tecnologías digitales.

10. Competente para resolver problemas desconocidos en contextos diferentes.

11. Comparte sin límites geográficos.

12. Se adapta a diferentes contextos y entornos.

13. Es consciente del valor de liberar el acceso a la información.

14. Atento a los contextos y a la adaptabilidad de la información.

15. Capaz de desaprender rápidamente para sumar nuevas ideas.

16. Competente para crear redes de conocimiento horizontales.

17. En constante aprendizaje (formal-informal).

18. Experimenta constantemente con las nuevas tecnologías.

19. No teme el fracaso.

Y tú… ¿eres operario o visionario?, ¿knowmad?, ¿sabes aplicar la forma y función adecuada a cada momento?

5.5 Confía en la estructura

«La confianza en uno mismo es el primer peldaño para ascender por la escalera del éxito».

Ralph Waldo Emerson

Cuando tienes que estar pendiente de tu sistema, desvías una energía que podría servir para producir con tu sistema. El objetivo de implementar, cambiar o potenciar un sistema es conseguir que este vuelva a desaparecer de tu mente tan pronto como sea posible.

Debes crear para ti mismo un sistema de gestión del flujo de trabajo que te resulte cómodo y automático. Pero para ello debes confiar en él.

Confianza = sencillez

Un secreto para la confianza es que el sistema que crees y adaptes para ti debe ser, como decíamos en el tema 4.3, muy sencillo.

Hoy vamos a dejarte 2 ejemplos prácticos de cómo podrías aplicar un esquema básico de productividad que cambiará tu vida a través de pequeños hábitos:

a. Hábitos matutinos

¿Eres de esas personas que necesitan apagar el despertador varias veces? ¿Llegas al trabajo con cara de zombi? Hay 5 hábitos matutinos que te transformarán en una persona mucho más productiva el resto del día. A veces pensamos que 30 minutos de sueño cambiará nuestra productividad, pero es todo lo contrario. Es mejor acostarse 30 minutos antes y dedicar estos 30 minutos matutinos a que tu cuerpo se active y armonice con el ritmo productivo que esperas de él ese día.

Está comprobado que el rendimiento de una persona es mucho mayor por las mañanas que por las noches. Aunque pueda resultar duro al principio, es mejor despertarse todas las mañanas 20 o 30 minutos antes, aunque sea a costa de acostarse más temprano.

Estos minutos pueden generar un gran rendimiento si se aprovechan de forma eficaz: conseguirás activar tu cuerpo y tu mente, tener un día más productivo y ser un poquito más feliz. Podrás hacer un poco de ejercicio, meditar sobre los objetivos del día y disfrutar adecuadamente del desayuno.

La Universidad de Toronto realizó un estudio en 2013 publicado por la revista Emotion que reveló que los madrugadores reportan mayores niveles de satisfacción, bienestar y productividad. Esto se debe a que su reloj biológico se adapta más rápido a las actividades sociales posteriores. Para que te hagas una idea, tu despertar debería ser algo así:

1. Despierta con música

La mañana es la parte del día en la que nuestro organismo está más predispuesto a la estimulación de nuestro entorno. Es por ello que las mañanas son un buen momento para meditar, reflexionar y escuchar música. Muchos estudios revelan que escuchar música tiene grandes beneficios en nuestro desarrollo personal. Despertarse todas las mañanas con música potencia el razonamiento abstracto, mejora la capacidad de aprendizaje y reduce la ansiedad. Casi todos los estilos musicales aportan dichos beneficios, pero la música instrumental y la música clásica son las más avaladas por los estudios de universidades de todo el mundo.

2. Haz la cama todos los días

Aunque parezca algo trivial, hacer la cama todos los días es un hábito muy beneficioso. Las madres no son las únicas que opinan esto, los cuerpos militares dan buena fe de ello y es lo primero que hacen los soldados todas las mañanas.

Esto tiene un sentido lógico. Así es como lo explicó en la Universidad de Texas el Almirante McRaven (de la Marina de los Estados Unidos):

«Si haces la cama todos los días, estarás despertando continuamente con una tarea cumplida. Esto aporta un pequeño sentimiento de orgullo que te empujará a realizar la siguiente tarea y la siguiente después de esta».

Al final del día podrás comprobar cómo una pequeña tarea completada se habrá convertido en muchas tareas completas. Además, hacer la cama, refuerza el hecho de que las pequeñas cosas también importan.

3. Haz un poco de ejercicio

Si acostumbras a tu cuerpo a hacer un poco de ejercicio todas las mañanas, el cuerpo se acostumbrará a activarse y prepararse para el día antes de la hora en la que suene el despertador. Tendrás un despertar menos traumático y más enérgico. Las hormonas se habrán preparado para la regulación sanguínea y el bombeo del corazón, de este modo también evitaremos complicaciones cardíacas.

Y, por si esto fuera poco, también tendrás todos los beneficios adicionales que tiene el hacer ejercicio a cualquier hora del día y que ya de sobras conoces. Taichí, yoga, un poco de gimnasia o unos estiramientos. Además, hacer un poco de ejercicio matutino invitará a tu cuerpo a practicarlo también en tu tiempo de ocio:

4. Relájate y medita sobre las tareas del día

Después de haber realizado un poco de ejercicio, tómate unos minutos, relájate y piensa en las tareas que tienes que realizar a lo largo del día. Hacer una priorización mental o en una checklist de las tareas diarias, te ayudará a mantener los objetivos a la vista

Ahora que ya te has relajado y organizado es momento de ducharse, vestirse y tomar un desayuno sano que te recargue de energía.

5. No enciendas el móvil hasta después de haberte duchado, vestido y desayunado

Ya estás listo para enfrentarte a un nuevo día. Puedes encender tu móvil y comenzar con tu rutina. Notarás que estás más fresco, con más energía y con ganas de comerte el mundo. No enciendas el móvil hasta este momento, ya que es una fuente de distracciones que te hará olvidar tu objetivo.

No olvides que ya has completado las primeras tareas del día, ahora solo es cuestión de continuar completando tareas. Al final del día te darás cuenta de lo productivo que has sido.

Si piensas que no vas a ser capaz de llevar esta rutina durante mucho tiempo, no te preocupes, inténtalo durante 30 días y verás que no querrás volver a tu rutina anterior.

6.1 Pasar de la estructura a la acción

¿Quién debería gobernar? Los mejores, decía Platón. Popper le replicó: el sistema ideal es aquel que permite deshacerse de los malos gobernantes.

Como hemos visto esta semanas, contrario que el dinero, el tiempo se desperdicia y no se valora lo suficiente. En el mundo laboral ocurre lo mismo y la productividad se resiente. El motivo principal es que nos cuesta pasar de la idea a la acción. Por ello, en el tema de hoy vamos a rescatar algunas de las ideas principales y ver su posible aplicación práctica.

1. Una agenda llena de reuniones no es sinónimo de productividad

Muchas veces se planifican reuniones para discutir nimiedades que podrían solucionarse de una manera más directa; otras terminan sin llegar a ninguna conclusión y, a veces, ni siquiera acuden los principales interesados. En ocasiones, las reuniones solo sirven para perder el tiempo.

La mejor solución para evitarlo es confirmar la asistencia previa y seguir el modelo organizado. Cada persona tiene su rol definido dentro de la reunión y no se convoca si no está el decisor. Otra figura que no puede faltar es el time-keeper, una persona encargada de vigilar el tiempo de intervención y la participación.

¿Y si la reunión busca obtener resultados creativos?
¡Recuerda estas 12 claves!

2. Comunicación por correo electrónico: nueva fórmula de interrupción consentida

Las bandejas de entrada suplen en gran medida el rol «interruptor» que tenían las llamadas de teléfono. Cada mañana, al llegar a la oficina, te esperan decenas de correos para desayunar con el café, pero al final muchos acaban en la papelera de reciclaje. A veces, el email es importante, pero si es muy extenso solemos mirarlo por encima y, al final, no prestamos la atención necesaria para extraer lo importante.

Lo esencial: mandar emails breves y usar lo recursos gráficos (negrita, color…) para destacar lo importante. Usar el campo «asunto» para definir de qué trata el email y que sea fácilmente identificable al buscarlo. Recuerda estos consejos de Jeroen Sangers.

3. Cuida los periodos de descanso y relax

Un trabajador productivo no es el que trabaja mucho y sin descanso, sino el que administra bien el tiempo y sabe desconectar unos minutos (recuerda que incluso la sencilla técnica del Pomodoro está basada en tiempos de descanso). Los pequeños descansos ayudan, además, a que la mente sea más creativa.

Después de varias horas de trabajo, el cerebro se satura y no está de más darle un respiro, levantar la cabeza de la pantalla, tomarse algo o dar un pequeño paseo.

4. Evitar las distracciones

El trabajador multitarea ha demostrado no ser tan eficiente como parece. Su mente está dispersa en varias actividades y le cuesta más centrarse. De hecho, cada vez que hay una multitarea, la productividad se reduce en un 30%.

La tarea rutinaria suele provocar esta falta de motivación hacia lo que estamos haciendo y, por consiguiente, que acabemos distraídos o bien obsesionados por la multitarea. Pero no hay nada que una buena dosis de creatividad no pueda curar. Los días de trabajo a menudo son muy parecidos y depende de uno mismo darles otro enfoque. Para ser creativo hay que desarrollar la curiosidad, leer cosas de otros ámbitos e interactuar con gente de otros campos y, sobre todo, ¡salir de la zona de confort!

5. No decidir es una decisión. Si no sabes qué decidir, decide qué harás para decidir

Otra de las claves señaladas estos días es la toma de decisiones vinculadas a la acción. Al igual que los propósitos de año nuevo, la agenda y las planificaciones muchas veces suelen quedarse en eso. Por tanto, te dejamos una selección de consejos prácticos que te ayudarán a la toma de decisiones:

Diseña una estrategia de búsqueda

Por ejemplo, para decidir comprar un coche, buscar tres horas en internet, pregunta a 3 amigos, lee una revista del sector, visita tres concesionarios de automóviles.

Limita tus opciones

Demasiadas alternativas implican mucho tiempo o complejidad de análisis, de manera que es posible que no tomemos la decisión. Acepta lo «suficientemente bueno». Elija algo que cubra tus necesidades básica en lugar de «lo mejor». Recuerda:

No tengas miedo de las consecuencias

«Las consecuencias de la mayoría de las decisiones son menos duraderas de lo que la gente cree». —Daniel Gilbert, psicólogo

Si consideras la eternidad, las decisiones se vuelven menos importantes.

Confía en tu primera impresión

Los estudios sobre la intuición revelan que parece que hay una parte de nosotros que sabe más de lo que creemos saber. Y que aceptamos mejor las opciones incorrectas tomadas por impulso que aquellas que hemos pensado más. Perdonamos antes a nuestro corazón que a nuestra cabeza.

Deja de cuestionar tu decisión una vez tomada

Puedes probar antes el método de Ignacio de Loyola (fundador de los Jesuitas): compórtate durante tres días como si te hubieras decidido por una opción y anota todos tus pensamientos, sentimientos, resultados, etc. A continuación, procede de igual manera con la otra opción. Compara y decide.

6.2 Criterios básicos: libertad y productividad

Los métodos, por distintos que sean, son una herramienta para que las personas corrijan unos malos hábitos que son comunes: la desconcentración, el estrés y la desgana.

Este trío de males alargan la jornada laboral en detrimento del tiempo de ocio y descanso, pero pueden combatirse. De hecho, vinculada a ellos hay tres grandes agujeros negros que se tragan el tiempo de los trabajadores en las empresas y en la que nos hemos centrado en tema anteriores: el correo electrónico, las reuniones y las interrupciones.

Las reuniones tóxicas normalmente tratan sobre temas abstractos y poco prácticos, aportan muy poca información de interés por minuto, se desvían del tema, no se preparan adecuadamente, derivan en más reuniones inútiles y casi nunca valen lo que vale el tiempo de todas las personas presentes. Para que una reunión sea productiva, hay que determinar si es realmente necesaria, establecer un tiempo límite, invitar a la menor cantidad de gente posible, prepararla (por ejemplo, que todos los asistentes lean una información en lugar de emplear tiempo en la reunión en exponerla) y, lo más importante de todo, llegar en ella a una solución y designar a un encargado de implementarla.

A veces, en las empresas se trabaja como si los empleados fueran bomberos apaga fuegos y esto ocurre por falta de organización. El resultado del esfuerzo mayúsculo que supone cambiar hábitos, tomar las riendas de la propia agenda, dejar de ser bomberos y decir que no es, según los especialistas, una mayor calidad de vida. Recuperas tu vida. Si trabajas distraído, te vas más tarde a casa porque la jornada se alarga y no te da tiempo a nada. Pero no solo eso: los malos hábitos no solo ocurren en el trabajo.

 

El ejemplo de Benjamin Franklin

Benjamin Franklin, a lo largo de sus 84 años de vida, tuvo tiempo para crear una gran cantidad de inventos y, al mismo tiempo, ser uno de los padres fundadores de Estados Unidos, pero, ¿cómo lo consiguió?

Uno de los grandes secretos de su éxito fue algo tan simple como un plan diario, un ritual de hábitos y tareas que convirtieron su día a día en una rutina eficaz, y todo ello sin dejar de vivir y disfrutar de la vida. Por ese motivo hemos querido ponernos en los zapatos de Benjamin y pasar un día de nuestra vida utilizando su método y, así, poder comprobar lo eficaz que puede llegar a resultar.

 

Un día en la vida de Benjamin Franklin

5:00-8:00 — Empezar bien el día es clave para sacarle el máximo partido

Madrugar es importante para tener mañanas productivas. Las preguntas son herramientas muy poderosas, y sir Benjamin era muy consciente de ello. Por este motivo, siempre empezaba el día preguntándose: ¿qué es lo que puedo hacer bien hoy? ¿Qué es lo que puedo conseguir y sentirme orgulloso por ello?

Ser resolutivo y plantearse de antemano los objetivos del día e ir a por ellos, es una característica propia de las personas eficaces. La mejor forma de conseguir lo que te propones.

8:00-12:00 — Focalízate en tu trabajo más importante

Nada de redes sociales, nada de parada para café, nada de distracciones, tan solo la máxima concentración en realizar el trabajo que te has propuesto y en acercarte cada vez más a cumplir los objetivos.

Las interrupciones son el enemigo de la productividad. Somos más productivos a primera hora del día o a última; no es coincidencia que sea cuando hay menos gente alrededor. Las interrupciones fragmentan la jornada en pequeñas series de momentos de trabajo. Quince minutos, cuarenta como mucho, y respondes a una llamada, recibes un correo o tienes una reunión. No se pueden hacer grandes cosas en periodos tan cortos de tiempo. Fuérzate a tener largos lapsos de tiempo a solas: te harán mucho más productivo.

Está claro que hoy en día vivimos en una época en la que la capacidad de mantener la concentración se ve mermada debido a la gran cantidad de estímulos externos que recibimos. Sin embargo, conseguir estar el máximo de tiempo concentrado en una tarea y evitar las distracciones puede multiplicar de forma exponencial nuestra productividad.

Técnicas como la de Pomodoro y otras de las que ya os hemos hablado o hablaremos os ayudarán a conseguirlo.

12:00-14:00 — Aprende algo nuevo cada día

No todo va a ser trabajar sin descanso, llega un momento en el que necesitamos parar y recuperar fuerzas para volver a ser productivos más tarde. Sin embargo, eso no evita el hecho de tener que perder el tiempo leyendo cosas que no nos aportan ningún valor. Os habéis preguntado cuánto tiempo de nuestra vida dedicamos a leer y ver noticias (sucesos, política, deportes, prensa rosa…) que no nos aportan nada.

Benjamin Franklin dedicaba esE tiempo de descanso a leer y seguir nutriéndose de información que le permitiera seguir aprendiendo y crecer intelectualmente.

¿Porque no cambias lo que haces en ese momento de descanso y, en lugar de cotillear en Facebook, te pones a leer un blog interesante? 😉

14:00-17:00 — Acaba lo que has empezado

¿Cuántos de los objetivos que te habías planteado al levantarte por la mañana has conseguido? Revisa de nuevo la lista e intenta conseguir el máximo número posible de tareas. Intenta mejorar cada día.

El objetivo no es alargar el tiempo y marcharte a casa tarde, sino trabajar de forma mucho más eficiente durante el tiempo que te dediques a ello, acabar antes y poder sentirte orgulloso de lo conseguido y, sobre todo, tener más libertad para hacer lo que realmente te llena o te gusta.

17:00 -22:00 — Encuentra tiempo para ti y las personas importantes en tu vida

Recompensa un día de trabajo productivo con lo que más te gusta hacer.

Después de un día duro es importante aprender a desconectar y no llevarte el trabajo a casa. Para eso, la mejor forma es saber disfrutar de tus aficiones y pasar tiempo con tus amigos y familia.

Por último, pero no por ello menos importante, acaba el día con un examen:

¿Qué es lo que he conseguido hacer bien hoy? ¿De qué me siento orgulloso?

Hazte esta pregunta antes de irte a dormir, repasa los momentos más importantes del día y agradece las cosas buenas que te han pasado.

Llevar a cabo este ritual puede parecer complicado, pero si os fijáis, Benjamin Franklin no dedicaba a trabajar más de ocho horas al día y aún así se convirtió en un importante científico e inventor capaz de idear y desarrollar el pararrayos o las lentes bifocales.

6.3 No te obsesiones con el control

Hay dos extremos que debemos evitar: la droga del desorden y la obsesión por el control.

En nuestra frenética sociedad actual estamos permanentemente pendientes del tiempo. El ritmo frenético que debemos seguir en nuestro día a día para cumplir con nuestras obligaciones nos obliga a estar constantemente dependiendo de nuestro reloj.

Pero este excesivo control del tiempo no hace más que aumentar nuestro estrés y malestar general, ya que nos invade la sensación de que no llegamos a todo, de que nos faltan horas. Una tensión que acaba pasando factura a nuestro cuerpo y a nuestra mente. Al vivir tan pendientes de nuestras obligaciones y nuestro tiempo no dejamos espacio en nuestra vida para los impulsos que vienen realmente de nuestro interior y nuestro corazón.

Planificar implica suponer cosas.Los planes no pueden conducir el futuro, ya que en algún momento se toparán con la improvisación. Por eso es más realista tomarlos solo como suposiciones en vez de pretender llegar exactamente a donde se planificó. Es más: los humanos somos especialmente malos haciendo estimaciones.

«La planificación de negocios a largo plazo es una fantasía», afirman Jason Fried y David Heinemeier Hansson en su libro Rework: Change the way you work forever.

Nuestras emociones y sentimientos no afloran cuando estamos más pendientes de lo que debemos hacer que de lo que realmente queremos hacer. Si tenemos una vida totalmente pautada por las obligaciones y el tiempo, poco a poco nos invadirá la monotonía y empezaremos a sentirnos menos vivos.

Por eso es de vital importancia empezar a relajarnos más, porque no podemos controlarlo todo, y no podemos obsesionarnos con ello. Una vez hayamos conseguido deshacernos de la obsesión por controlar el tiempo, realmente podremos empezar a disfrutar de nuestras vidas.

Tampoco podemos obsesionarnos con el pasado o el qué será de nosotros en el futuro. Tenemos que pensar en el presente y dejar de querer tener el control absoluto de todo. El cambio en nuestra forma de disfrutar la vida pasa por aceptar que, aunque somos nosotros quienes debemos escoger nuestro camino, la vida está llena de situaciones imprevistas. Momentos buenos y malos que no podemos controlar, pero que no nos debe dar miedo afrontar.

Cuando nos encontramos a tope de trabajo, con varios proyectos encima de la mesa y multitud de tareas por ser completadas, suele ser el momento propicio para que aparezcan los imprevistos, popularmente conocidos como marrones.

Los imprevistos pueden llegar desde varias direcciones y solo son verdaderos marrones si su resolución es urgente y obligatoria, más incluso que el resto de los proyectos: un cliente solicitando un favor al que no nos podemos negar, un jefe que desvía sus tareas aguas abajo, un compañero que cae enfermo… Los imprevistos, en algunos casos, son síntoma de una planificación poco cuidada, pero en otros, como su propio nombre indica, eran prácticamente imposibles de prever.

Rescatamos una selección de consejos que te pueden ayudar a librarte por la obsesión de control:

1. No malgastes tu energía queriendo controlar decisiones y acciones de otros o algo externo que tú no puedes cambiar

Siempre existirán variables externas sobre las que tú no tendrás control. Identifica cuáles son esas variables o factores sobre los que tú no tendrás control y acéptalos. Esto hará que la paz vuelva a ti, porque no estarás luchando contra lo que no puedes cambiar.

2. En cada situación que vivas, enfócate en lo que tú sí puedes tener control

Reconoce hasta dónde puedes llegar tú, haz tu parte lo mejor posible. Tú solo puedes ocuparte de lo que sí tienes control, no de todo ni de todos.

3. Identifica y reconoce tus miedos y enfréntalos

Trabájalos comprendiendo cuáles son los mensajes ocultos que traen a tu vida. Traspasando tus miedos encontrarás nuevas posibilidades de vivir en armonía y en consonancia con tus propósitos más importantes.

4. Cambia tu conversación interna: deja de pensar que todo tiene que ser perfecto

No te concentres en lo que falta, en el error, en lo que está mal. Pon tu atención en hacerlo lo menos perfectible posible: haz lo mejor que puedes con lo que tienes (a esto es lo que llamamos excelencia).

5. Déjate llevar, fluye con los acontecimientos

Déjate sorprender por el universo. Haz que las cosas pasen, pero acepta que hay una fuerza universal que acomoda todo armoniosamente a pesar de que tú quieras forzar que algo ocurra de determinada manera. La inteligencia divina tiene su propósito y con el tiempo podrás darte cuenta de que todos los puntos del pasado y del futuro conectan entre sí por una válida razón.

6, Permítete equivocarte

Los errores que pudieras cometer, o los resultados que no quieres que así ocurran, no son malos. En lugar de llamarlos errores, llámalos espacios para aprender. Observa tus errores y resultados no esperados como lo que son: maestros que te ayudan en el camino de tu evolución como ser humano y que te brindan una excelente retroalimentación para afinar tu puntería y dar en el blanco las próximas veces.

7. Relájate, respira cuando lo necesites; vuelve a tu centro

Si te mantienes en la conducta de querer tener todo bajo control, estarás contracturado, preocupado, nervioso y todo eso repercutirá, tarde o temprano, en menor o mayor grado, en tu cuerpo con la aparición de enfermedades. ¡Cuida tu mente! Cuidando tus pensamientos, cuidarás tus emociones y, por ende, tu cuerpo se verá beneficiado y continuará transportándote a donde quieras.

8. Haz lo que te propones hacer y «entrégalo al universo»

Confía en esa energía superior, Dios, universo, fuerza interior o como tú le llames o cómo sea que eso tan grande signifique para ti. Da un paso, luego «escucha» las señales, toma conciencia de si estás en el camino correcto o si te estás desviando. Corrige tu marcha si es necesario.

9. Ten confianza en que las personas no te desaprobarán si sueltas el control y permites que la vida fluya

Dales a ellos la oportunidad también de que se ocupen de los espacios y asuntos que le son propios. Ayúdales a crecer creciendo tú. Permíteles ser responsables de su propia vida. Y si sientes que alguien desaprueba tu cambio, pues es un problema de esa persona. Si te quiere, bien te comprenderá; si no, que siga su rumbo aunque duela. Tú te mereces lo mejor.

10. Reconócete, valórate, acéptate con tus defectos y virtudes

Cuanto más trabajes en la aceptación y en el reconocimiento de quien eres, lograrás mayor seguridad en ti mismo y aceptarás a los demás con sus defectos y virtudes, además de aceptar cualquier cosa que detectes que no puedes cambiar para concentrarte en lo que sí puedes, reemplazando el resentimiento por las ganas y entusiasmo. Si te aceptas a ti mismo como eres, ensalzando y potenciando tus fortalezas, comprenderás que nadie ni nada es perfecto y te sentirás más liviano para vivir y crear lo que deseas en tu vida.

11. Manténte al «acecho» de ti mismo

Cuando te observes queriendo tener todo bajo control, para tu marcha un momento; reflexiona y piensa que el único autocontrol que necesitas es el de tus pensamientos. Allí es donde tienes que influir para dirigir tus emociones y acciones hacia los resultados que tú desees, haciendo uso de lo mejor que puedes de ti mismo y de lo externo en pos de tus propósitos.

6.4 Gestión de imprevistos

Los imprevistos son los principales causantes de que mucha gente prefiera no organizar su tiempo.

La mayoría de imprevistos no son urgentes, pero el pánico nos hace pensar equivocadamente que lo son. Detenemos y perjudicamos nuestras tareas más importantes para atajarlos sin pararnos a pensar. ¿La forma de gestionarlos? Primero, debemos analizar su naturaleza.

Uno de los factores más importantes en un proyecto es la programación o planificación del tiempo, la negociación del tiempo y el tiempo que se agrega a un proyecto para contingencias, es decir, los factores que no se han previsto específicamente, pero suceden y están fuera de nuestro control. Siempre se esperan un cierto nivel de tiempo añadido, pero tiene que ser razonable, por lo que la negociación de este aspecto es muy complicada.

El tiempo es un recurso muy interesante, ya que no forma parte del inventario. Se consume tanto si se utiliza como si no. Nuestro objetivo como administradores de proyectos es utilizar el tiempo futuro asignado a un proyecto para garantizar la máxima productividad.

Una vez que ha comenzado un proyecto, el tiempo es el principal recurso que tenemos para mantenerlo en marcha. Una buena gestión de un proyecto nota si el tiempo se pierde, con informes de recursos. Sobre todo, se deben identificar las pérdidas de tiempo durante las reuniones del equipo. Una vez identificadas se debe calcular la incisión de estos retrasos o pérdidas, y entrar nuevamente en la negociación de los tiempos, cómo afecta al proyecto actualmente o el plazo de finalización del mismo, lo que le costará al cliente y el costo para ti.

Evitar problemas de gestión del tiempo es muy importante. Por ello, debe manejarse durante la fase de programación del proyecto, durante la que se describen las actividades necesarias para entregar el proyecto a tiempo, las preocupaciones y retos, los riesgos potenciales y el tiempo de resolución.

Estos son nuestros principales consejos:

1. Sé consciente de que los imprevistos constituyen una realidad en la jornada diaria

Esto es importante, pues hemos de saber distinguirlos de las actividades normales, de modo que evitamos caer en el error de identificar las interrupciones con el trabajo en sí mismo de manera que llegamos a aceptar el caos reinante que provocan las interrupciones como algo normal e inevitable de nuestro trabajo o nuestra vida.

2. Acepta que los imprevistos forman parte de la vida profesional

Admitir esta idea nos permite estar más preparados para afrontarlos como tales, evitando con ello conductas de frustración, enfado y, en ocasiones, ira ante el malestar que suponen los imprevistos ¿Quién no se ha quejado amargamente ante una llamada mientras estamos concentrados en una tarea? Esta aceptación no puede identificarse con tolerancia, sino más bien con lo contrario, pues lo que pretendemos es crear un contexto en el cual podamos desenvolvernos sabiamente cuando las interrupciones aparezcan.

3. Identifica los imprevistos

Es lógico ya que luchar contra un enemigo desconocido constituye un gran error. Por ello, hemos de conocerlo antes de que sea demasiado tarde. Aunque este consejo pueda parecer simple, no lo es, ya que para elaborar un remedio frente a los imprevistos, estos tendrán que analizarse y estudiarse de manera que si alcanzamos a identificar los más habituales que afectan a nuestro trabajo, dispondremos de las herramientas necesarias para paliar su efecto.

4. Saber que los imprevistos no atacan a todo el mundo con la misma eficacia

Solo afectan cuando se producen las condiciones adecuadas, es decir, habrá contextos en los que los imprevistos causarán más daño (cuando hay desorganización permanente, cuando no planificamos, cuando nos distraemos, etc…).

5. Dispon de herramientas para luchar contra los imprevistos

Este aspecto es fundamental puesto que si estamos preparados, actuaremos con seguridad, paciencia y eficacia para gestionar la situación. Dicho de otro modo, cuando llegue el imprevisto no nos pondremos nerviosos, impacientes y enfadados, elementos estrechamente vinculados a un comportamiento ineficaz que solo nos reportará insatisfacción y nulos resultados.

6. Dispon de unos hábitos de gestión del tiempo saludables

Fijar prioridades, comenzar siempre por la tarea más importante, saber dividir y estructurar el tiempo, ser realista en la fijación de tiempos de trabajo, concentrarse y focalizarse en la actividad que se está desarrollando en cada momento, no hacer más de una tarea a la vez, conocer nuestros ritmos biológicos.

7. Adopta un protocolo para la gestión de los imprevistos «menores»

Debemos de disponer de un protocolo de actuación para aquellos casos en que se producen llamadas telefónicas, visitas de personal o compañeros a nuestra oficina o visitas imprevistas de clientes. A modo de ejemplo: filtro de llamadas, dar a conocer a nuestros compañeros los horarios en que no podemos atenderlos, educar debidamente a los clientes respecto a las normas de funcionamiento de la empresa, etc… Igualmente, es importante ser disciplinados y evitar comportamientos que, de por sí, constituyen interrupciones. Para ello, cerraremos el correo electrónico, evitaremos la multitarea, organizaremos los tiempos de llamadas, etc…

8. Dispon de un Plan B

Para prevención de aquellos imprevistos más graves hemos de disponer de una planificación alternativa que nos facilite la respuesta a la situación creada. Si conocemos los imprevistos podremos establecer planes de actuación a medida que nos permitan actuar con rapidez y eficacia. Aquí es fundamental la experiencia: como hemos sufrido los efectos de un imprevisto, podremos calcular los riesgos y los fallos que pueden producirse y así adoptar decisiones que anticipen soluciones.

9. Actúa con rapidez

A mayor rapidez en la respuesta, mayor eficacia en nuestra actuación y mayor posibilidad de reducir los efectos perniciosos del imprevisto. Para ello habrá que ser flexibles y adaptarse a las circunstancias.

Comunicación: Ante un imprevisto, hay que disponer de un alto grado de comunicación entre los miembros del equipo, de forma que todos los implicados en su solución puedan actuar de forma rápida y homogénea.

Colaboración: En muchas ocasiones, el imprevisto se resolverá a través de una delegación en un compañero o en la suplencia de este en la actividad que veníamos desarrollando, por lo que los miembros del equipo deberán ser conscientes de la necesidad de ayudar y colaborar.

Aprender: Ahondando en la idea ya anticipada, hay que aprender de las situaciones inesperadas con el fin de extraer la enseñanza que nos permita estar más preparados cuando la ocasión se repita.

10. Tener una cultura empresarial y unos valores bien definidos

Los principios que inspiran el funcionamiento de la empresa, si están bien asentados, permitirán conocer qué hacer cuando surja un imprevisto, reduciendo la burocracia y la dependencia jerárquica y, por supuesto, la lentitud en la reacción.

Para concluir, sé consciente de los imprevistos y acéptalos, pero como una tarea más, debes prevenirlos y anticiparte a ellos.

6.5 Inercia vs. sinergia

Vivir es vibrar, pero nuestra sociedad quiere asimilar felicidad con facilidad; quiere hacernos creer, y lo ha logrado en buena manera, que la vida ideal es aquella que no exige esfuerzo, en la que todo aparece confortable, sin cultivarlo, casi sin pedirlo. Casi sin esfuerzo, pero con algo mucho más importante: atreverse a tomar las decisiones que más te acerquen a lo que eres y te hace feliz.

En física, la inercia es la propiedad que tienen los cuerpos de permanecer en su estado de reposo o movimiento, o la resistencia que opone la materia a modificar su estado de reposo o movimiento. Como consecuencia, un cuerpo conserva su estado de reposo o movimiento rectilíneo uniforme si no hay una fuerza actuando sobre él.

Todos, tarde o temprano, sentimos como nuestras vidas entran en este proceso de inercia en el que parece que el ritmo de la vida sigue su curso sin pararse a preguntarnos si es eso lo que queremos de ella. Nuestra agenda parece tener vida propia y no somos nosotros quienes la gestionamos.

Por tanto, la inercia tiene mucho que ver con el devenir. Es un concepto de carácter técnico en filosofía, muy relacionado con el de tiempo, y con los correspondientes a mutación o cambio. Debe entenderse por devenir, el hecho de que, en la realidad, nada es estático, sino un flujo o una corriente dinámica.

Por tanto, la inercia es el rumbo que está tomando nuestra vida actual y que solo podrá ser variado si introducimos en nuestra agenda elementos de cambio que alteren la fuerza de esa inercia.

La sinergia comúnmente refleja un fenómeno por el cual actúan en conjunto varios actores, varios factores o varias influencias, creando así un efecto más grande que el que hubiera podido esperarse dado por la suma de los efectos de cada uno en caso que hubieran operado independientemente. En estas situaciones, se crea un efecto extra debido a la acción conjunta o solapada que ninguno de los sistemas hubiera podido generar en caso de accionarse aisladamente.

La felicidad humana debe incluir el palpitar cotidiano de la relación con los otros, con el mundo, aquella relación saludable y equilibrada que hay que plantar, regar, guardar, superar… La felicidad también está sustentada en la responsabilidad y la angustia que implica el decidir, el respeto por el otro, el vivir con el otro incluyendo su diferencia.

Vincular una decisión a una acción

Lo que decidas, ponlo en práctica: a la decisión le tiene que seguir la acción, ya que ninguna decisión es buena hasta que se aplica. Un criterio a la hora de tomar una decisión es su aplicabilidad: gastar tiempo en tomar una decisión puede ser un ejercicio inútil si luego no se va a poder poner en práctica. Para ello, la voluntad es fundamental y depende de nosotros. El ejemplo más real es el de la decisión de dejar de fumar o ponerse a dieta. Pero también es crucial la «venta de ideas» que hagamos y en la que intervienen ya terceros. En esta venta es clave saber a quién afecta mi decisión, qué es lo que necesito de cada una de las terceras partes y saber qué beneficios pueden obtener de mi decisión para conseguir su apoyo.

Sé creativo y genera alternativas: solemos pensar que la primera alternativa es la buena, pero no hay ninguna razón para afirmar que ante un problema esa sea la mejor. En realidad, a más alternativas, en principio, mayor calidad de las decisiones. En cambio, si solo tienes una alternativa no eliges, solo decides lo que puedes.

La creatividad es importante a la hora de generar alternativas, pero en ocasiones se infrautiliza y nosotros mismos la atrofiamos presionados por una urgencia ficticia. Solo el 10% de las decisiones que se toman en una empresa son urgentes, y el 10% de ese porcentaje de decisiones requiere una actuación inmediata. Otro error habitual es evaluar al mismo tiempo que generamos las alternativas, algo aún más frecuente cuando se decide en grupo.

Ganar o perder

Muchas veces podemos llegar a pensar que las decisiones que tomamos no fueron las adecuadas porque quizá no teníamos muy claro a dónde queríamos llegar. Cualquiera que sea la duda sobre el motivo último de una decisión, escríbela de tres o cuatro formas diferentes. Te ayudará a encontrar matices o descartar concepciones erróneas. Una vez determinada tu decisión personal, también tendrás que tener en cuenta el contexto en el que vas a aplicarla.

Los psicólogos están de acuerdo con que los conflictos tienen que tratarse para evitar el estancamiento y la recriminación, así como para restablecer la estabilidad y la comunicación. La cuestión es cómo hacerlo. En principio, hay seis modos distintos de tratar una situación conflictiva: escapar, luchar, rendirse, eludir responsabilidades, alcanzar un acuerdo o llegar a un consenso.

1. Escapar

Escapar es lo mismo que evitar. El conflicto no se trata y la situación permanece. Se da por supuesto que ninguna de las dos partes gana nada. Es una situación perder-perder.

2. Luchar

Las personas que se ocupan de un conflicto de forma agresiva tienen un único objetivo: ganar. Pero ganar no es suficiente, ya que alguien tiene que perder. Este enfoque consiste en conquistar al oponente y hacer valer la postura de uno ante la resistencia de los demás. El resultado es una situación ganar-perder.

3. Rendirse

Aquellos que ceden en un conflicto lo resuelven retirándose o, lo que es lo mismo, perdiendo. El resultado es una situación perder-ganar.

4. Eludir responsabilidades

Los que se sienten abrumados por un conflicto suelen delegar la decisión —y, por consiguiente, también la confrontación— en otra autoridad, normalmente más alta. Esta resuelve el conflicto por ellos, aunque no necesariamente de forma sensata, ni a favor del que delega. Existe el riesgo de que ambas partes pierdan (situación perder-perder).

5. Alcanzar un acuerdo

En función de cómo se perciba, un acuerdo es una solución aceptable para ambas partes. Se suele pensar que, si bien la solución no es ideal, es razonable dadas las circunstancias (ganar-perder/ganar-perder).

6. Llegar a un consenso

Un consenso se basa en una solución nueva desarrollada por ambas partes. A diferencia de un acuerdo, es una situación ganar-ganar para las dos, porque nadie tiene que echarse atrás, sino que ambas desarrollan una «tercera vía» juntas.

Nuestros fracasos no se deben a las derrotas que sufrimos, sino a los conflictos en los que no tomamos parte.

Graffiti en un centro juvenil de Berna (Suiza)

Optimismo

Preocúpate por decidir bien más que por acertar: es habitual tener un injustificado sentimiento de responsabilidad que nos lleva a pensar que si hacemos las cosas bien todo saldrá como estaba previsto. Pero en una decisión concreta podemos haber decidido bien y obtener malos resultados (y viceversa). El factor suerte también interviene.

Si estás pensando en que algo no es posible, adivina… No lo es. Las personas hacen cosas raras y a veces increíbles cuando están convencidas de algo. Durante tu vida te toparás con mucho cinismo y desilusión. Vendrá gente que te dirá que ciertas cosas nunca se podrán alcanzar. Cuando todo el mundo tiene dudas, quizás sea mejor no dejar que te aconsejen.

Y si no tienes demasiada confianza en lo que haces, no te preocupes, porque hay una serie de cosas que puedes hacer para mejorarla:

Comenzar de a poco

No hay por qué comerse el mundo en un día. Por eso, plantearse etapas puede ser una buena manera de superar la falta de confianza. Plantéate un serie de pequeños proyectos en tu trayecto y alcánzalos. Vencer motiva. Date una buena palmada a cada logro y luego sigue con el próximo objetivo.

Solo comienza

Si te pasas el tiempo mirando la cima de la montaña, la escalada se te presentará mucho más dificultosa que si solo hubieras decidido comenzar con el pequeño paso que tienes enfrente. Date tiempo: todo el mundo necesita de un plazo para lograr sus objetivos y, además, te lo digo por experiencia, por lo general las cosas llevan algo más de lo que uno pensó. Ya ni me acuerdo de la cantidad de proyectos que me llevaron bastante más de lo que había planificado. Pero, visto en perspectiva, nada de eso importa. Solo nos queda el resultado de ese esfuerzo, de lo que hicimos y de lo que no hicimos. Lo que realmente importa es cómo tomar decisiones —no que sean buenas o malas— y transformar esas decisiones en actos.

«Una gran nación es como un gran hombre: cuando comete un error, se da cuenta de ello. Una vez se ha dado cuenta, lo admite. Una vez lo ha admitido, lo enmienda. Considera a aquellos que señalan sus defectos como los maestros más benévolos».

Lao Zi

7.1 Frenar para ir más rápido

Aspiremos a una vida «llena» en vez de una vida «ocupada». Frenemos para llenarla de aquello que realmente importa.

Solo hay algo peor que el trabajador vago: un workaholic. Un workaholic es aquella persona que no sabe irse a su casa. Para ella nunca hay demasiado trabajo. Puede pasar la noche en la oficina si hace falta. Pero los workaholics crean más problemas de los que solucionan, porque esa intensidad no puede mantenerse en el tiempo.

«Maquillan la pereza intelectual con fuerza bruta», afirman Fried y Heinemeier. «El verdadero héroe ya está en casa porque se le ocurrió una forma más rápida de hacer las cosas».

Además, cuando estás demasiado cansado, tu creatividad se resiente, te vuelves irritable, eres menos cuidadoso en tus tareas, etc.

No creemos que sea un gran hallazgo, la vida de gran parte de nosotros es muy acelerada, corremos para llegar al trabajo, comemos apurados para seguir trabajando o hacer cualquier labor pendiente, estamos con mil cosas en mente mientras hacemos otras, vemos televisión y comemos, conversamos con amigos y estamos pendientes del teléfono móvil, etc. La sociedad actual no promueve un estilo de vida muy saludable, incluída nuestra rutina diaria que, al fin y al cabo, afecta a nuestro bienestar.

¿Estás demasiado ocupado para hacer cualquier cosa, todo el tiempo? Quizás quieras tomártelo con un poco más de calma. Estos días parece que todos estamos constantemente ocupados, que estamos en una competición para ver quién tiene menos tiempo libre. Esa queja de «estoy demasiado ocupado» o «no me alcanza el tiempo para todo» esconde un cierto orgullo: «estar ocupado» se ha convertido en una suerte de señal de éxito. Al mismo tiempo, es el detonante de una conversación en la que todos nos quejamos y nos consolamos unos a otros sobre cuán cansados estamos y lo llena que está nuestra agenda.

Estar constantemente muy ocupado acaba siendo una trampa. Cuando hay cosas que realmente queremos hacer, que de verdad llenarían nuestras vidas, pero nos da miedo hacerlas, podemos llenarnos de innumerables tareas sin importancia (como archivar papeles) hasta el punto de estar tan ocupados que no podemos ni siquiera tomarnos un momento para pensar en lo que haremos a continuación.

Estar constantemente ocupado no necesariamente significa ser productivo, y llenar todo nuestro tiempo con actividades no significa necesariamente llenarlo de significado.

El principal temor es el miedo a desperdiciar nuestras vidas. El temor a perdernos algo importante termina llevándonos en el sentido opuesto. Cuando estamos «tan ocupados que no podemos respirar», no nos tomamos el tiempo de pensar si las cosas con las que estamos llenando ese tiempo realmente valen la pena.

En vez de decir «no tengo tiempo» intenta decir «eso no es una prioridad», y ve cómo se siente. A menudo, esa es una explicación perfectamente adecuada. Tengo tiempo para planchar mis sábanas, simplemente no quiero. Pero otras cosas son más difíciles: cambiar nuestro lenguaje nos recuerda que el tiempo es una elección. Si no nos gusta cómo estamos perdiendo el tiempo, podemos elegir algo diferente.

Como explicaban en el vídeo anterior, puedes trabajar diez horas al día, pero si amas lo que haces y tu vida está llena de significado, no vas por la vida quejándote de estar «demasiado ocupado». La diferencia, pues, no está en cuánto tiempo posees, sino en cuánto lo disfrutas.

El movimiento slow aboga por un cambio cultural hacia disminuir o enlentecer el ritmo de la vida. Carl Honoré, autor del libro En defensa de la lentitud, dice:

«Es una revolución cultural c7.2 El poder de los pequeños gestosontra la noción de que los más rápido siempre es mejor. La filosofía slow no es acerca de hacerlo todo a ritmo de caracol. Es acerca de buscar hacerlo todo a la velocidad correcta. Saborear las horas y los minutos en vez de contarlos. Hacerlo todo tan bien como sea posible, en vez de tan rápido como sea posible. Es sobre calidad en vez de cantidad».

En un mundo lleno de trabajo por hacer, redes sociales e infinitas películas y series online, parecería que no tenemos excusas para pasar un solo segundo aburridos. Si nos encontramos con una cola en el supermercado, sacamos el smartphone y revisamos el feed de Twitter y aprovechamos para quejarnos de tener el cajero más lento de la faz de la Tierra. Con esto, eliminamos lo que antes habría sido un momento de aburrimiento.

No obstante, al eliminar el aburrimiento de nuestras vidas, eliminamos también algo muy importante: la manera en la que nuestro cerebro funciona cuando está aburrido. Eliminamos, entre otras cosas, la capacidad de soñar despiertos, que es el génesis de la creatividad y la generación de nuevas ideas. Es decir, si no podemos aburrirnos, no podemos crear cosas nuevas; funcionamos como autómatas a través de los bucles de nuestras rutinas.

Entonces, quizás quieras pensar un poco sobre si estar tan ocupado que no tienes tiempo de ser creativo ni de elegir con qué quieres llenar tu vida es realmente un símbolo de tu éxito y tu productividad. Quizás la respuesta no sea la que esperas.

Frente a esta vorágine, que nos afecta tanto mental como físicamente, se crea el movimiento slow, el cual promueve vivir más presentes y evitar la prisa.

El movimiento slow propone que tomemos el control del tiempo, más que ser dominados por él, encontrando un equilibrio entre el uso de la tecnología, orientada a aprovechar el tiempo eficientemente, y las instancias para disfrutar de actividades como dar un paseo o compartir una comida con otras personas, donde no debiera convenir ahorrar tiempo. Parte de la filosofía slow es que, aunque la tecnología puede acelerar el trabajo, así como la producción y distribución de comida y otras actividades humanas, las cosas más importantes de la vida no deberían acelerarse.

Consejos esenciales

1. Conseguir un hobby tranquilo.
2. Huir de la multitarea.
3. Huir de la tiranía del reloj: los fines de semana, procurar levantarse de la cama respetando los ritmos naturales del sueño en lugar de poner el despertador.
4. Hacer la compra en un mercado de productos frescos y agricultores locales.
5. Preparar la comida, sentarse con tranquilidad y saborearla sin tener otra distracción.
6. En vacaciones es mejor calidad a cantidad: no intentar llegar a todo lo que nos gustaría ver, sino disfrutar al máximo cada cosa que vemos.
7. Limitar la lista de cosas pendientes.

7.2 El poder de los pequeños gestos

La mejora no se produce con grandes cambios, sino con la capacidad de comprometernos con los pequeños cambios.

Hemos apuntado más de una vez que la productividad personal es el resultado de dos factores:

• Tu estado emocional.
• Tus aprendizajes sobre ti mismo y sobre las herramientas.

Combinar este estado con tus aprendizajes te acerca a saber cómo mejorar la productividad personal.

Recuerda:

¿Qué es un hábito?

Antes de comenzar con los 5 hábitos que te van a ayudar debemos reflexionar brevemente sobre qué es un hábito: cualquier comportamiento repetido regularmente que requiere de un pequeño o ningún raciocinio; además, es aprendido, más que innato.

Para interiorizar un hábito tenemos que repetirlo una y otra vez hasta que se quede grabado en una nueva forma de funcionar. Necesitamos disciplina o, mejor dicho, fluidez disciplinada, es decir, ponernos manos a la obra desde un estado de tranquilidad. Con calma. Hacer las cosas desde la rabia o el estrés no da los resultados deseados.

¿Cuál es el origen de tu motivaciones? Reflexiona sobre ello. Te dará pistas interesantes acerca de ti mismo.

Un hábito bien interiorizado es una habilidad, una estrategia que pones de forma intuitiva en marcha. Cuando acabes de leer el post te recomiendo realizar planes de acción para el hábito que te haya parecido más interesante.

1. Busca espacios de creatividad cada día.

2. Cuida tu mente: huye del estrés.

3. Cuida tus emociones y sentimientos.

4. Aprende a «desconectar».

5. Cuida tu cuerpo físico: ejercicio y alimentación.

Hemos hablado muy poquito de la alimentación, pero este vídeo te puede ayudar a introducir conceptos muy innovadores que se están aplicando al cuidado de la alimentación consciente.

Aplicación práctica

Si en temas anteriores nos centrábamos en pequeños hábitos para comenzar el día, hoy nos centraremos en los minutos finales de tu jornada laboral.

Imagina que debes afrontar los 15 minutos finales. Estás cansado, te cuesta concentrarte y, o bien estás deseando que acaben cuanto antes, o crees que no serán suficientes para terminar todo lo que tienes en la mesa de trabajo.

Al igual que en una carrera de larga distancia, la manera en la que se finaliza es tan importante como la que se empieza. Invertir esos minutos en organizarte y programarte el día siguiente tiene un doble efecto positivo ya que no solo aprovechas esos minutos de una forma eficaz, también te estructuras el día siguiente para ser lo más productivo posible.

5  cosas que recomendamos hacer en los últimos 15 minutos del trabajo

1. Comprueba tus lista de tareas del día

Es importante revisar qué es lo que se ha hecho en la jornada laboral para ver qué es lo que nos queda pendiente en la agenda que elaboramos el día previo. Analizar la importancia de esas tareas pendientes y en cuánto tiempo se podrían acabar es algo fundamental. Si hay alguna tarea que solo nos lleve algunos minutos, lo mejor es intentar acabarla (recuerda la regla de los 2 minutos). En el caso de haber completado la lista de tareas urgentes e importantes solo te queda sentirte satisfecho.

2. Escribir la lista de tareas de mañana

Es importante pensar qué tareas tendremos al día siguiente y si nos suelen salir tareas imprevistas, dejar un pequeño hueco horario para poder abastecer todo. Si el día anterior nos quedo alguna pendiente, establécelo como algo prioritario para conseguir cerrarlo lo antes posible. Según los expertos, es importante empezar tu día de trabajo con un foco claro y preciso. Una forma de tenerlo es invertir el día de antes a redactar las cosas que hacer.

3- Completar tareas fáciles

La mejor forma de abordar tu trabajo es comenzar por tareas más difíciles que requieren una mayor energía y acabar con las más sencillas que no impliquen un desgaste elevado; si lo hiciéramos al revés, no conseguiríamos ser todo lo productivos que queremos para hacer aquellas cosas más complicadas.

4. Ordena tu escritorio

Está demostrado que el desorden evita que estés concentrado al máximo. Quizás te ayude para procesos creativos o divergentes, pero si no te encuentras en alguno de ellos, no tienes excusa para no ordenar. Sobre todo para las personas que más les cuesta, ordenar es un esfuerzo, pero tiene una serie de ventajas que harán que tu día a día sea más eficaz. Terminar el día ordenando tu escritorio hará que el día siguiente empieces con más energía y con una sonrisa.

5. Despedir a los compañeros

Normalmente compartimos horas de trabajo con otros compañeros y para fomentar un clima saludable de trabajo es importante saludar al llegar y despedirnos deseando un buen día o fin de semana. Un entorno laboral sano nos reportará un bienestar extra. Para ello, hemos de cuidar los pequeños detalles como puede ser decir adiós con una sonrisa al marcharnos.

A veces, un pequeño gesto lo cambia todo:

7.3 El abismo del largo plazo

Necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que desplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la urgencia y la eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la importancia y la efectividad.

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar el tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

1. Identificar metas, objetivos y prioridades.
2. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y la planificación del tiempo.
3. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
4. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
5. Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

En síntesis, el tiempo vendrá ordenado según una jerarquización del trabajo y el establecimiento de prioridades. Es importante integrar la atención de lo importante (sobre todo si NUNCA es urgente).

Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: lo que constituye la razón de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta importante para una organización es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro.

La atención de lo importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno.

¿Qué nos impide planificar a largo plazo?

Una ordenación y planificación del trabajo traerá como consecuencia una reducción del número de urgencias, pero no su eliminación total. La solución al aumento de trabajo no es el aumento de nuestras horas de dedicación al mismo, porque el tiempo es limitado y no dará para más, mientras que el trabajo es elástico y seguirá creciendo. La solución es saber discernir entre:

• lo que debemos hacer y
• lo que debemos delegar.

Realmente no es fácil llegar a una jerarquización de nuestros trabajos para determinar las correspondientes prioridades.

El principio de Pareto: la clave del éxito a largo plazo

El principio de Pareto te permite diferenciar las actividades que son valiosas de aquellas que solo te hacen perder tiempo. En consecuencia, descubrir aquellas cosas que te harán tener más éxito en tu vida, en tu asociación o en tu empresa a largo plazo.

La razón por la cual es tan importante comprender el principio de Pareto es porque demuestra una realidad de la que muchas veces no eres consciente y que impacta directamente al crecimiento y a la productividad de tu negocio.

Asumes que tus esfuerzos tienen más o menos la misma relevancia cuando no es así. Hay actividades que te acercan más a tus metas y hay otras que te alejan de ellas.

La tarea principal es sencilla, genera una lista de todas las actividades que a día de hoy realizas; posteriormente clasifica cada una de esas actividades, como «me acerca a mi meta o me aleja de mi meta».

Finalmente, desarrolla un plan de acción diario en el que el 80% de tu tiempo y esfuerzo lo dediques a las actividades que te acerquen a tus objetivos. Tu lista debe de incluir todos los distractores con los que comúnmente te enfrentas, por ejemplo Whatsapp, navegar en redes sociales, hacer llamadas no programadas, etc.

Asimismo, debes de incluir las actividades que son importantes para que mantengas un equilibrio físico, mental y emocional como, por ejemplo, comer, meditar, hacer ejercicio, etc. El diferenciar cada una de las actividades de tu lista te permitirá identificar claramente cuáles son las que te aportan los mayores beneficios y cuáles son aquellas que te agobian, estresan y cansan.

Aplicar el principio de Pareto tiene que ver con el tiempo, energía y atención que dedicas a tu negocio y a tu vida. Analiza todas tus actividades y determina cuáles son las que te hacen perder tiempo, energía y esfuerzo y descubre también aquellas que te transformarán en una persona más eficiente, productiva y competitiva impactando en una medida proporcional los resultados no solo de tu negocio, sino de tu vida misma.

Si logras pensar de acuerdo a éste principio, será una persona más efectiva, productiva, competitiva, feliz y satisfecha. Tus negocios también serán más rentables, ya que requerirán una menor inversión de tiempo, dinero y esfuerzo para obtener mejores resultados.

La meta no es necesariamente rendir al máximo y extenuarte, sino más bien deshacerse de lo innecesario y vivir una vida más tranquila y, al mismo tiempo, más productiva y eficiente.

Una tarea o proyecto de largo recorrido puede resultar desmotivadora porque, aunque la satisfacción de terminarla será grande, al encontrarse «tan lejos» cuesta mantener la perspectiva y la motivación. Divide el proyecto en partes intermedias y propón un plan de trabajo y plazos coherentes para cada etapa del recorrido. Es una de las formas más útiles de mantener la motivación en los proyectos largos.

¿Preparado para el largo plazo? ¿Seguro?

Te recomendamos ver este vídeo:

7.4 La creatividad no está reñida con la estabilidad

Actualmente es imposible entender los conceptos de gestión eficaz y productividad sin entender los conceptos de creatividad e innovación.

Ya a finales del S. XV, con el paso del feudalismo al capitalismo, Leonardo Da Vinci afirmó: «No estamos ante una época de cambios; estamos ante un cambio de época».

De nuevo, el sistema ha entrado en crisis y las decisiones que tomemos serán vitales para configurar la nueva época que empieza.

El talento fue una moneda creada en la antigüedad originaria de Babilonia y muy utilizada en los países del Mediterráneo. El origen del talento, por tanto, era una moneda que indicaba que algo era importante y valioso. El talento es inteligencia aplicada, convertir los conocimientos en comportamientos y poner en valor lo que una persona, un equipo o una sociedad sabe, quiere y puede hacer. Y, junto al talento, las claves son pasión, conexión, amor a lo que haces y a los demás. El talento no es un don, sino un habilidad para el aprendizaje.

Para entender el «talento» hay que entender el nuevo concepto de «inteligencia». La teoría de las inteligencias múltiples es un modelo propuesto en su libro de 1983 por Howard Gardner en el que la inteligencia no es vista como algo unitario que agrupa diferentes capacidades específicas con distinto nivel de generalidad, sino como un conjunto de inteligencias múltiples, distintas y semi-independientes.

Gardner define la inteligencia como la «capacidad de resolver problemas o crear productos innovadores que sean valiosos para una o más culturas».

En esta propuesta hacia el talentismo, las ideas de Aristóteles (desde el potencial a la felicidad) se combinan con las de Confucio (la armonía) y Buda (el equilibrio) para ir más allá, a la interdependencia entre lo mejor de los pensamientos occidental y oriental. Las personas necesitamos encontrar sentido a lo que hacemos y el sentido (motivación) es uno de los 3 motivadores claves junto con la autonomía (libertad) y la maestría (aprendizaje).

Como profesional, ¿cuál es tu mayor ventaja competitiva?

Cuando se identifica esa capacidad especial y se va puliendo, sale sin apenas esfuerzo y se disfruta. Esto no quiere decir que sea fácil identificarlo ni fácil de pulir, pero sí divertido y desafiante. Para conocernos, hemos de explorar, hacer, equivocarnos y seguir hasta dar con esa capacidad especial que sale sin esfuerzo y que, además, te sientes bien al realizarla. Cuando descubres ese talento que te hace especial es genial porque sabes lo que puedes aportar, lo valoras y no te empeñas en dar algo para lo que no estás capacitado. Te sientes bien y dejas de compararte con otros porque te empiezas a valorar y encuentras tu lugar.

Desarrollar el talento profesional es generar valor propio para poder intercambiarlo por los recursos económicos. Descubrir esos talentos innatos que de alguna manera podemos  convertir en algo tangible que pueda proporcionar un servicio a los demás.

Absolutamente todos nosotros poseemos ciertas cualidades que destacan sobre otras personas. Algunos tienen el don de la comunicación, otros organizan maravillosamente, otras personas generan armonía donde van, otros saben liderar, etc. Solo cuando conocemos cuál es tu mayor cualidad podemos apoyar la base de nuestra vida en esos pilares que vamos a descubrir.

Para dar lo mejor de nosotros mismos y hacer las cosas de forma fantástica debemos hacer aquello para lo que somos buenos por defecto. Tu único trabajo consiste, primero, en descubrir sobre qué puntos fuertes se apoya tu persona y, segundo, encontrar aquel sitio-ocupación-actividad-situación en la cual poder aplicarlos.

1. Haz aquello que amas

La pasión por aquello que se hace siempre va por delante. Hagas lo que hagas, hazlo con pasión. Si sientes una verdadera pasión por lo que haces, jamás trabajarás ni un solo día de tu vida. Por tanto, a la hora de elegir una profesión o negocio, piensa en aquello que te apasiona. La fórmula perfecta sería:

«Piensa en algo que estarías dispuesto a hacer gratis durante toda la vida. Ahora busca la forma de ganar dinero con ello».

2. Debes ser bueno en lo que haces

Si tu pasión es la cocina, pero no se te da bien cocinar, en tu pasión no encontrarás la forma de ganar dinero, a no ser que publiques un libro y detalles lo que no hay que hacer en la cocina para tener éxito. Con los negocios ocurre igual: si iniciamos un negocio que tiene competencia, deberemos aportar algo distinto a la competencia o, sencillamente, ser mejores que nuestra competencia (más innovadores, mejor precio, mejor servicio, mejor relación calidad/precio).

3. Lo que el mundo necesita

Traducido a los negocios, digamos que sería el equivalente a decir que nuestro producto o servicio debe tener demanda. Enfocándolo a una profesión, vendría a decir que nuestra profesión debe tener futuro. La semana pasada, nuestro compañero Carlos Alonso publicaba una serie de trabajos que probablemente dejen de existir, por lo que en el supuesto caso de que tu pasión fuera uno de esos trabajos que van a quedar desfasados, no importa si se te da bien ya que, sencillamente, no tendrías futuro. Ahí es donde entra la palabra «reinventarse», una palabra que en tiempos de crisis cobra mucho sentido, pues hay que adaptarse a la nueva situación.

Para idear negocios rentables debemos disponer de un producto/servicio, un mercado potencial para nuestro producto y la capacidad suficiente para introducir el producto en el mercado. Si en esa pasión que se te da bien no dispones de estos 3 elementos, no tenemos nada.

4. Por lo que te van a pagar

Sientes pasión, eres bueno en lo que haces y tu trabajo se demanda, pero está mal pagado, por lo que de dedicarte a esa profesión deberías prescindir de tu idea de nivel financiero estable. Con respecto a los negocios, puedes tener los anteriores nombrados requisitos, ya que si tu negocio trabaja con un margen mínimo de ganancia y no es un negocio que se pueda expandir o crecer, quizás sería cuestión plantearse si es un negocio ideal para ti.

Estos serían 4 de los puntos más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir una profesión o negocio, aunque algunos de vosotros comprobareis que no siempre se tiene claro lo que a uno le gusta, y no importa si tienes 17 o 43 años. Hay personas que han encontrado su vocación a los 30 y otros con 40, por lo que no hay que castigarse con ello, sobre todo si eres joven.

«El único peligro de esta vida es ponerse el listón muy bajo».

7.5 Reconocer fracasos y aplicar mejoras

Para poder mejorar es necesario saber detectar qué está fallando.

Llegar a este punto, reconocer los propios fallos, es ya un paso adelante. Implica, al menos, el haberlos detectado, que no es poco. En general, primero se deben poner en marcha las iniciativas de diagnóstico y comprensión de resultados para, luego, si se considera necesario, aplicar sistema de mejora continua. Las áreas que suelen requerir de premura en la actuación son:

• Tiempo total de actividad.
• Tiempo dedicado a actividades productivas.
• Uso de aplicaciones productivas.

El problema es que muchas veces no hacemos este ejercicio de autocrítica y este error conduce a que las personas no dediquen el 100% de sus capacidades en el desempeño de su trabajo.

No se puede maquillar un trabajo mediocre con publicidad y marketing. Las notas de prensa son a menudo spam. Preocúpate de hacer bien tu trabajo. Lo de «lo importante es cómo se venda» es un mito: antes o después, la gente descubre la realidad. Es más: todo es marketing. Cada vez que envías un e-mail, eso es marketing. Tu forma de redactarlo o tus faltas de ortografía estarán transmitiendo cosas sobre la empresa. Cada vez que descuelgas el teléfono o que mandas una factura, eso es marketing. Realiza todas tus tareas con la consciencia de estar representando a tu empresa. El marketing no es solo un departamento.

En un ambiente de calidad, la identificación y resolución de problemas debe ser la práctica habitual en el trabajo diario. En este sentido, los empleados pueden intervenir en estas actividades si tienen los conocimientos y las técnicas adecuadas.

Los pasos a seguir para la resolución de un problema pueden establecerse con el ciclo PHVA de mejora continua.

 Ciclo de mejora continua PHVA para la resolución de problemas

1. Encontrar un problema

Puede ser muy útil hacerse estas preguntas:

• Qué ocurre (síntomas).
• Dónde ocurre.
• Desde cuándo ocurre.
• Cómo se ha venido resolviendo hasta ahora.
• Cuál es el impacto económico del problema o el impacto emocional.

2. Identificar las posibles causas del problema

Puede ser muy útil hacerse estas preguntas:

• Por qué ocurre.
• Cuándo ocurre.
• Dónde ocurre.
• Quién lo produce.
• Cómo ocurre.
• Cuántas veces ocurre.

3. Seleccionar las causas que parecen más importantes

4. Fijar la solución al problema

5. Implantar la solución

6. Comprobar los resultados obtenidos

7. Aplicar cambios

 

Identificar problemas

Todas las personas somos capaces de manejar el tiempo con eficacia, pero para hacerlo es necesario identificar primero qué estamos haciendo mal. Esta lista de los 10 principales errores que todos cometemos te puede ser muy útil. Además, al leerla comprobarás que a muchos de los problemas planteados ya le hemos dado solución durante el curso. Ahora ya no tienes excusa: ¡detecta y actúa!

Error # 1 – No mantener una lista de tareas pendientes

Si alguna vez has tenido la sensación de haber dejado de hacer algo importante entenderás la necesidad de tener una lista de tareas pendientes bien hecha. Es importante que esta lista esté organizada por prioridades y que muestre las tareas que deben hacer a una hora y en un momento determinado. Existen muchas herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar esta tarea.

Error # 2 – No tener metas personales

Es importante tener una meta hacia la que caminar, por sencilla que sea. Establecer metas personales  es esencial para gestionar bien el tiempo, porque los objetivos ofrecen un destino al que llegar. Cuando sabemos a dónde queremos ir, podemos administrar nuestras prioridades, nuestro tiempo y nuestros recursos para llegar allí. Las metas también nos ayudan a decidir en lo que vale la pena emplear el tiempo y diferenciarlo de lo que es solo una distracción.

Error # 3 –  No establecer prioridades

No siempre es fácil establecer prioridades, sobre todo cuando nos encontramos con una gran cantidad de tareas que parecen urgentes. Sin embargo, es esencial para aprender a priorizar las tareas con eficacia para administrar mejor el tiempo.

Error # 4 – No saber dominar las distracciones

Identificar cuáles son las acciones o circunstancias que nos distraen es fundamental para poder dominarlas. El correo electrónico, el teléfono, las aplicaciones de mensajería instantánea, la televisión o la radio son algunas de las circunstancias que distraen y hacen perder la concentración, y con las que se pierde una gran cantidad de tiempo.

Para gestionar el tiempo de forma eficaz es necesario minimizar la distracciones y gestionar las interrupciones de forma efectiva. Por ejemplo, delimitar un tiempo diario a la lectura del correo y a contestar mensajes, apagando los chats y servicios de mensajería e, incluso, apagando el teléfono o rechazando las llamadas cuando no sea una cuestión ineludible.

Gestionar las interrupciones mejora la concentración y, por lo tanto, la productividad.

Error # 5 –  Dilación o procrastinación

La dilación o procrastinación se produce cuando se posponen las tareas que deben hacerse y se hacen otras pensando que se está haciendo algo útil cuando en realidad no lo es. Muchas veces el problema es que se teme empezar la tarea y se revolotea alrededor sin hacer realmente nada, perdiendo el tiempo.

Error # 6 – Querer hacer demasiadas cosas

Cuando no se sabe decir «no», el número de tareas y de compromisos crece y crece. Esto puede conducir a la obtención de malos resultados, a padecer estrés y a tener baja la moral. Es fundamental que cada persona se haga dueña de su propio tiempo y que aprenda a decir «no» o, al menos, a decidir cuándo.

Error # 7 – Necesidad de estar siempre ocupado

Algunas personas necesitan estar siempre ocupadas y con mucho ajetreo a su alrededor, pero esto no es sinónimo de eficacia y produce un gran estrés. Es necesario reducir la velocidad del día a día.

Error # 8 – Multitarea (física o mental)

Esta palabra que está tan de moda es símbolo del día a día de mucha gente: escribir un e-mail mientras se habla por teléfono, preparar la comida mientras contestas un mensaje o comer mientras lees en el dispositivo móvil algo urgente son algunos ejemplos. Además, en muchos casos se cometen errores que hacen perder mucho tiempo. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y centrarse en las tareas de una tarea a la vez.

Error # 9 – Programar las tareas de forma ineficaz

Hay que conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el propio ritmo para organizar las tareas.

Error # 10 – No descansar

Es imposible concentrarse y ser productivo en el trabajo o en el estudio sin darse un tiempo para descansar y recargar energías. El descanso permite pensar de forma creativa y trabajar con eficacia.

8.1 El valor de las metas

Trazar una ruta siempre va ligada a la posibilidad del error. No trazar ninguna ruta deja al azar nuestro destino.

Hay personas que tienden a no tener metas porque tienen miedo a equivocarse o no alcanzarlas, y dejan que las circunstancias decidan por ellas, abandonando así el control de su propia existencia. Este tipo de personas, que se niegan  la posibilidad de «fracasar», paradójicamente, lo acaban haciendo porque al no decidir no  tienen posibilidades de salir al encuentro del éxito. Renunciando a la posibilidad de fracasar,  renuncian también a la posibilidad de triunfar.

Siempre que elegimos algo, o que realizamos cualquier actividad, estamos renunciando al menos a una de las posibles alternativas. Y puede que esta renuncia sea única, por eso tendremos que valorarlas en su justa medida.

Consecuencias de las decisiones:  juzgamos muchas veces nuestras decisiones por lo eficaces que son, pero las decisiones tienen otro tipo de consecuencias. Lo que es definitivo es que podemos decidir lo que queramos, pero una vez decidido, las consecuencias están determinadas por la decisión.

Y recuerda: no tomar una decisión o aplazar la toma de una decisión ya es una decisión en sí misma.

Definir objetivos alcanzables

Define tus objetivos. Para que tus objetivos sean válidos y alcanzables, estos de ben ser:

Específicos

Qué, cuándo, cómo y dónde. «Hacer más ejercicio» no es un objetivo específico. La alternativa podría ser «hacer 30 minutos de yoga tres días a la semana».

Factibles

Proponerte ganar un millón de euros en seis meses cuando acabas de empezar tu negocio no parece muy factible (eso sí, si te ves capaz, a por ello). Lo ideal es dividir estos grandes objetivos en otros más pequeños que sean factibles y, así, poco a poco conseguirás la meta que te habías propuesto.

Realistas

Proponerte correr una maratón cuando no has hecho ejercicio en tu vida no sería realista, proponerte «correr los lunes durante 20 minutos» sí podría serlo. A partir de ahí, se puede ir avanzando en los objetivos (corto/medio plazo) para alcanzar finalmente la meta (largo plazo).

Medibles

Tienes que saber cuándo has conseguido tu objetivo. «Ganar más dinero» es un mal ejemplo pues no es un objetivo medible, la alternativa sería «ganar 1500 euros», por ejemplo.

Tiempo definido

Ponerte una fecha límite conseguirá que te centres y esfuerces más por conseguir tu objetivo. Así, siguiendo el ejemplo anterior, puedes sustituir «ganar 1500 euros» por «ganar 1500 euros en tres semanas».

A menudo hay un abismo entre lo que pensamos y lo que hacemos: cuando hacemos algo a sabiendas de que es inmoral, desacertado o estúpido, sentimos remordimientos. El psicólogo León Festinger usaba el término «disonancia cognitiva» para describir nuestro estado de ánimo cuando nuestras acciones no son consecuentes con las opiniones; por ejemplo, cuando pegamos una bofetada a un niño a pesar de condenar la violencia infantil.

Pero, ¿por qué nos resulta tan difícil admitir nuestros errores? ¿Por qué llegamos al extremo de defender nuestras acciones cuando nos enfrentamos a sus desaciertos? En lugar de pedir perdón, nos embarcamos en una de las cualidades humanas más reprobables: la auto justificación.

Esta conducta actúa como un mecanismo de protección que nos permite dormir por la noche y nos libra de la duda. Vemos solo lo que queremos ver e ignoramos cualquier cosa que contradiga nuestra opinión. Buscamos argumentos que refuercen nuestra postura, pero ¿cómo podemos vencer esta disonancia? Cambiando nuestro comportamiento o nuestra postura.

Reconoce la incertidumbre y gestiónala: tenemos miedo a la incertidumbre y no sabemos manejarnos en ella. Por eso, es fundamental aceptarla, plantear varios escenarios y hacer planes contingentes para cada escenario.

«Una gran nación es como un gran hombre: cuando comete un error, se da cuenta de ello. Una vez se ha dado cuenta, lo admite. Una vez lo ha admitido, lo enmienda. Considera a aquellos que señalan sus defectos como sus maestros más benévolos». —Lao Zi

8.2 Despeja tu horizonte

«Uno termina siendo tal como su mente quiere que sea». —Upanishads

La mente es como una habitación en la que habitan nuestros recuerdos, ideas, emociones y reflexiones. Por eso, como ocurre con las habitaciones, es preciso que nos ocupemos de ella. Piensa en aquellas ideas que crees pueden ser útiles para tener y mantener la mente cuidada, como si de nuestro pequeño cuarto se tratase.

Por alguna razón parece que las personas creativas son bastante reacias a buscar una mayor productividad a través de una mejor organización personal. Existe la idea de que, para ser creativo, uno no debe estar sujeto a ningún tipo de regla o sistema que pueda reprimir la libertad que requiere la creatividad. Se debe dar rienda suelta a la imaginación, la intuición y la curiosidad intelectual.

Seguramente sea porque la creatividad viene de lo que se llama pensamiento divergente (el que genera ideas), mientras que las listas de tareas son el resultado de nuestro pensamiento convergente (el que ordena y analiza nuestras ideas para obtener el mejor resultado). Ambos tipos de pensamiento son importantes y complementarios e, idealmente, hemos de ser capaces de alternar entre las dos clases de pensamiento cuando sea conveniente.

La creatividad en el trabajo consiste en aportar nuevas ideas o conceptos que generen valor, o nuevas asociaciones entre ideas o conceptos ya existentes. La creatividad, hoy en día, no está limitada a diseñadores, arquitectos, artistas o científicos. Todos tenemos un trabajo en el que hemos de aportar una buena dosis de creatividad. Y si no lo tienes, mal asunto. Los trabajos que no requieren creatividad están desapareciendo; o bien se automatizan, o bien se subcontratan a países con mano de obra mucho más barata.

 

¿Son la creatividad y la productividad mutuamente excluyentes?

Existen varias teorías sobre el proceso creativo, pero una de las más aceptadas es la de Graham Wallas. Después de establecer los parámetros y restricciones del problema, se atraviesan cinco fases:

Preparación

Te sumerges y absorbes toda la información que te sea posible para entender bien el problema, explorar todas las asociaciones y preparar a tu cerebro para una posible respuesta.

Incubación

Interiorizas el problema y te das el tiempo y el espacio necesarios para que puedan fluir las ideas.

Intimación

Juegas con todas las ideas que surgen. Dibujas esquemas, haces bocetos, creas prototipos, etc. Empiezas a intuir que la solución está próxima.

Iluminación

Por fin, la idea creativa salta al consciente.

Verificación

La idea se verifica conscientemente, se elabora y se aplica. La verificación de la idea implica hacer cosas, un nivel elevado de esfuerzo que requiere planificación, constancia y control.

Se trata de un trabajo exhaustivo que se puede hacer mejor con una buena organización: proceso de búsqueda, investigación, lluvia de ideas, asociación de ideas, establecer analogías, etc. Aunque la idea creativa pueda aparecer en cualquier momento, para inventar, la mente ha de estar preparada previamente, consciente o inconscientemente.

Por lo tanto, tanto antes de empezar el proceso creativo como una vez finalizado necesitas cierta planificación y organización. Son momentos en los que hay que cambiar hacia el pensamiento convergente y establecer con claridad el camino a seguir.

Los métodos de productividad personal deben ser una herramienta para enfocar nuestros esfuerzos hacia lo que realmente importa, y esto no supone ningún tipo de bloqueo a la creatividad. Al contrario, si sabes en cada momento en qué debes concentrarte, será mucho más difícil que tu cerebro se distraiga con tonterías cuando llegue el momento de ser creativo. También será mucho más fácil que entres en la zona y fluyas.

 

Organizarte es simple, pero no simplista

Tómate cinco minutos, coge un bolígrafo y suelta todo lo que te venga a la mente. No analices ni organices nada. Más tarde lo resolverás. Limítate a soltarlo.

Una vez hecho, analiza cómo te sientes y piensa cómo te sentirías si no tuvieras que preocuparte por las cosas que no has hecho.

Esta es la clave: liberar a tu cerebro de todos los pensamientos que te abruman. Te voy a dar algunas pistas para sacarlos y tener así la mente liberada de los compromisos contigo mismo. Así tendrás la mente más abierta y relajada para enfocarte y concentrarte en tu tarea del momento.

Piensa que si tienes algo rondándote la mente, probablemente no estés liberándote de tus pensamiento. Si no tienes programada su ejecución, entonces te estresará inconscientemente. ¡Arréglalo!

1. Vacía tu cerebro

Escribe en un papel o en una libreta que llevarás siempre contigo todos los pensamientos que te vienen a la mente para no abrumar a tu cerebro. Preocuparse es una pérdida de tiempo.

2. Organiza tus pensamientos

Haz una lista de prioridades de lo que debes hacer y, luego, pon una fecha que tendrás que cumplir para cada cosa. Para más eficacia, prográmalo en tu agenda electrónica y pon una alarma en el caso de que sea algo muy importante.

3. Enfócate en tu tarea del momento sin preocuparte del resto

Tener dos compromisos distintos en la mente lleva al estrés y al fracaso. La creatividad aparece cuando le dejas espacio. Piensa que tu energía sigue a tu pensamiento.

¿Qué te parece empezar ahora mismo? Estoy convencida de que tienes una multitud de cosas en la cabeza… No lo dejes para mañana. Actúa desde ya.

8.3 Tener tiempo para qué

«Malgasté el tiempo, ahora el tiempo me malgasta a mi». —William Shakespeare (1564-1616)

¿Es saludable la hiperocupación? En una sociedad donde se rinde culto a la eficiencia, a la productividad y al uso total y completo del tiempo nació el término workaholics o «esclavo del trabajo». Recuerda:

El karoshi o muerte por exceso de trabajo es un ejemplo extremo japonés de una epidemia social que tiene sus primeros atisbos de rebelión en la juventud, deseosa de una vida más sana.

Los adictos al trabajo solo encuentran sentido a su vida si dedican todo su día a producir.

Y, así, los padres dedican el mínimo tiempo posible al descanso, el máximo a su trabajo y, lo que resta, a sus familias y relaciones. Del mismo modo, los hijos tienen sus agendas diarias cargadas de horarios establecidos: escuela, deportes, aprendizaje de idiomas extranjeros y todas las actividades que sea posible incorporar a su día para «prepararles para el futuro».

La administración del tiempo en el tiempo de ocio

Todo el año soñando con las ansiadas vacaciones. Y entonces se contratan actividades para todos los días: excursión desde la madrugada para ir a…, almuerzo en…, visita en la tarde a…, teatro a las…, cena en… Y el tiempo libre se convierte en otro tiempo ocupado por más y más actividades ya pautadas con anticipación.

El ocio creativo

Desde la antigua Grecia, Platón ya hablaba de la necesidad del ocio en contraposición al negocio («no ocio» o actividad productiva) y también del ocio creativo: el tiempo dedicado a la contemplación y reflexión, dejando vagar las ideas y la mente.

El ocio terapéutico

También es cierto que el cambiar la actividad de todos los días por otra, no regida por el horario, sino por el placer de hacerla, es otra forma de romper la rutina de exigencias diarias y encontrarse con uno mismo.

El ocio desorientado

Para aquellos obsesivos del trabajo, el encontrarse sin un horario establecido o actividades pautadas con anticipación lleva a un estado de angustia y depresión en el que la única esperanza consiste en que comience nuevamente la semana laboral para volver al propio encierro.

Que el ocio sea ocio

Planifica un momento diario, semanal, mensual o anual para que puedas lograr un tiempo libre que te encuentre desligado de todas tus responsabilidades. Acostúmbrate a «cerrar» tu actividad, en un horario determinado, dejando la agenda vacía para el resto del tiempo disponible. No le temas a quedarte con la mente «en blanco» mirando el cielo y sin hacer nada.

Después de un rato comenzarás a disfrutarlo

Olvídate de tus actividades laborales y no dejes que asomen por tu mente. Al finalizar el día, notarás con asombro que el ocio te ha despejado la mente, aparecerán nuevas ideas, serás mucho más creativo. Tómate en serio la administración del tiempo libre, no para ocuparlo sino para dejar que tu cerebro se reponga.

¿Cómo es tu administración del tiempo libre actualmente?

8.4 Asumir la responsabilidad del timón

Es evidente que de cómo gestionemos nuestro tiempo depende nuestro éxito, tanto en el plano profesional como en el personal, pero ¿el hacer las tareas en menos tiempo es realmente lo único que nos puede ayudar a gestionarlo mejor? La respuesta, claramente, es NO.

Como hemos visto durante estas semanas, uno de los principales obstáculos con el que nos encontramos a la hora de gestionar nuestro tiempo es no tener claro cuáles son nuestros objetivos; no tener claro el para qué hacemos lo que hacemos. Y así difícilmente vamos a poder marcarnos un rumbo claro que seguir y tomar con firmeza el timón de nuestra vida. Realmente habremos aprendido a gestionar mejor nuestro tiempo cuando, al final del día, o de nuestra jornada laboral, constatemos de forma evidente que estamos un poco más cerca de alcanzar nuestros objetivos, aunque haya tareas que se quedaron por el camino sin hacer.

Pero ¿cómo conseguir esto? Una vez que tengamos claro cuáles son nuestros objetivos, tenemos que desarrollar la habilidad de seleccionar cuáles son las tareas que contribuyen a alcanzarlos y cuáles no. Desarrollar esta habilidad no es algo que se consiga de forma inmediata, de la noche a la mañana, sino que requiere mucha toma de conciencia y mucha práctica.

El siguiente paso, llevar a la acción las tareas programadas sobre el papel, es sin duda lo más complicado porque requiere por nuestra parte la voluntad necesaria para hacer las tareas que hemos decidido hacer y la asertividad necesaria para decir que no a las que no contribuyen a alcanzar nuestros objetivos marcados, directa o indirectamente.

Nietzsche decía que hay dos tipos de personas, las víctimas y los superhombres.

Lidera tu rumbo

Ser tu propio líder hará que tomes el mando y las riendas de tu vida, ya que si tú no tomas tus decisiones, otros lo harán por ti y cuándo esto ocurre, la mayoría de las veces las consecuencias no te favorecen en nada.

Un líder debe saber qué recursos internos tiene. Estos están compuestos por sus valores personales (no los principios), su visión (dónde y cómo quiere verse en un tiempo), su misión en la vida y la huella que quiere dejar en cada acto que hace, sus pasiones, los talentos y habilidades que tiene. Estos recursos son algo que tenemos todos los seres humanos, otra cosa es que una gran cantidad de personas todavía no se han tomado el tiempo ni esfuerzo en redescubrirlos. Lo triste de esto es que muchos pasan por esta vida sin saber que los tenían.

Cuando una persona sabe con todo lo que cuenta, podrá plantearse si necesita alguna habilidad más que añadir o potenciar, pero ya tendrá todos los ingredientes para liderar su vida y ponerse en marcha para alcanzar lo que se proponga.

El conocerte a fondo te permitirá gestionar mucho mejor tus emociones. Podrás tratarlas sin autoengañarte y saber por qué se producen, además de no permitirles que te secuestren por tiempo indefinido y provoquen en ti una desazón, baja autoestima y parálisis en tu camino.

Otro rasgo muy importante que te permite ser el líder de tu vida es que te acostumbrarás a tomar tus decisiones, no permitirás que nadie decida por ti y convertirás el proceso de decisión en algo habitual y necesario para ti. Se acabarán aquellas noches sin dormir porque tenías que tomar una o varias decisiones.

Además de esto, tomarás las consecuencias de tus decisiones con naturalidad y, en caso que no hayan salido bien, no culparás a nadie. Buscarás lo que toque mejorar para empezar de cero.

Un líder interior no pierde tiempo y energía en criticar a los demás o quejarse de la mala suerte, solo busca crecer a diario, honrar sus valores, caminar hacia su visión de vida, dejar huella en lo que haga, no dejarse gobernar por las emociones e inspirar a los demás con sus actos.

Recuerda que para llevar todo esto a la práctica y que perdure en el tiempo se necesitan tres buenos ingredientes: PACIENCIA, COMPROMISO y PERSEVERANCIA.

Pero, recuerda: disfruta del camino porque puedes pasar por alto tu meta.

8.5 Redescubriendo el sentido común

«Es más fácil ser genial que tener sentido común».

Jacinto Benavente (1866-1954)

Durante el periodo en el que estamos trabajando, prácticamente no tenemos tiempo de disfrutar del poco tiempo libre que nos queda. Mucha gente, paradójicamente, no sabe qué hacer con tanto tiempo libre y, simplemente, realiza actividades de evasión. Quizás es el peor síntoma de todos.

Quizás nuestro trabajo no nos permita gestionar nuestro tiempo en él, pero sin duda la gestión que hacemos de nuestro «tiempo libre» es la clave de cómo gestionamos nuestra vida.

En el momento en que nuestra mente no necesita permanecer concentrada en nuestra ocupación diaria puede llegar a dispersarse de tal manera que acabe centrándose en aquellas cosas que más nos preocupan, nos hacen ver una realidad que nos nos gusta y, por ello, optamos a evadirnos.

El ocio pasivo es el que no requiere ningún esfuerzo físico ni mental y lo único que consigue es que huyamos de nuestros problemas. El ejemplo más sencillo sería ver la televisión o beber alcohol. El ocio activo, por el contrario, hace que mejore nuestra concentración, podamos fomentar y mejorar nuestras actividades o que se enriquezcan nuestras relaciones con los demás. De esta manera contribuimos a nuestro desarrollo y crecimiento personal.

Entre estas actividades de ocio activo podrían estar realizar nuestro deporte preferido, leer un buen libro, escribir, realizar algún curso o taller sobre algún tema que nos interese, visitar alguna ciudad pintoresca, algún museo o meditar. Por ello, realizar actividades nuevas y desafiantes puede resultar tan gratificante que incluso descubramos una forma de vivir nuestro ocio con verdadera pasión. Para ello, acabamos la semana con 8 consejos que te pueden ser de ayuda.

8 consejos con mucho sentido común:

1. Sigue intentándolo, no te des por vencido, sigue luchando por tus metas y por tus sueños

El corazón humano se hace viejo cuando pierde ilusiones. Por tanto, pon la semilla de la esperanza en tu vida gracias a una buena autoestima, amigos y proyectos.

2. Cumple con tus compromisos y obligaciones

Disfruta de la satisfacción del trabajo bien hecho.

3. Cuida de tu bienestar físico

Disfruta de una buena alimentación, realiza ejercicio físico, meditación…

4. Aprende a dar valor a las pequeñas cosas porque son las que de verdad llenan tu vida y tu alma

5. Ábrete al cambio porque es la única forma de poder romper la rutina y dejar de lado la monotonía

6. Haz cosas que te gusten

Busca siempre tiempo en tu agenda para el placer. Por ocupado que estés, puedes encontrar espacios para llevar a cabo tus aficiones y poder hacer actividades que te enriquezcan. Lee más, mira menos la televisión, comparte más tiempo con tus amigos cara a cara en vez de pasar tanto rato en las redes sociales.

7. Sé una persona de palabra que cumple con aquello que promete y que no juega con las expectativas de nadie

Recuerda que las palabras, también construyen realidades personales.

8. La cuenta atrás para la primavera ya ha comenzado, por tanto, prepárate en positivo para una época del año que es expresión de vida y de color.

9.1 Llamadas de teléfono, ¿estoy siempre disponible?

Muy erróneamente tendemos a pensar que por estar siempre disponibles vamos a ser más eficaces y a solucionar de forma más efectiva los imprevistos de nuestro trabajo.

Lamentablemente no es así. Estar pendientes de todo solo conseguirá que nuestras tareas se vean interrumpidas una y otra vez, con la consiguiente pérdida de tiempo hasta que volvamos a estar concentrados y a ser productivos de nuevo. Quizás podamos, incluso, resolver rápido las tareas, pero difícilmente la ejecución será de calidad.

Uno de los grandes males son las llamadas de teléfono, por lo que en el tema de hoy nos centraremos en ellas. El consejo esencial es muy sencillo: apaga las notificaciones y el sonido del teléfono mientras estás haciendo algo importante o que requiera concentración.

Si tienes que hacer algo importante y el teléfono no para de sonar o no dejan de llegar mensajes, no vas a poder concentrarte. Apágalos, al menos unos minutos, y aprovecha al máximo ese tiempo en que no te podrá interrumpir una llamada o el sonido de un correo. Seguro que no hay nada tan urgente que no pueda esperar 10-20 minutos a que vuelvas a conectarlo.

Cuando estés de nuevo en línea, escucha los mensajes, devuelve las llamadas y responde a los correos. Sencillo, ¿verdad? ¿Y por qué no solemos hacerlo?

Claves esenciales

– El teléfono debe atenderse de manera selectiva.

– Se deben planificar las llamadas y agruparlas en una misma franja horaria. De esta manera se podrá destinar un tiempo a devolver llamadas o informar incluso a tus contactos en qué franja horaria estáis disponibles para poder atenderlos al 100%.

– Saber decir «ahora no puedo atenderte».

– De igual manera, trata de enterarte cuáles son los momentos óptimos para establecer comunicación con otro interlocutor. De esta manera evitarás tener que efectuar la llamada varias veces hasta conseguir hablar con otra persona.

– Las llamadas salientes deben de estar programadas y conviene tener por escrito la temática o los puntos a comunicar. Esto impedirá que nos perdamos en conversaciones inútiles.

– Organiza un sistema de devolución de llamadas ajustado a tus necesidades personales.

– Dedica tiempo también a llamar a esas personas que nos importan o de las que nos gustaría saber más y están lejos. Visitar sus redes sociales nunca es tan enriquecedor como recuperar el valor de las palabras y la voz.

Si aún no estás convencido del peligro de las interrupciones, quizás Jeroen Sangers te pueda convencer:

Es probable que la mayoría de las acciones siguientes que decidas para las cosas que están en la bandeja de entrada sean las que tengas que hacer tú y lleven más de dos minutos. Estas acciones tienen que anotarse en algún lugar y luego organizarse en las categorías adecuadas para que puedas acceder a ellas cuando lo necesites.

Puedes distribuir los recordatorios de las acciones siguientes en una carpeta, un calendario, en listas o en un sistema de correo electrónico. Cualquiera de ellas es una buena opción, siempre que, cuando sea necesario, revises igualmente todas las categorías a las que has confiado tus recordatorios. Lo que no quieres es que las cosas merodeen por lo más recóndito de tus sistemas y no sean utilizadas para el fin previsto: recordarte algo.

Acciones que deben constar en tu calendario

A efectos organizativos hay dos clases esenciales de acciones: aquellas que deben realizarse en un día concreto o una hora determinada, y aquellas otras que tienes que llevar a cabo lo antes posible, compaginándolas con los demás asuntos del calendario.

Muchas personas, a causa quizá de viejos hábitos de hacer listas de tareas diarias, anotan en el calendario las acciones que creen que les gustaría tener hechas en una fecha determinada, pero que en realidad es posible que no lo estén y tengan entonces que ser aplazadas al día siguiente. Refrena este impulso. Tienes que confiar en tu calendario como algo sagrado que refleja con exactitud tus compromisos diarios, lo que realmente tienes que terminar ese día.

Algunas cosas son en sí mismas los mejores recordatorios del trabajo que hay que hacer. A todas luces sería un exceso escribir «Revisar revista Vogue» en alguna lista de acciones cuando simplemente podrías colocar la propia revista en la bandeja leer/revisar para que sirviera de recordatorio. Otro ejemplo: si todavía sigues pagando facturas en papel, probablemente encuentres más fácil ocuparte de las facturas pagándolas todas al mismo tiempo, así que guárdalas en una carpeta o bandeja rotulada «Facturas para pagar».

No obstante, este planteamiento puede entrañar algún peligro si no pones delante de ti esas «Facturas para pagar» con la asiduidad requerida. Tenerlas organizadas sin más no es suficiente para quitarte los asuntos de la cabeza: también tienes que estar seguro de que las revisarás y tratarás de la manera adecuada.

La gestión del flujo de trabajo basado en el correo electrónico

Al igual que algunos materiales en soporte papel, los correos electrónicos que requieren una acción a veces son por sí mismos sus mejores recordatorios, en este caso dentro del propio sistema de correo electrónico en lugar de anotar o distribuir las acciones que contengan en otra lista.

A muchas personas les ha resultado útil crear dos o tres carpetas exclusivas en las barras del navegador de su programa de correo para guardar aquellos mensajes que requieran una acción. Estos emails estarán organizados fuera del área de «recibidos» propiamente dicha (que es donde la mayoría de las personas suelen guardarlos). Si ocurre que por la vida que llevas rara vez te tienes que enfrentar a pantallazos de correos sin tratar continuos, es posible que guardarlos allí a modo de recordatorio de tu trabajo en curso sea suficiente. Pero en cuanto el volumen se expanda a algo que no puedas ver de un vistazo, entonces es mucho más lógico organizarlos fuera del área de «recibidos». Todos los sistemas de correo electrónico modernos te permiten trasladar un email a cualquiera de estas carpetas que te hayas creado, con lo que, de nuevo, la tecnología puede estar al servicio de tu proceso de gestión personal.

Por ejemplo, la carpeta «1- Muy urgente» contendrá aquellos correos electrónicos sobre los que tienes que hacer algo en breve. Otra titulada «2- En espera» puede ser utilizada para asuntos a los que tienes que seguirles la pista. Una carpeta llamada «3- Facturas» podría contener las facturas o recibos que te envían por correo electrónico, de tal forma que sea sencillo procesarlos una vez al mes o cuando lo requiera tu contabilidad.

El método descrito te permitirá sacar todos los mensajes de la bandeja de entrada, lo cual supondrá una enorme ayuda para la claridad y control de tu trabajo cotidiano. En consecuencia, vas a recuperar tu “bandeja de entrada” como lo que es: un “contenedor” que te avisa oportunamente de que tienes que procesar algo sin tener que reconsiderarlo todo cada vez que eches un vistazo a la pantalla.

Reitero que vaciar las «entradas» no significa que hayas hecho todo el trabajo; significa tan solo que has borrado lo que podías borrar, has archivado lo que querías guardar pero que no requiere ninguna acción, has realizado las tareas de menos de dos minutos y has trasladado a tus carpetas de recordatorios todas las cosas que estás esperando y la totalidad de los correos electrónicos que requieren una acción. Ahora ya puedes abrir tus carpetas y revisar los mensajes que has decidido dedicarles tiempo. ¿No es más fácil identificarse con este proceso que buscar a tientas por múltiples pantallazos, temiendo permanentemente que se te pueda escapar algo que acabará causándote un problema?

9.2 Tu bandeja de entrada no marca tu agenda

En el frenesí de la vida diaria, si archivar algo no resulta fácil y rápido, te limitarás a apilarlo o acumularlo en la bandeja de entrada en vez de organizarlo. Y la consecuencia será que se hará mucho más dificultoso mantener las cosas procesadas, porque lo apilarás todo en montones o lo meterás en cajones sin más.

El problema psicológico que se le plantea a la mayoría de la gente con todos sus «asuntos» es que siguen siendo asuntos, esto es, que no han decidido lo que requiere una acción y lo que no. En cuanto hayas establecido una diferencia clara entre cada cosa, lo que quede como material de referencia no debería tener asociada ninguna demanda ni acción incompleta: es solo tu biblioteca y tu única decisión al respecto es la de la dimensión que quieres que tenga.

En cuanto a las entradas digitales que quieras guardar como referencia, se plantean multitud de opciones. Si se trata simplemente de un correo electrónico que quieres conservar para poder recuperarlo más tarde, te sugiero que utilices las carpetas de almacenamiento que suelen estar disponibles en las aplicaciones de correo electrónico. Muchas personas dejan estos correos electrónicos que no requieren acción en la sección de «recibidos», que utilizan como una especie de archivador difuso, lo que ocasiona graves atascos en el sistema. Por consiguiente, no dudes en «arrastrar» los emails que consideres como referencia a la carpeta adecuada.

En cuanto a los documentos, archivos adjuntos, textos y gráficos que haya en tu correo electrónico y que podrías querer guardar, tendrás que crear tus propios métodos de archivado. En la actualidad, existen muchas aplicaciones eficaces de almacenamiento de documentos en la nube, además de programas de organización y anotación accesibles desde multitud de dispositivos. Experimenta, personaliza y modifica tus bibliotecas digitales en función de lo que te dé mejores resultados.

La gestión del tiempo en lo relativo al uso del email es fundamental. Cuando abrimos nuestra bandeja de entrada suele aparecer gran número de emails sin abrir, muchas personas dejan emails en cuarentena, en espera de ocuparse de ellos en otro momento. También suele ser habitual abrir un email y acto seguido, después de leerlo, pensar «mejor lo cierro, lo marco como no leído y ya me ocupo de él otro día». Ha llegado el momento de dejar de hacerlo y te explicaremos por qué.

La gestión del correo electrónico no tiene por qué ser una tarea pesada, pero a menudo nos roba mucho más tiempo del que nos gustaría. Los expertos en gestión del conocimiento lo tienen claro: en un contexto global marcado por las metodologías LEAN (aquellas que buscan la reducción de desperdicios en los procesos sin perder valor añadido), el uso del email está perdiendo eficiencia. No se trata de renunciar a él. De hecho, para muchos profesionales es una de sus herramientas claves. 

Estar permanentemente conectados se ha convertido en una obligación que involuntariamente trasladamos al entorno que nos rodea. El principio, sobre el papel, parece evidente: cuanto antes tengamos conocimiento de un hecho o dato, antes podremos intervenir o tomar alguna decisión. Ahora bien ¿es realmente este acortamiento de plazos un avance en lo que respecta a la productividad?

Síndrome de Diógenes Digital

Se basa en la acumulación de material multimedia, como correos electrónicos, newsletters o descargas. El caso más común es el fenómeno de la bandeja de entrada infinita, que almacena emails que jamás leeremos, algo para lo que Enrique Dans, profesor de Sistemas de Información en IE Business School, estableció seis perfiles diferentes sujetos al comportamiento de cada individuo, desde el que clasifica la información con mimo hasta el que únicamente guarda aquel material que posee un valor sentimental. ¿Sabrías decir a cual perteneces?

Esta curiosa cuestión se la planteó Laura Vanderkam, columnista de FastCompany, y para ello se dispuso a reducir drásticamente el tiempo dedicado a consultar el correo electrónico. Y tenía buenos motivos para ello. Toma nota de algunos datos que invitan, sin duda, a la reflexión:

Dedicamos cerca de un 30% de nuestra jornada laboral a gestionar el email, invirtiendo de media la friolera de 650 horas al cabo del año a este menester.

Parece que la respuesta pasa por re-enfocar mentalmente el uso de este medio de comunicación para que, lejos de provocar estrés, ansiedad o distracción, sea un aliado al servicio de nuestra productividad. Te mostraremos los principales consejos de los expertos para el uso eficiente del mail:

Empecemos por las buenas maneras

Especifica un asunto claro para cada correo que envías

¿Qué quieres exactamente que haga el destinatario? Si a lo largo de algunos reenvíos de emails la temática cambia, piensa también en variar el asunto. El asunto de tu correo electrónico es la manera que tienes de comunicar el tema que vas a tratar al destinatario, es la primera impresión y lo que hará decidir al receptor cuándo abrirlo. Una buena opción es escribir el asunto al final de haber redactado el email, incluye el tema que vas a tratar, intenta utilizar palabras clave.

Cuida el tono y no discutas

El email sirve para muchas cosas, pero no para gestionar emociones ni para resolver conflictos. Puedes contestar algunos correos especialmente sensibles pidiendo una reunión personal para aclarar puntos de vista.

Evita el efecto forward

Intenta evitar las cadenas de mensajes añadiendo más información innecesaria solo para que quede constancia de que has leído el mail. Responder a todos es una norma de cortesía, pero valora si estás dificultando al responsable de la tarea su cometido. Los correos electrónicos están hechos para transmitir mensajes importantes, de una persona a otra. Cuando se involucra a demasiadas personas en «cadenas de emails» o cuando aquello se vuelve más una conversación que un mensaje transmitido quizás te deberías preguntar si es la vía correcta. A lo mejor, una red social corporativa sería la solución.

Si no cabe en 5 líneas, mejor llama

Cuando redactas un email has de ir directamente al grano. Un buen consejo para conseguirlo es intentar limitar los correos a 5 frases o menos. Este sistema te ayudará a ganar tiempo, siendo conciso en las ideas importantes de cara a la comunicación con tu interlocutor. Si no puedes es probablemente más oportuno usar el teléfono o explicarte personalmente. Es una máxima constatada: los correos largos son complicados de leer. También hay otras corrientes que buscan mejorar la efectividad de los correos electrónicos, como la que asegura que con 3 párrafos cortos se puede transmitir el mensaje mejorando la productividad y efectividad de quien lo escribe y, por supuesto, de quien lo recibe.

Usa recursos profesionales

Valora tener plantillas para algunos mensajes

Lo emails más funcionales que envías para presentarte como profesional, presentar a tu empresa, solicitar una cita comercial o enviar un presupuesto son los mejores ejemplos para usar plantillas con las que ahorrarás tiempo.

Planifica momentos concretos de chequeo

Procesa tus correos y cierra el programa durante el resto del día para mejorar tu productividad. No trates el email como un canal bidireccional siempre abierto. ¿Y si hay algo urgente? Existen otras vías más inmediatas como la llamada telefónica o un Whatsapp.

Cuida los archivos adjuntos

Si el archivo que deseas enviar por email ocupa demasiado es mucho mejor que envíes un enlace de descarga de Dropbox o que compartas una carpeta de Google Drive.

Usa etiquetas y clasifica

Aparte de las funcionalidades de tu gestor de correo, existe software diseñado para hacer el email más fácil marcando los correos y clasificándolos por proyectos, departamentos, asuntos o aquel criterio que sea más productivo en tu trabajo.

9.3 ¿Tiempo para leer o tiempo para escribir?

Durante el curso os hemos hablado mucho sobre sobre Getting Things Done porque es el método que uso personalmente. No obstante, existen otros métodos también muy populares y, sobre todo, el método más importante pero que no está escrito: el tuyo propio, el que aún debes escribir y que solo tú puedes escribir.

En este tema os presentamos algunos de los métodos y libros más conocidos

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

Este libro de Stephen R. Covey es todo un clásico y el libro más popular sobre la productividad personal. Es un método de productividad que empieza desarrollando una visión para poder definir al final unas acciones concretas que llegan a la realización de esta visión.

Do It Tomorrow

En su libro Do It Tomorrow, Mark Foster nos propone unas ideas radicales para solucionar el problema de las prioridades de las tareas. Las ideas principales son la «lista cerrada» con las tareas más importantes del día que no puedes cambiar durante el día y el «principio de mañana» que dice que debes dejar las cosas que has capturado durante el día para el día siguiente.

Getting Things Done

Supongo que ya conocéis este libro de David Allen. GTD es un sistema completo que consiste de un flujo de trabajo, los 5 niveles de perspectiva y un modelo para planificar proyectos de manera natural.

La semana laboral de 4 horas

En este libro Tim Ferriss describe una manera de vivir enfocándote en tus metas. Según Ferriss, la manera de lograr tus metas es concentrarte en el 20% de las tareas que dan el 80% del resultado y usar outsourcing.

Hazlo ahora

En este libro, publicado en 1988, Neil Fiore presenta una estrategia para superar la procrastinación. Además, incluye técnicas como deplanificar, pensar en tres dimensiones y crear planes de acción.

Zen To Done

Leo Babauta ha simplificado Getting Things Done para gente con un trabajo menos complicado que los ejecutivos de David Allen. ZTD trabaja con listas de tareas más Importantes y requiere menos esfuerzo al implementarlo.

Transformar lectura en habilidad

En la siguiente charla TED, Josh Kaufman nos explica cuatro pasos para desarrollar una nueva habilidaden solo 20 horas; algo que él aprendió por pura necesidad ya que, según él, la paternidad no le deja tiempo libre. No pretende que seamos expertos en algo, pero sí que seamos capaces de hacerlo a un nivel suficientemente bueno.

¿Qué te gustaría aprender?

Original:TEDx Talks

¿En qué se basa el método de Josh Kaufman?

Tal y como recogen en el portal El Definido, el método de Josh Kaufman se basa en 4 premisas principales:

1. Fragmentar la habilidad

Para aprender una nueva habilidad lo primero que hay que hacer es determinar lo que necesitamos específicamente para llegar a un nivel bueno, pero sin la necesidad de ser un experto. Cada habilidad puede ser fragmentada y dividida en pequeñas habilidades, de esas solo debemos enfocarnos en las que son estrictamente necesarias y descartar las que no nos ayudarán en nuestro objetivo. Cuanto más descompongamos las habilidades, más fácil será identificar aquellas que realmente necesitamos.

2. Aprender lo suficiente para poder autocorregirse

Lo siguiente tiene que ver con hacer una recopilación de información sobre la habilidad que queremos desarrollar. Aquí entran los libros, DVD, investigaciones, páginas web, cursos, etc. Este aprendizaje tiene que estar enfocado en las pequeñas habilidades que se detectaron en el punto anterior. No se trata de pasar horas y horas leyendo, si no que se debe determinar lo realmente necesario. Esta etapa no debe ser usada para demorar el comienzo de la práctica. Kaufman señala que informarse mucho puede ser utilizado como una forma de procrastinar que retrasa todo el proceso. Por eso, hay que aprender solo lo suficiente para poder practicar y ser capaces de detectar cuando estamos cometiendo errores y autocorregirlos.

3. Eliminar las barreras que no nos permiten practicar

En este punto se deben eliminar todas las distracciones que podrían atentar contra nuestro propósito y desconcentrarnos de la práctica. Por eso, durante los momentos de entrenamiento debemos alejarnos de la televisión, internet, smartphones y todas las cosas que son un obstáculo para sentarse a trabajar. Cuanta más voluntad tengas para deshacerte de  las barreras que te impiden practicar, más posibilidades habrá de que realmente puedas hacerlo.

4. Practicar al menos 20 horas

Por último, aunque suene reiterativo, debes cumplir con las 20 horas de entrenamiento. Kaufman señala que la parte más difícil de esto es vencer la barrera de la frustración; un limitante que nosotros mismos nos ponemos. Es la fase en que sabemos que somos incompetentes e inútiles en lo que queremos hacer, es decir, la razón más potente que nos lleva a desertar.

Cuando nos sentimos estúpidos haciendo algo, lo más probable es que dejemos de realizarlo. Seguramente, durante la adquisición de una nueva habilidad, las primeras horas sean de esta forma. Lo importante es no darse por vencido y lograr superar esta barrera. Kaufman dice que el mayor obstáculo para aprender algo nuevo no es intelectual, como muchos piensan, sino emocional. El miedo y la frustración son los principales enemigos, por eso hay que superarlos para poder completar las 20 horas de práctica y adquirir esa nueva habilidad que querías.

9.4 Actualizar y conectarse a las redes sociales, ¿una pérdida de tiempo?

Internet ha facilitado nuevas formas sociales que, a modo de resumen, introducen cuatro modificaciones radicales en los tipos de redes de interacción existentes hasta ahora:

1. Enormidad: la enorme magnitud de nuestras redes y del número de personas a las que se puede llegar.

2. Comunidad: una ampliación de la escala en la que podemos compartir información y contribuir a esfuerzos colectivos.

3. Especificidad: un impresionante incremento en la particularidad de los vínculos que podemos formar.

4. Virtualidad: la capacidad de asumir identidades virtuales.

Las redes sociales basadas en internet no parecen aumentar el número de personas con las que verdaderamente mantenemos una relación estrecha y tampoco mejoran, de manera esencial, nuestra relación con nuestros grupos centrales.

Estas redes sociales, sin embargo, sí que ofrecen nuevas oportunidades. Un grupo de amigos de Facebook es muy distinto de un grupo de habitantes de una aldea paleolítica, sobe todo en lo que se considera a interacción social normal y coherente.

Los portales de redes sociales pueden extender y redefinir lo que constituye el significado del término «amigo» y, al mismo tiempo, facilitar el mantenimiento de vínculos entre este grupo más amplio. Los portales de redes sociales basados en la tecnología de internet se utilizan para seguir los pasos de amigos y parientes reales:

La mayoría de la gente mantiene conexiones virtuales con personas de las que no tiene el número de teléfono o a quienes serían incapaces de reconocer en la calle y con las que no podrían sentirse cómodamente charlando en un café.

Pasar nuestro tiempo en el mundo virtual

Los amigos que tenemos en nuestras redes sociales basadas en la tecnología de internet se distinguen de los amigos reales en otros aspectos: estas amistades tienden a ser acumulativas.

En el mundo virtual, la gente tiende a añadir conexiones y no a cortarlas. La naturaleza de la interacción se ve fuertemente influenciada por el medio.

De repente, tenemos mucha más información sobre la vida cotidiana de personas que habríamos olvidado o con las que habríamos perdido el contacto en nuestras redes sociales humanas.

El acceso a la mayoría de las páginas web es gratuito. El servicio que ofrecen no se paga con dinero, pero muchas de las compañías que las desarrollan obtienen algo muy valioso para posibles intereses comerciales: desde nuestros datos personales hasta nuestros gustos, pensamientos y deseos. Pero hay algo que deberías tener también en cuenta: el precio puede ser tu tiempo.

https://www.youtube.com/watch?v=yzMfKll0BZc

 The Virtual Revolution es una serie de televisión británica, producida por la BBC y la Universidad Abierta del Reino Unido y presentada por la doctora en psicología social Aleks Krotoski, que analiza los profundos cambios producidos en la sociedad durante las dos décadas que han transcurrido desde la aparición de la World Wide Web.

«Usted no está solo siendo observado,
usted está siendo vendido».

Trabajo conectado

Dentro de este contexto, hoy en día se habla del trabajo 3.0 (en inglés: work 3.0; en francés: travail 3.0), la modalidad de trabajo desarrollada exclusivamente online y basada en las plataformas de gestión de trabajo y negocios ofrecidas por las tecnologías de la información y la comunicación, herramientas colaborativas que permiten la gestión del trabajo a distancia.

Indudablemente, el trabajo 3.0 implica cambios en el mercado laboral tradicional: particulares y empresas pueden contratar trabajadores en cualquier lugar del mundo y el trabajador no necesita acudir a una oficina, sino que puede hacer su trabajo desde cualquier ordenador o dispositivo móvil que posea conexión a internet. Por supuesto, también necesitará el software adecuado para desarrollar su trabajo.

Surge la interrogante: ¿y qué diferencias hay entre el teletrabajo y el trabajo 3.0? La respuesta es sencilla: el teletrabajador y el trabajador 3.0 realizan su trabajo en forma remota utilizando las nuevas tecnologías de la información, pero la diferencia radica en que el trabajador 3.0 es además su propio jefe, y decide dónde, cómo y cuándo trabajar. Puede establecerse un paralelismo entre el trabajador 3.0 y el trabajador freelance online.

La modalidad de trabajo 3.0 viene dada por la implementación de herramientas tales como:

1. Herramientas de almacenaje online: permiten el acceso a la información almacenada desde cualquier lugar con acceso a internet.

2. Herramientas de comunicación: múltiples plataformas que permiten chats y videollamadas gratuitas, por ejemplo Skype o HangOut.

3. Herramientas de gestión del tiempo: permiten gestionar los tiempos de trabajo y acceder a anotaciones a través de la nube.

4. Herramientas para el pago y cobro en garantía: estos sistemas, también conocidos como Escrow, permiten realizar pagos y cobros desde y hacia cualquier lugar del mundo.

5. Plataformas de trabajo 3.0: puntos de encuentro entre empresas y profesionales que deciden trabajar con esta modalidad, facilitando pagos y con un sistema de reputación online.

Internet ha facilitado nuevas formas sociales que, a modo de resumen, introducen cuatro modificaciones radicales en los tipos de redes de interacción existentes hasta ahora:

1. Enormidad: la enorme magnitud de nuestras redes y del número de personas a las que se puede llegar.

2. Comunidad: una ampliación de la escala en la que podemos compartir información y contribuir a esfuerzos colectivos.

3. Especificidad: un impresionante incremento en la particularidad de los vínculos que podemos formar.

4. Virtualidad: la capacidad de asumir identidades virtuales.

Las redes sociales basadas en internet no parecen aumentar el número de personas con las que verdaderamente mantenemos una relación estrecha y tampoco mejoran, de manera esencial, nuestra relación con nuestros grupos centrales.

Estas redes sociales, sin embargo, sí que ofrecen nuevas oportunidades. Un grupo de amigos de Facebook es muy distinto de un grupo de habitantes de una aldea paleolítica, sobe todo en lo que se considera a interacción social normal y coherente.

Los portales de redes sociales pueden extender y redefinir lo que constituye el significado del término «amigo» y, al mismo tiempo, facilitar el mantenimiento de vínculos entre este grupo más amplio. Los portales de redes sociales basados en la tecnología de internet se utilizan para seguir los pasos de amigos y parientes reales:

La mayoría de la gente mantiene conexiones virtuales con personas de las que no tiene el número de teléfono o a quienes serían incapaces de reconocer en la calle y con las que no podrían sentirse cómodamente charlando en un café.

Pasar nuestro tiempo en el mundo virtual

Los amigos que tenemos en nuestras redes sociales basadas en la tecnología de internet se distinguen de los amigos reales en otros aspectos: estas amistades tienden a ser acumulativas.

En el mundo virtual, la gente tiende a añadir conexiones y no a cortarlas. La naturaleza de la interacción se ve fuertemente influenciada por el medio.

De repente, tenemos mucha más información sobre la vida cotidiana de personas que habríamos olvidado o con las que habríamos perdido el contacto en nuestras redes sociales humanas.

El acceso a la mayoría de las páginas web es gratuito. El servicio que ofrecen no se paga con dinero, pero muchas de las compañías que las desarrollan obtienen algo muy valioso para posibles intereses comerciales: desde nuestros datos personales hasta nuestros gustos, pensamientos y deseos. Pero hay algo que deberías tener también en cuenta: el precio puede ser tu tiempo.

https://www.youtube.com/watch?v=yzMfKll0BZc

 The Virtual Revolution es una serie de televisión británica, producida por la BBC y la Universidad Abierta del Reino Unido y presentada por la doctora en psicología social Aleks Krotoski, que analiza los profundos cambios producidos en la sociedad durante las dos décadas que han transcurrido desde la aparición de la World Wide Web.

«Usted no está solo siendo observado,
usted está siendo vendido».

Trabajo conectado

Dentro de este contexto, hoy en día se habla del trabajo 3.0 (en inglés: work 3.0; en francés: travail 3.0), la modalidad de trabajo desarrollada exclusivamente online y basada en las plataformas de gestión de trabajo y negocios ofrecidas por las tecnologías de la información y la comunicación, herramientas colaborativas que permiten la gestión del trabajo a distancia.

Indudablemente, el trabajo 3.0 implica cambios en el mercado laboral tradicional: particulares y empresas pueden contratar trabajadores en cualquier lugar del mundo y el trabajador no necesita acudir a una oficina, sino que puede hacer su trabajo desde cualquier ordenador o dispositivo móvil que posea conexión a internet. Por supuesto, también necesitará el software adecuado para desarrollar su trabajo.

Surge la interrogante: ¿y qué diferencias hay entre el teletrabajo y el trabajo 3.0? La respuesta es sencilla: el teletrabajador y el trabajador 3.0 realizan su trabajo en forma remota utilizando las nuevas tecnologías de la información, pero la diferencia radica en que el trabajador 3.0 es además su propio jefe, y decide dónde, cómo y cuándo trabajar. Puede establecerse un paralelismo entre el trabajador 3.0 y el trabajador freelance online.

La modalidad de trabajo 3.0 viene dada por la implementación de herramientas tales como:

1. Herramientas de almacenaje online: permiten el acceso a la información almacenada desde cualquier lugar con acceso a internet.

2. Herramientas de comunicación: múltiples plataformas que permiten chats y videollamadas gratuitas, por ejemplo Skype o HangOut.

3. Herramientas de gestión del tiempo: permiten gestionar los tiempos de trabajo y acceder a anotaciones a través de la nube.

4. Herramientas para el pago y cobro en garantía: estos sistemas, también conocidos como Escrow, permiten realizar pagos y cobros desde y hacia cualquier lugar del mundo.

5. Plataformas de trabajo 3.0: puntos de encuentro entre empresas y profesionales que deciden trabajar con esta modalidad, facilitando pagos y con un sistema de reputación online.

9.5 Infoxicación

Ya en 1550, un escritor italiano se quejaba de que había «tantos libros que ni siquiera tenemos tiempo de leer los títulos». Uno de los grandes problemas con los que te encontrarás si trabajas con gran cantidad de información diariamente es que puede llegar un momento en que te sientas infoxicado (intoxicado de información). Por eso es crucial que sepas cómo gestionar toda esa información y conseguir que no te sature ni te desborde.

Infoxicación es el término que Alfonso Cornella acuñó para explicar esa situación en la que te sientes abrumado por una inmensa cantidad de información, de forma que ya no sabes por dónde empezar y hasta dónde tienes que leer o si ya no vale la pena porque has perdido el puntero. Esa situación de update continuo acaba mentalmente con el más pintado y con cierta disonancia cognitiva al decidir con la información —que creemos limitada— en cada momento.

Estarás de acuerdo con la importancia que tiene el cuidado físico, para lo que es imprescindible una adecuada gestión de la alimentación mediante una dieta sana. Sin embargo, no es tan común pensar en términos de gestión de la mente, y mucho menos en dieta de información.

Cuando no tienes un plan bien definido sobre cómo quieres gestionar la información que te llega, puedes encontrarte fácilmente con varios de estos problemas, todos ellos muy relacionados unos con otros.

Vivimos inmersos en una revolución digital que, silenciosamente, ha modificado nuestros patrones sociales y afecta directamente a nuestra forma de entender la vida. La inmediatez ha desatado la cultura del click y, con ella, la imperiosa necesidad de estar sobre-informados e hiperconectados permanentemente. Siempre queremos más, aunque no podamos digerirlo. Sin buscar el drama o similitudes como las de la polémica serie Black Mirror, es hora de llamar a las cosas por su nombre: estamos infoxicados.

Hoy en día las posibilidades informativas son infinitas y no todos estamos preparados para afrontarlas. Todo este fenómeno de multiplicación de la cantidad de información que existe en el mundo se ha venido a llamar la «explosión de la información», aunque más bien debería llamarse la «explosión de la desinformación», indigerible y confundidora.

Contenido infinito elaborado por cientos de millones de personas y procesados en segundos por cerebros tecnológicos para ponerlos a disposición de la sociedad para su consumo. Eso es, ni más ni menos. ¡Menudo empacho, menuda infoxicación! Y, pese a ello, consumimos, creamos y difundimos cantidades ingentes de contenidos día tras día. Pero, ¿son los que queremos o desearíamos consumir?, ¿nos ayudan en gran medida a la consecución de nuestros objetivos y metas o simplemente ocupan parte de nuestro tiempo sin un resultado cuanto menos memorable?

La evolución de la red ha protagonizado importantes desarrollos en las últimas décadas como canal de difusión y almacenamiento de datos, aunque no fue hasta su transformación en entorno social y la creación de nuevos contextos comunicativos cuando se produjo la verdadera revolución.

El poder de la información y los contenidos es indudable, pero en contextos como el actual de infoxicación, o exceso de información, cobra si cabe un mayor protagonismo llevar a cabo esfuerzos que incidan en la economía del valor y de la atención. Economía del valor porque, como es comprensible, ni todo lo que reluce es oro ni todo contenido es necesariamente pertinente. Y economía de la atención porque, cuando entra en juego la mezcla de lo social con la consecución de objetivos marcados, es muy fácil caer y dejarse seducir por la procrastinación (aplazar cosas importantes por otras más superfluas).

En definitiva, nuestra capacidad para asimilar información está muy por debajo del ritmo con el que esta crece y esto no sería un problema de no ser porque existe un proceso, de suma importancia en las organizaciones, que necesita nutrirse de información de valor para desarrollarse adecuadamente: el proceso de toma de decisiones.

Cuando debemos tomar decisiones en nuestra organización, necesitamos adoptar una posición respecto a algo basándonos en información. Una información que debe cumplir como mínimo 3 condicionantes:

1. Debe ser de valor.
2. Debe ser interpretable.
3. Debe ser finita.

Y así es… no buscamos cualquier tipo de información, nos esforzamos por separar el grano de la paja para quedarnos con aquella que verdaderamente nos resulta de valor, es decir, que contribuye a mejorar la comprensión de la situación y, con ello, a permitirme adquirir el conocimiento apropiado con el que iniciar la acción. Debe ser interpretable por mí, es decir, debo tener la capacidad de asimilar esta información a partir de mi stock previo de conocimiento ya que de lo contrario las conclusiones a las que podría llegar estarán muy alejadas de la «verdad».

Es cierto que en muchas ocasiones la interpretación de la información puede ser relativa. Dos personas distintas pueden adoptar diferentes posiciones analizando e interpretando la misma información. Sin embargo, no estamos negando este hecho, sino afirmando que, pese a ello, lo verdaderamente importante es que estas dos personas hayan sido capaces de asimilar y comprender la información al máximo nivel con independencia de si sus decisiones son diferentes (esto vendrá determinado por otros factores).

Sobre todo, la información debe ser finita. En el ambiente organizacional donde los tiempos son a menudo muy limitados, esta característica es especialmente importante. Los cambios en el entorno competitivo normalmente necesitan respuestas muy ágiles, y estas a su vez devienen en decisiones que han debido adoptarse en un breve espacio de tiempo.

Herramientas que pueden ayudarte

Consejos al buscar y recibir información

Identifica la información crítica. Apunta cuáles son las cosas de las que no puedes no estar informado. Enfócate en esto y evita distracciones.

Conoce tus fuentes. ¿Qué son los blogs? ¿Qué diferencia hay entre Encarta y Wikipedia? ¿Qué valor tiene consultar en el Instituto Nacional de Estadística? Pregúntate a quién preguntar y qué valor tiene cada fuente. Así sabrás qué preguntar y dónde hacerlo más rápidamente.

Prima las búsquedas activas. No solo esperes a que te llegue la información. Piensa qué necesitas saber y lánzate a ello. Compréndelo en profundidad.

Usa una herramienta para gestionar tus suscripciones. Usa un lector de RSS para recibir las últimas novedades a las que te suscribes. Esta aplicación te evita tiempo de navegación desperdiciado ya que solo muestra aquello que aún no has leído.

Piensa en palabras clave. Al utilizar el buscador o el lector de RSS, apunta palabras clave relacionadas con lo que necesitas y reduce así tu búsqueda.

Clasifica bien los mensajes. Tanto si te llegan por correo electrónico como a tus suscripciones, es bueno que dediques un tiempo a preparar una forma de clasificar lo que recibes. Debe ser rápida y sostenible, que te ayude en el trabajo.

Limpieza habitual. A menudo nos suscribimos a mensajes que luego descubrimos que no nos interesan. En cuanto los identifiques, gestiona la baja lo antes posible. Propónte una limpieza de suscripciones habitual en una fecha concreta.

Varía tus fuentes. La limpieza no es la única solución. De vez en cuando plantéate un cambio de fuentes, incluso partiendo de cero.

Selecciona. Elige muy bien a qué te suscribes, intenta contener la emoción del primer momento y pregúntate si en una semana seguirás sintiendo interés y si tendrás tiempo para recibir esa información.

Bloqueadores de elementos emergentes. Son herramientas que eliminan las típicas ventanas pop-up, que suelen contener mensajes molestos y publicidad. Instala un bloqueador en tu navegador.

Normas de correo. Establece filtros para que se clasifiquen automáticamente los mensajes. Por remitente, palabra clave u otras condiciones, puedes decidir que ciertos mensajes vayan directamente a una carpeta, evitando así tiempo de organización.

Plugins contra publicidad. Hay aplicaciones que, al instalarlas en el navegador, eliminan cierta cantidad de publicidad.

Debemos aprender a filtrar todo ese exceso de información a través de aplicaciones para llegar a ser más productivos.

10.1 Modelo Natural de Gestión del Tiempo

«Cuando quieres algo, todo el universo conspira para que realices tu deseo». —Paulo Coelho

Como ya vimos, la primera acción de cualquier proyecto formal es planificar el proyecto. Ahora bien, existen 2 formas de realizar esta tarea: de la manera en que generalmente lo hacemos —bastante antinatural—, o de la manera en que nuestro cerebro analiza y gestiona inconscientemente cualquier actividad —de forma natural—.

Parece ilógico, pero la manera normal en que solemos planificar generalmente es la más antinatural. Tarde o temprano la situación empieza a complicarse. Se nos olvidan elementos importantes, no podemos cumplir los plazos, estamos fuera de presupuesto… hasta que sobreviene la crisis. Curiosamente, al final, después de un montón de estrés, terminamos llegando al modelo de planificación natural, pero por el camino equivocado. ¿Por qué no aplicarlo desde el principio?

A veces nos enfrentamos a proyectos de cierta complejidad, en los que es necesario cierto rigor para mantenerlos bajo control, encontrar una solución o determinar correctamente los pasos a seguir para finalizarlos con éxito. Este modelo se basa en la manera que tiene el cerebro de preparar naturalmente cualquier plan. Proporciona un control vertical, es decir, la forma más efectiva de pensar en un proyecto o situación específico.

Una vez has identificado todos tus proyectos, es posible que debas prestarles atención separadamente en uno o varios de estos niveles para poder sentirte cómodo con su estado actual.

Lo natural siempre es mejor

El Modelo de Planificación Natural es una forma productiva de pensar en proyectos, porque permite obtener el máximo valor con el mínimo esfuerzo. Se trata de un enfoque de carácter informal, que no requiere un gran trabajo. Debes hacer estas cinco cosas para finalizar cualquier tarea, por sencilla que sea:

Define tu motivación y tu principios

Primero te preguntas por qué vas a hacer hacer eso. Definir un propósito claro y específico es de sentido común y tiene importantes beneficios. Permite definir cuál es el éxito del proyecto, crear un marco para tomar decisiones, pensar en los recursos necesarios, aclarar el enfoque y despertar tu creatividad.

Una meta puede considerarse también un sueño con fecha límite. Las metas más interesantes son aquellas en las que coinciden nuestros deseos y nuestras capacidades. Hemos de tratar de centrarnos en aquello que nos apasiona y en lo que somos buenos, dejando a un lado cualquier posible obstáculo de tiempo, dinero u obligaciones. Un deseo no escrito seguirá siendo un sueño. Hay que escribirlo para convertirlo en un objetivo.

Define metas que supongan un reto, que te obliguen a salir de tu zona de confort. Los objetivos difíciles, al contrario de lo que pueda parecer, generan más concentración y tienen más posibilidades de lograrse. Eso sí, deben ser realistas y estar al alcance de tus capacidades. Deben ser posibles.

Define metas muy concretas. Cuanto más específicas sean, más fácil será para tu cerebro desarrollar una estrategia para alcanzarlas. Deben tener una fecha límite y se deben poder medir de alguna manera. ¿Cómo sabrás que lo has conseguido?

Comparte tus metas con otras personas. Es difícil conseguir algo uno solo. Establece (si no las tienes ya) relaciones con personas que puedan apoyarte y ayudarte. A veces aparecen oportunidades simplemente por el hecho de decir lo que quieres.

Rara vez piensas conscientemente en tus principios, pero están ahí y cobran especial importancia cuando intervienen más personas. No quieres llegar al resultado a costa de lo que sea. Si se violan tus valores personales, considerarás el proyecto como un fracaso. Y, por último, no te rindas. Transformar un sueño en realidad requiere determinación, mucho trabajo y disciplina.

Visualiza el resultado

Este es el qué. Te haces una imagen mental de cuál debería ser el resultado final en la realidad. Esta imagen debe ser la mejor posible, con el proyecto finalizado con un éxito rotundo. Así activas todos tus recursos disponibles —ideas, pensamientos, patrones—, conscientes e inconscientes.

Empezar con el final en la mente es uno de Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas que define el famoso bestseller de Stephen Covey. En su forma más básica, significa tener siempre la imagen del final de tu vida como marco de referencia para evaluar todo lo demás. Tiene que ver con empezar las cosas teniendo una idea clara de cuál es el destino, de modo que los pasos que demos vayan siempre en la dirección correcta. Si hemos de estar ocupados, que sea haciendo aquello que es importante para nosotros.

Está basado en el principio de que las cosas siempre se crean dos veces, la primera vez en la mente y la segunda en la realidad física. Estudios realizados sobre nuestro sistema de activación reticular sugieren que visualizando nuestro objetivo y siendo plenamente conscientes activamos toda nuestra energía y las facultades personales que permiten conseguirlo.

https://www.youtube.com/watch?v=hOW0kjrPfMU

Actualmente, este poderoso concepto se aplica en multitud de contextos y áreas de nuestra vida: liderazgo, creación de empresas, gestión de proyectos, competición deportiva, productividad personal… Los entrenadores enseñan a los atletas de élite a imaginar el éxito final de una prueba antes de empezar. Teniendo claro cómo debe finalizar un proyecto, seremos capaces de planificarlo de forma eficiente, de comunicar mejor su propósito a las personas involucradas, de medir correctamente su éxito una vez finalizado y, sobre todo, tendremos la motivación adecuada para afrontarlo.

Genera ideas

Ahora viene el cómo. Las ideas empiezan a brotar de tu cabeza de una forma un tanto aleatoria. Normalmente se trata de un proceso interno, pero si el proyecto es complejo, debes plasmar esas ideas mediante un mapa mental o cualquier tipo de diagrama. Así evitas que se te olviden y ayudas a que se generen nuevas ideas a partir de las originales.

¿Qué podemos hacer para conseguir el resultado que deseamos? Según decía Linus Pauling, la mejor manera de tener una idea es tener muchas ideas. Para generar la lluvia de ideas se usará el método conocido como brainstorming. La tormenta de ideas se realizará con los siguientes criterio: no se juzgarán, evaluarán ni criticarán las ideas surgidas; primará siempre la cantidad antes que la calidad; no se analizarán ni se organizarán; deberemos emplear una buena herramienta; y, por último, se aprovechará la cognición distribuida mediante la cual cada idea nos llevará a otras relacionadas.

Organiza todo

Se trata de saber qué vamos a hacer para conseguir el resultado. En esta fase se identificarán los componentes, subproyectos, prioridades, secuencias, etc. Es aquí donde vamos a definir el plan, con qué nos quedamos y con qué no, cuáles son los pasos clave, aclararemos y eliminaremos ruido. Se trata de usar un poco el pensamiento creativo que nos proporciona el hemisferio cerebral izquierdo.

Una vez sabes el por qué, el qué y el cómo, eres capaz de identificar los diferentes componentes del proyecto y de definir la secuencia de actividades a realizar y sus prioridades.

Identifica las próximas acciones

¿Cómo vamos a hacerlo? Se trata de decidir cuál es el siguiente paso físico que tenemos que dar en relación con el proyecto para que comience a rodar. Estas acciones pasarán directamente a la lista de «acciones siguientes». El resto de la planificación pasará a considerarse material de apoyo del proyecto.

Al final, activas los recursos necesarios para poner el proyecto en marcha. Se trata de decidir cuáles son las próximas acciones para cada una de las partes del proyecto que pueden estar en movimiento.

10.2 Procesar y organizar información

Las estrategias de optimización de la información van directamente dirigidas a la codificación, comprensión, retención y reproducción. La utilización de estas estrategias reside en la calidad del aprendizaje, ya que una de sus funciones es favorecer el aprendizaje significativo para un uso eficaz en nuestra vida. En este proceso influye la organización de la información (prelectura, lectura comprensiva, anotaciones marginales, subrayado, resumen, esquemas, mapas conceptuales, diagramas, toma de notas y apuntes) y el almacenamiento y recuperación (memorización y recursos mnemotécnicos).

Las estrategias de codificación son las que permiten transferir la información de la memoria de corto plazo (MCP) adecuadamente a la memoria de largo plazo (MLP). Es decir, la información que se tiene almacenada es permanente, pero su evocación se puede dificultar debido a la interferencia.

En lo que respecta a las estrategias de elaboración de la información, se puede decir que son las que buscan integrar y relacionar el nuevo conocimiento que ha de aprenderse con los conocimientos previos pertinentes. Pueden ser, básicamente, de dos tipos: simple y compleja. La distinción entre ambas radica en el nivel de profundidad con que se establezca la integración. También puede distinguirse entre elaboración visual (imágenes visuales simples y complejas) y verbal-semántica (estrategia de parafraseo, elaboración inferencial o temática, entre otras).

En este sentido, elaborar significa llevar a cabo actividades que te permitan  realizar alguna construcción simbólica sobre la información que estás tratando de aprender con el propósito de hacerla significativa.

Estas construcciones se pueden lograr mediante dos tipos de elaboraciones: imaginarias y verbales. Para poder crear elaboraciones efectivas, es necesario involucrarse activamente en el procesamiento de la información que se desea aprender. Por lo tanto, implican hacer conexiones entre lo nuevo y lo familiar.

Por ejemplo:

– Parafrasear
– Resumir
– Crear analogías
– Tomar notas no literales
– Responder preguntas (las incluidas en el texto o las que pueda formularse el estudiante)
– Describir cómo se relaciona la información nueva con el conocimiento existente

Innovación en la gestión de información

Entre el tiempo que pasamos en el trabajo, el tiempo de transporte, las horas de dormir, la preparación de la comida, las tareas del hogar, el cuidado de los hijos, etc., no nos queda mucho tiempo para dedicar a aprender otras cosas. A pesar de todo, seguro que te has planteado aprender nuevas cosas, aunque no hayas abordado el cometido aún por falta de tiempo. Hoy te presentamos un revolucionario método para que aprendas cualquier cosa en tan solo… ¡20 horas!

Enseñar a la gente a ir paso a paso como medio necesario para que vacíen sus recipientes de recopilación es quizá mi mayor contribución a la mejora de la situación de prácticamente todas las personas con las que he trabajado. Cuando la directora de un importante departamento de una multinacional terminó de procesar conmigo todos sus asuntos pendientes, se inclinó asombrada en su silla y me confesó que jamás se había sentido tan aliviada. Las acciones e información que necesitaba que se le recordaran estaban ahora identificadas y confiadas a un sistema concreto.

¿Qué es lo que necesitas preguntarte (y contestarte) en relación con cada correo electrónico, mensaje de texto, correo de voz, informe, página de notas de reuniones o ideas propias que se cruza en tu camino? En la fase de clarificar son tres las preguntas que tienes que hacerte:

• ¿Qué es este asunto que tengo en mi bandeja de entrada?
• ¿Requiere alguna acción concreta?
• ¿Cuál es la siguiente acción?

Si contestas de forma adecuada a estas preguntas habrás iniciado con éxito tu sistema de organización personal, ya que habrás capturado y procesado TODOS tus asuntos y proyectos. Existe una gran diferencia entre clarificar las cosas en el momento en que aparecen o hacerlo cuando los asuntos nos explotan en las manos y derivan en una crisis.

Estas tres preguntas las puedes ver reflejadas en el «tronco» del diagrama de árbol de decisiones que se muestra a continuación

¿Qué es esto? No es una pregunta tonta. He tenido la oportunidad de desenterrar pilas de papeles colocados en estanterías y cajones que habían sido arrojados allí porque el cliente no había dedicado unos segundos para decidir sobre qué versaba realmente ese o aquel documento o mensaje. Y esta es la razón de que la siguiente pregunta sea fundamental:

¿Es accionable (requiere acción)?

Para esto hay dos respuestas posibles: sí y no.

– No requiere acción. Si la respuesta es no, se abren tres posibilidades:

• Es basura y ya no es necesario.
• No requiere acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo después (incubar).
• Es información que puede ser útil para algo más adelante (referencia).

Estas tres categorías pueden gestionarse por sí mismas —trataremos este tema en la fase de organizar—. Por el momento, basta decir que necesitas una papelera y una tecla de «suprimir» para la basura, un calendario o archivo de seguimiento para el material que se esté incubando y un buen sistema de archivo para guardar la información de referencia.

– Sí requiere acción. Si a la pregunta «¿es accionable (requiere acción)?» has contestado que sí, estás en disposición de plantearte la tercera cuestión de la fase de clarificar: ¿cuál es la siguiente acción?

¿Es un proyecto o un resultado al que te has comprometido?

La siguiente acción que implica un asunto concreto, ¿te llevará realizarla más o menos de dos minutos? Si se trata de un proyecto tienes que capturar ese resultado en una lista denominada «proyectos». Ese será el primer gran paso que te recordará que tienes un ciclo abierto hasta que esté terminado. Si no se trata de un proyecto hay tres posibilidades:

• Hacerla. Si realizar una acción supone menos de dos minutos, debería hacerse en cuanto se defina.
• Delegarla. Si la acción dura más de dos minutos, pregúntate: «¿Soy la persona adecuada para hacer esto?». Si la respuesta es no, delégala a la instancia correcta.
• Diferirla. Si la acción se prolonga más de dos minutos y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que diferir su ejecución y seguirle la pista en una o más listas de «acciones siguientes».

¿Sencillo, no?

10.3 Fases de control de tu programación

«Pensar es la esencia del trabajo y de la vida, y también una de las cosas más difíciles de hacer». —David Kekich

Un concepto fundamental es que el control de nuestra actividad diaria (gestión de tareas y proyectos), para que tenga sentido y se haga de forma eficiente, debe estar gobernado por una perspectiva más amplia (responsabilidades, objetivos, visión y propósito de vida). En algún momento debes aclarar qué buscas, cuáles son tus principios y qué objetivos a largo plazo son los que deben condicionar tus decisiones.

Es un error muy grave no hacer este ejercicio de pensamiento. Y también es un error hacerlo una única vez y creer que las cosas no cambiarán nunca. Establece una frecuencia para hacer revisiones de largo alcance, y no las evites. Incluye en estas revisiones preguntas del tipo:

• ¿Qué quiero conseguir en mi trabajo?
• ¿En qué situación me gustaría estar dentro de dos o tres años?
• ¿Cuál es el estilo de vida que desearía llevar?
• ¿Estoy haciendo lo que realmente quiero o tengo que hacer?

El objetivo no es simplemente hacer las cosas; se trata de desarrollar una forma de vida más satisfactoria, en sintonía con tus desafíos personales.

Para enfrentarnos a cualquier trabajo, normalmente atravesamos un flujo de trabajo de cinco etapas: recopilamos cosas que nos llaman la atención, procesamos qué significan y organizamos los resultados que revisamos frecuentemente para elegir qué vamos a hacer a continuación.

Aunque se trata de un método sencillo y natural, para que funcione correctamente hay que tener en cuenta un par de cosas:

• La cadena es tan fuerte como el más débil de los eslabones. Hay que llevar a cabo correctamente todas y cada una de las etapas, sino tu organización y productividad se resentirán, con lo que tu confianza en el sistema disminuirá. Para poder hacer en cada momento lo correcto, tienes que recopilarlo todo, decidir qué es cada cosa, organizarlas de forma eficiente y revisarlas con la frecuencia adecuada.
• Debes realizar cada etapa en diferentes momentos del día. La dinámica por la que se rige cada etapa es completamente diferente. Tratar de llevar a cabo varias (o todas) las etapas de una vez es un error común que genera estrés e impide que te concentres en lo importante.

Listas de control

Las listas de control son elementos organizativos con infinitas posibilidades. Te permiten especificar de manera detallada trabajos repetitivos para que no se te olvide nada. Además, documentan tareas que luego podrás delegar o automatizar y te ayudan revisar de manera sencilla proyectos y objetivos. También se pueden utilizar como recordatorios para reflexionar de vez en cuando sobre las cosas que te importan, normalmente relacionadas con tus áreas de responsabilidad:

• ¿Estoy haciendo suficiente ejercicio?
• ¿Estoy comiendo de una manera más saludable?
• ¿Paso el tiempo suficiente con mi familia?

Probablemente, cada vez que revises una de estas listas de control debas crear nuevos proyectos y acciones para enderezar el rumbo en algún apartado. Cuanto menos familiarizado estés con un determinado tipo de trabajo, más importante es que mantengas una lista de control que te sirva de guía.

Algunas listas, como la del ejemplo anterior, serán permanentes y otras serán temporales y podrás deshacerte de ellas una vez hayas interiorizado el trabajo.

Las listas de control son una excelente herramienta de productividad así que, cuando te encuentres en una situación complicada, echa mano de ellas y crea todas las que consideres necesarias, a todos los niveles.

Si todavía no la has hecho, mi consejo es que elabores una lista «Algún día/Tal vez» en tu sistema de organización. Luego siéntete libre para llenar esta lista con todas las cosas con las que no quieres comprometerte en este momento o durante los próximos meses.

Ejemplos:

• Cosas que comprar o construir para tu hogar.
• Aficiones que emprender.
• Talentos que adquirir.
• Viajes que hacer.
• Organizaciones con las que contribuir.

Es muy probable que descubras que, simplemente, tener la lista y empezar a llenarla provoque que se te ocurran todo tipo de ideas creativas. Además, puede que sientas un interés especial por montones de cosas que podrías hacer, y recopilarlas en esta lista puede ser divertido. Por poner algunos ejemplos:

• Comida: recetas, menús, restaurantes, vinos.
• Hijos: cosas para hacer con ellos.
• Libros que leer.
• Películas que ver.
• Ideas para regalos.
• Sitios en la red que explorar.
• Viajes de fin de semana que hacer.

Sea como fuere, esta es otra gran razón para tener un sistema de organización que haga fácil la captura de cosas que pueden añadir valor, variedad e interés a tu vida, y que lo haga sin obstruir tu mente y espacio de trabajo con asuntos inconclusos y dudosos. Ten en cuenta que el valor de la lista «Algún día/Tal vez» desaparece si no vuelves a poner tu atención en cada elemento con cierta regularidad.

Aparte de las listas, tu calendario puede ser un lugar muy útil para incluir los recordatorios de las cosas que podrías considerar hacer en el futuro. Una de las maneras más creativas de utilizar el calendario es la de introducir lo que quieres eliminar de tu pensamiento y volver a estudiarlo en algún momento posterior. Piensa en el calendario como una red de seguridad en la que puedes confiar para que, en el futuro, le prestes al asunto la atención que se merece.

«Pensar es la esencia del trabajo y de la vida, y también una de las cosas más difíciles de hacer». —David Kekich

Un concepto fundamental es que el control de nuestra actividad diaria (gestión de tareas y proyectos), para que tenga sentido y se haga de forma eficiente, debe estar gobernado por una perspectiva más amplia (responsabilidades, objetivos, visión y propósito de vida). En algún momento debes aclarar qué buscas, cuáles son tus principios y qué objetivos a largo plazo son los que deben condicionar tus decisiones.

Es un error muy grave no hacer este ejercicio de pensamiento. Y también es un error hacerlo una única vez y creer que las cosas no cambiarán nunca. Establece una frecuencia para hacer revisiones de largo alcance, y no las evites. Incluye en estas revisiones preguntas del tipo:

• ¿Qué quiero conseguir en mi trabajo?
• ¿En qué situación me gustaría estar dentro de dos o tres años?
• ¿Cuál es el estilo de vida que desearía llevar?
• ¿Estoy haciendo lo que realmente quiero o tengo que hacer?

El objetivo no es simplemente hacer las cosas; se trata de desarrollar una forma de vida más satisfactoria, en sintonía con tus desafíos personales.

Para enfrentarnos a cualquier trabajo, normalmente atravesamos un flujo de trabajo de cinco etapas: recopilamos cosas que nos llaman la atención, procesamos qué significan y organizamos los resultados que revisamos frecuentemente para elegir qué vamos a hacer a continuación.

Aunque se trata de un método sencillo y natural, para que funcione correctamente hay que tener en cuenta un par de cosas:

• La cadena es tan fuerte como el más débil de los eslabones. Hay que llevar a cabo correctamente todas y cada una de las etapas, sino tu organización y productividad se resentirán, con lo que tu confianza en el sistema disminuirá. Para poder hacer en cada momento lo correcto, tienes que recopilarlo todo, decidir qué es cada cosa, organizarlas de forma eficiente y revisarlas con la frecuencia adecuada.
• Debes realizar cada etapa en diferentes momentos del día. La dinámica por la que se rige cada etapa es completamente diferente. Tratar de llevar a cabo varias (o todas) las etapas de una vez es un error común que genera estrés e impide que te concentres en lo importante.

Listas de control

Las listas de control son elementos organizativos con infinitas posibilidades. Te permiten especificar de manera detallada trabajos repetitivos para que no se te olvide nada. Además, documentan tareas que luego podrás delegar o automatizar y te ayudan revisar de manera sencilla proyectos y objetivos. También se pueden utilizar como recordatorios para reflexionar de vez en cuando sobre las cosas que te importan, normalmente relacionadas con tus áreas de responsabilidad:

• ¿Estoy haciendo suficiente ejercicio?
• ¿Estoy comiendo de una manera más saludable?
• ¿Paso el tiempo suficiente con mi familia?

Probablemente, cada vez que revises una de estas listas de control debas crear nuevos proyectos y acciones para enderezar el rumbo en algún apartado. Cuanto menos familiarizado estés con un determinado tipo de trabajo, más importante es que mantengas una lista de control que te sirva de guía.

Algunas listas, como la del ejemplo anterior, serán permanentes y otras serán temporales y podrás deshacerte de ellas una vez hayas interiorizado el trabajo.

Las listas de control son una excelente herramienta de productividad así que, cuando te encuentres en una situación complicada, echa mano de ellas y crea todas las que consideres necesarias, a todos los niveles.

Si todavía no la has hecho, mi consejo es que elabores una lista «Algún día/Tal vez» en tu sistema de organización. Luego siéntete libre para llenar esta lista con todas las cosas con las que no quieres comprometerte en este momento o durante los próximos meses.

Ejemplos:

• Cosas que comprar o construir para tu hogar.
• Aficiones que emprender.
• Talentos que adquirir.
• Viajes que hacer.
• Organizaciones con las que contribuir.

Es muy probable que descubras que, simplemente, tener la lista y empezar a llenarla provoque que se te ocurran todo tipo de ideas creativas. Además, puede que sientas un interés especial por montones de cosas que podrías hacer, y recopilarlas en esta lista puede ser divertido. Por poner algunos ejemplos:

• Comida: recetas, menús, restaurantes, vinos.
• Hijos: cosas para hacer con ellos.
• Libros que leer.
• Películas que ver.
• Ideas para regalos.
• Sitios en la red que explorar.
• Viajes de fin de semana que hacer.

Sea como fuere, esta es otra gran razón para tener un sistema de organización que haga fácil la captura de cosas que pueden añadir valor, variedad e interés a tu vida, y que lo haga sin obstruir tu mente y espacio de trabajo con asuntos inconclusos y dudosos. Ten en cuenta que el valor de la lista «Algún día/Tal vez» desaparece si no vuelves a poner tu atención en cada elemento con cierta regularidad.

Aparte de las listas, tu calendario puede ser un lugar muy útil para incluir los recordatorios de las cosas que podrías considerar hacer en el futuro. Una de las maneras más creativas de utilizar el calendario es la de introducir lo que quieres eliminar de tu pensamiento y volver a estudiarlo en algún momento posterior. Piensa en el calendario como una red de seguridad en la que puedes confiar para que, en el futuro, le prestes al asunto la atención que se merece.

10.4 Modelo de revisión semanal

Una metodología de organización personal supone productividad sin estrés si haces un buen uso de ella. Para ello, es necesario establecer tres hábitos fundamentales:

1. Recopilar o capturar en tu sistema todo aquello que consideras inacabado o incompleto.
2. Procesar todo lo que vas recopilando, es decir, aclarar qué significa cada cosa.
3. Revisar periódicamente todo tu sistema, para conseguir que esté claro y se corresponda con tu realidad actual. Normalmente se hace una revisión semanal.

Según la experiencia de nuestros expertos, la revisión Semanal es el hábito más difícil de conseguir y la razón principal por la que la gente deja de estar organizada. Si lo piensas un poco, es normal. La revisión semanal tiene todos los ingredientes de las tareas pesadas que más tendemos a procrastinar:

• Requiere mucho tiempo: entre media hora y dos horas, según tu nivel de actividad.
• Es compleja: es una tarea que, a su vez, se desglosa en una buena lista de detalles a revisar y nadie nos obliga a hacerla.

Sin duda, es una actividad clave para que tu organización funcione. Su objetivo es lograr que tu sistema esté completamente actualizado y puedas confiar en él sin reservas. Se trata de que vacíes tu mente de nuevo y te asegures de que todo lo sucedido en la semana anterior está correctamente recopilado, procesado y organizado. Más específicamente, debes hacer lo siguiente:

• Añade a tu bandeja de entrada todos los papeles, notas sueltas, tarjetas, etc. que has ido recogiendo durante la semana y procésalas.
• Revisa tu agenda: comprueba si las tareas realizadas la semana anterior requieren alguna acción adicional y si la tareas planificadas para la próxima semana requieren alguna acción previa.
• Revisa tu lista de proyectos: ¿has completado alguno? ¿Necesitas añadir nuevos proyectos? Comprueba que cada proyecto tiene al menos una acción activada.
• Revisa tus próximas acciones: comprueba que tienen un contexto asignado correctamente. ¿Hay alguna acción que deba pasar a la agenda? Elimina las acciones ya realizadas.
• Haz un breve seguimiento de las acciones delegadas que están en espera en tu lista.
• Revisa tu lista «algún día/tal vez»: activa acciones que hayan cobrado sentido ahora y elimina aquellas que ya no te interesen más.
• Vacía tu mente: asegúrate de que has descargado todo sobre tu sistema.

Para realizar la revisión semanal debes reservar un tiempo —preferiblemente al final de la semana— en el que sepas que vas a estar fresco y tranquilo al mismo tiempo.

No te la saltes. Conviértela en un hábito. Es muy fácil perder el control de las cosas, especialmente si has tenido unos días intensos.

Y recuerda: la revisión semanal es una parte muy importante. Hacer una por semana sin excepción te ayudará a alejar el estrés de la rutina. Adiós olvidos, temas a medio preparar y cuestiones demoradas por falta de comunicación. Reserva un tiempo sin excusas al final de tu semana laboral y sigue la siguiente lista para recomponer y preparar tu actividad.

10.5 Resumen y objetivos

Final del curso gratuito… y comienzo de una nueva forma de hacer las cosas.

Para ello, recuerda que debes eliminar de tu cabeza todas las preocupaciones acerca de lo que tienes que hacer y pasarlas a un sistema fuera de tu cabeza. Este método se aplica por igual a lo personal y a lo profesional.

La mente piensa en las cosas aunque no pueda hacer nada y acabamos asumiendo más responsabilidades de las que podemos gestionar. Los sistemas antiguos (listas de cosas que hacer o prioridades) no son suficientes para gestionar el creciente número de tareas. Por tanto, debemos intentar acceder cuando lo desees a lo que Bruce Lee llamaba «un estado fluido», un estado de trabajar, de hacer y de ser en que la mente está clara y eres más creativo.

Se reacciona a los problemas en la medida justa, ni demasiado, ni demasiado poco.

Debemos transformar las cosas que nos preocupan en acciones ejecutables, es decir, transformar las «preocupaciones» en «ocupaciones» enfocadas a solucionar esa preocupación. Aunque, recuerda, a veces lo que hacemos es transformar una «preocupación» en una «distracción». Puede que a corto plazo parezca una propuesta placentera, pero a medio y largo plazo no resolverá nuestro problema.

Gestionando adecuadamente los muchos compromisos internos que tenemos, disminuirá nuestro estrés. Esos compromisos internos (o «círculos abiertos») son todas aquellas cosas que llaman nuestra atención y que no están dónde y cómo corresponde: desorden, citas pendientes, proyectos inacabados, etc.

La buena noticia es que para gestionar los compromisos internos tan solo es necesario sacarlos de la cabeza y secuenciarlos en tu agenda. No necesitas pensar más de una vez en una cosa, salvo que tú (voluntariamente) quieras. Además, no olvides establecer un sistema de revisiones para comprobar que no ha quedado nada pendiente.

Crea tu propio sistema

Debemos seleccionar lo que entre en nuestro espacio físico o mental, que no está ubicado donde corresponde y para lo que no tenemos determinado un resultado deseado y un próximo paso.

Esta transformación de cosas en acciones ocurre en pasos que hemos desgranado durante estas semanas. Si el proyecto es complejo, la próxima acción será precisamente planificar el proyecto. Para planificar el proyecto recomendamos el sistema natural de planificación explicado en el curso gratuito.

Una vez clara tu meta, solo debes concentrarte en los pasos a dar para alcanzarla

Si no sabes cuál es la acción física inmediatamente próxima es que aún tienes que planificar. Recuerda que para poder elegir después la acción que quieres realizar según tus circunstancias conviene que, al recoger las acciones, indiques 4 criterios: contexto, tiempo, energía e importancia.

Lo primero que has de hacer todos los días es mirar el calendario para ver los compromisos ineludibles. Después puedes ir a la lista de acciones correspondiente al contexto («trabajo», «casa», etc.) en el que estés. Eso no significa que vayas a hacer necesariamente algo de esas listas, sino que podrás decidir si le quieres dedicar tiempo a esas acciones o si prefieres dedicárselo a lo que vaya surgiendo.

¿Es mejor comenzar organizando tus valores y principios y luego descendiendo a lo concreto o es mejor ir de abajo hacia arriba? En teoría, sería mejor definir tus objetivos vitales e ir deduciendo lo que tienes que hacer en cada nivel inferior. Al fin y al cabo, cada nivel depende del que tiene encima. Sin embargo, esa aproximación es complicada en la práctica. Si no tienes un poco organizado el día a día, es complicado que tengas la energía para mirar a largo plazo. Por eso es mejor organizar primero la pista de despegue y una vez que hayas crecido en confianza mirar a más largo plazo.

Aunque el principal objetivo del curso gratuito es que mejores tu productividad, al conseguirlo se producen otros beneficios colaterales.

Cuando no sigues un sistema de organización adecuado, rompes los compromisos que has hecho contigo mismo y te sientes mal. Cada cosa pendiente en tu subconsciente es una carga. Para liberarte de ella tienes tres opciones:

– Decidir no hacerla. Aprende a decir NO y asume con claridad lo que tienes que hacer y el coste de adquirir nuevos compromisos.

– Pasarla al futuro. Al conocer todas tus tareas pendientes es más fácil ser consciente de las cosas que no puedes hacer ahora y que tienes que postergar voluntariamente. Si sabes que tienes que ordenar tu salón y lo pasas a quizá algún día, es como si hubieras hecho un nuevo acuerdo contigo mismo y no tuvieras que llevar la carga del incumplimiento.

– Hacerla. Al ir realizando tareas sencillas que tenías por ahí pendientes te irás sintiendo cada vez mejor.

¿Preparado para el cambio?

Realiza actividades que inunden tu cerebro de dopamina y serotonina, unas sustancias liberadas por el cerebro que están ligadas de manera muy directa con la motivación, el placer y la cognición. Estar con las personas que amas, realizar tus aficiones, cuidar tu cuerpo, estimular tu mente, alimentarte correctamente o hacer ejercicio son actividades que favorecen la producción natural de estos químicos.

Todo influye en el cambio social y en nuestra felicidad.